Promyšlená e-mailová komunikace ušetří čas i starosti

Komunikace prostřednictvím e-mailů v organizacích často zaujímá pozici nejdůležitější formy dorozumívání. Nemáme na mysli pouze komunikaci směrem ven, ale také uvnitř. Čím více však narůstá objem elektronických zpráv, tím větší chaos a problémy přináší.

Pokud stále tápete v tom, jak má vypadat dobrý e-mail, který jenom nezdržuje »od práce«, budou se vám hodit naše tipy.

NÁSTROJ VNITŘNÍ KOMUNIKACE

Součástí e-mailové komunikace je také integrace e-mailu s kalendářem, evidencí úkolů a adresářem. Celý systém v organizaci slouží k plánování schůzek, přidělování pracovních úkolů či sdílení podkladů pro přípravu k jednání. Oblíbenost samotného e-mailu pramení i z toho, že velmi snadno lze sledovat historii komunikace, archivovat a prohledávat.

PRVNÍ DOJEM

E-maily rozesíláme na všechny strany a domníváme se, že to třeba bude někoho zajímat. Věřte, že nebude. Pokud potenciální příjemce dostává desítky e-mailů denně, každý další ho jen otráví. E-mail, který si nikdo nepřečte, nic nevyřeší. Zprávy tedy posílejte pouze tomu, koho se v organizaci týkají. Písemné informace by měly být podávány bez emocí, vyhněte se všemu, co byste kolegům veřejně neřekli.

Než adresát e-mail otevře, jako první si přečte Předmět zprávy. Zde je doporučení jednoduché - stručně charakterizujte, čeho se e-mail týká. Na druhou stranu to se stručností nepřehánějte. Špatně je například »Žádost« či »Schválení«. Je to příliš obecné. Popis předmětu nepodceňujte. Až se ve schránce e-maily rozmnoží a budete potřebovat najít konkrétní zprávu, oceníte jeho správné označení. O tom, že velkým prohřeškem je vůbec nevyplněný Předmět zprávy, není nutné se rozepisovat.

Samotný e-mail uvádí pozdrav, který vytváří osobní kontakt a ujistí adresáta, že zpráva je opravdu pro něj. Obsah e-mailu má být výstižný a spíše kratší. Příliš se nerozepisujte - sdělení je dobré rozdělit odrážkami do jednotlivých bodů či odstavců. Souvislé texty se špatně čtou, nejsou moc přehledné a mohlo by dojít k opomenutí něčeho podstatného. Tu nejdůležitější informaci pište na závěr a před odesláním vše zkontrolujte.

JEDEN E-MAIL - JEDNA INFORMACE

Držte se zásady jeden e-mail - jedna informace. Důvodem je práce s e-mailem. Pokud by např. e-mail obsahoval několik úkolů s různou časovou platností, celkem logicky se nabízí, že pozdější úkol upadne v zapomnění. Dodržení této zásady znamená ušetření starostí.

Elektronické zprávy je důležité třídit, naučit se s nimi pracovat - například je efektivně předávat dál. Pokud posíláte jednu zprávu více spolupracovníkům, vypíchněte jednotlivým adresátům odstavce, které se jich týkají. Přeposílané zprávy je dobré okomentovat. Úplně nejlepší je přeposílat pouze tu část, která se týká daného kolegy, a zbytek vymazat.

Obsáhlejší informace patří do přílohy. Pokud přílohu posíláte, informujte o tom adresáta v textu e-mailu. V případě velkého objemu dat využijte veřejná úložiště a do zprávy dejte pouze odkaz.

DO TŘÍ DNŮ

Denně se na nás valí spousta informací. Snažte se však odpovídat nejpozději do tří dnů. Pokud budete delší dobu mimo kancelář, využijte automatickou odpověď, v níž uvedete datum vyřešení. Je-li ve zprávě určité datum či termín, poznačte si ho. A naopak, pokud budete posílat informaci o nějakém důležitém termínu vy, nespoléhejte, že si ho ostatní poznačí. Zprávu si nechte potvrdit a raději informaci neposílejte příliš brzo, aby neupadla v zapomnění.

Jestli vám není obsah e-mailu jasný, neotálejte. Pro jistotu zavolejte nebo si danou informaci nechte vysvětlit osobně. Ostatně spoustu e-mailů si lze ušetřit, když co půjde, vyřešíte přes telefon.

Stejně jako klasickou, tak i elektronickou korespondenci je vhodné podepsat. Podpis by měl být kvůli možné výměně názorů oddělen řádkem. Je dobrým pravidlem využívat automatický podpis. Kromě jména, pozice a organizace by měl obsahovat pouze kontaktní údaje, na kterých jste k zastižení. Ostatní informace či logo v grafické podobě jsou zbytečné, navíc ještě pokud jde o komunikaci uvnitř organizace.

Zlatá pravidla e-mailů

1. Jeden e-mail - jedno téma.

2. E-mail k přečtení bez kroucení kolečkem na myši. Stručné a jasné - hned k věci - až nezdravě (to nevadí).

3. Jasně shrňte zprávu v předmětu.

4. Žádost musí být vidět na první pohled.

5. Buďte osobní (a vyhýbejte se výbuchům vzteku).

6. Myslete na čtenářovy priority.

7. Jednotlivým lidem vypíchněte odstavce, které se jich týkají.

8. Číslujte odstavce a dělejte mezi nimi mezery.

9. Vyhýbejte se při psaní všemu, co byste na veřejnosti neřekli.

10. Posílejte z práce jen to, co patří do práce.

11. Nepište velkými písmeny.

12. Před odesláním překontrolujte (pravopis, gramatika a punkce).

13. Používejte signaturu (automatický podpis).

ZDROJ: AUTOŘI