Martin Vosecký: Co způsobila smrt sekretářky

Bere 300 tisíc korun měsíčně a na firemním notebooku píše hůř než datel. Hledá písmenka a šeptá si u toho. Působí jako naprostý imbecil, který neumí číst a psát. Ale on není imbecil. Má vysokou školu, mezinárodní renomé, ve svém oboru patří mezi pětici či šestici největších manažerských hvězd na evropském kontinentu. Jen neumí psát "na stroji".

V předemailovém období se zaměstnanci dělili na ty, kteří museli umět psát na stroji a na ty ostatní. Z těch se ještě vydělovali manažeři, kteří měli kvalifikované sekretářky, které uměly psát všema deseti. Jim mohli dávat své "šmíráky" či diktovat svou obchodní korespondenci.

Nástup emailu odsunul sekretářky na vedlejší kolej. Většina šéfů si vyřizuje svou korespondenci sama. Moc jim to nejde. Nestíhají. Ten email je totiž chytil do pasti. Ne tím, že neumí psát, to je až druhotné. Oni totiž psát ani nemají, oni mají totiž řídit.

Firmy se snaží zavádět "netetiketu", která by omezila zbytečné emaily, ale stále jich je strašně moc. Myslím si, že jediná cesta vede přes starý dobrý diktafon. Výzkumy světové jedničky v diktafonech, firmy Philips, ukazují, že mluvení je sedmkrát rychlejší než psaní a dokonce desetkrát rychlejší než vlastnoruční psaní. Prostě dělba práce, tak jak jsme se o tom učili ve škole. Lepší organizace práce totiž umožní uvolnit řídící kapacitu manažerů k tomu, aby měli čas přemýšlet.

Jistý chlapík, který často služebně cestuje po celém světě, popisuje svoji cestu k efektivnímu manažerovi takto: "Dřív jsem přiletěl, dojel do hotelu, poslal si pro večeři, mezitím se mi stáhly maily, snědl jsem pizzu a do jedenácti večer jsem vyřizoval korespondenci. Šel jsem spát, ráno měl jeden meeting za druhým, pak letiště, letadlo, hotel a zase znova, každý den, skoro každý týden. Ještě, že jsem měl sobotu ráno, abych si mohl připravit důležité věci, které se mi přes týden nahromadily. Dneska je to jiné. Přijedu z letiště, dám si sprchu, stáhnu emaily, vezmu z aktovky elektronický diktafon, nadiktuji odpovědi a vzkazy emailem a ty diktáty pošlu sekretářce. Za hodinu jsem hotový a v osm hodin sedím s klientem na dobré večeři. Moje asistentka musí samozřejmě mít přístup k mým emailům a kalendáři s naplánovanými schůzkami. Když jsem v kanceláři, tak to dělám stejně."

Laskavý čtenář teď přirozeně namítá, že to u něj samozřejmě nejde, protože... a teď vychrlí důvody a skončí, že stejně nakonec nemá nikoho, kdo by mu to napsal a že si to stejně rychleji vyřídí sám, třeba i telefonem. A to není pravda. Vždyť to všichni víme. Zavoláme, ten to nebere, pak zavolá zpátky a to zase nemůžeme my a takhle se honíme třeba dva dny.

Podle mého názoru spočívá jádro pudla nejspíš v tom, že po staletí budovaná, fungující, byrokratická struktura přenosu informací a dělby práce se nedokázala přizpůsobit nástupu nových technologií, jejichž tvůrci toho sami o té naolejované mašinérii mnoho nevěděli, protože kolegové ajťáci prostě myslí jinak.

Vraťme tedy těm asistentkám a sekretářkám jejich význam a vraťme se k diktafonu. Nebo naučme své vedoucí pracovníky alespoň "psát na stroji" a když ne, tak alespoň naučme psát všema deseti přijímací techniky v autodílnách, kterým trvá napsat patnáct slov deset minut.

Autor je poradce Catro