S interní komunikací pomůže dobře provedený newsletter

Interní newsletter (zpravodaj) je jedním z účinných způsobů, jak se přiblížit svým zaměstnancům. Chytře napsaný newsletter pomáhá budovat vztah, dotvářet důvěryhodný obraz a kulturu dané organizace. V neposlední řadě informuje. Nejhorší totiž je, když se zaměstnanec dovídá novinky o dění ve svém úřadu »tichou poštou« nebo dokonce zvenčí. Neprofesionální zpracování naopak zaručí, že se elektronický newsletter ihned ocitne v koši.

JEDEN Z NÁSTROJŮ

Newsletter je jen jedním z nástrojů interní komunikace, které v součinnosti zesílí její efektivitu. Mezi další (digitální) prostředky patří intranet, blogy, sociální sítě. Dobře sestavený newsletter zprostředkuje srozumitelně cíle, strategie ale i neúspěchy, aby se příště neopakovaly.

Vedení může prostřednictvím zpravodaje vysvětlit chystané změny, na což nemusí být během pracovní doby dostatek času a klidu. Vedoucí pracovníci by měli mít na paměti, že dobře informovaný pracovník zná smysl své práce. Interní zpravodaj s užitečnými informacemi jen tak někdo bez přečtení nesmaže.

Správně promyšlená koncepce newsletteru počítá s pravidelností - obvykle týdenní či měsíční. Zvolit můžete elektronickou nebo papírovou podobu. Elektronický newsletter má velkou výhodu v ceně a rychlosti. Papírový se zas víc hodí pro významnější příležitosti v historii firmy či instituce. Rozhodující je však firemní kultura. Některé společnosti prostě digitální newsletter nepřijmou, jinde je zase nemyslitelný jakýkoliv tištěný materiál. Záleží také na velikosti organizace, jiný objem interní komunikace bude při 200 zaměstnancích, jiný při tisícovce.

Pro výhodný a rychlý způsob doručení si nejspíše hodně institucí vybere elektronickou podobu, což má svá specifika. Nedávné studie např. ukázaly, že počet lidí, kteří si otevřou a přečtou e-mail, klesl asi o 20 %. Ukazuje to na jednu věc - k úspěchu již dávno nestačí jednoduchá e-mailová zpráva. Aby se zaměstnanci se zájmem začetli, vše musí být promyšlené (viz rámeček).

DŮLEŽITÁ JE ZPĚTNÁ VAZBA

Kliknutím na tlačítko odeslat práce nekončí. Aby se dostavil kýžený efekt a kolečko práce se uzavřelo, potřebujeme zpětnou vazbu, díky níž vyhodnotíme, zda jsme práci odvedli správně a co je třeba zlepšit. V případě elektronického newsletteru můžeme využít několik ukazatelů, důležité však je údaje správně interpretovat.

Jedním z ukazatelů úspěšnosti je počet otevřených e-mailů. Zjistíme, kolik příjemců si e-mail prokazatelně otevřelo. Od tohoto ukazatele se ještě odlišuje počet přečtení, to zaznamenává i vícenásobné přečtení jedním uživatelem.

V případě přítomnosti aktivních odkazů na www stránky lze měřit i počet kliknutí a z toho odvodit CTR (Click-Through Rate). Tyto výstupy už více napoví o kvalitě zpravodaje. Tím nejdůležitějším je však počet konverzí. Zjistíme, kolik z oslovených příjemců provedlo požadovanou akci, např. se přihlásilo na seminář.

Chytré tipy, jak na newsletter

1. Volba předmětu aneb Na první pohled...

Cílem předmětu je nalákat čtenáře, aby si váš e-mail přečetli. Pokuste se na věc podívat jejich očima a vymyslet předmět tak, aby je navnadil na konkrétní užitečnou informaci. Současně se snažte prozradit co nejméně.

2. Lidé nečtou.

Při psaní samotného textu zpravodaje pamatujte, že lidé čtou málo. Spíše než pročítání celého textu je obvyklé, že text proletíme očima a zjišťujeme, kde se vyskytují zajímavé informace. Je nevhodné psát dlouhý, jednolitý text. Používejte odrážky, seznamy.

3. Nenudit.

Zpravodaj by se mohl u zaměstnanců stát neoblíbeným, vaše sdělení pak zaniknou. Přizpůsobte formu cílové skupině, můžete přidat zábavnější vsuvky jako křížovku či trefný komiks. Zkušenosti také ukazují, že přidat do newsletteru jídelní lístek kantýny zvedne jeho čtenost o desítky procent.

4. Určitě ano, ale pořádně.

Za čas strávený nad zpravodajem by měl čtenář obdržet odpovídající hodnotu. Takže nemlžit, nezakrývat podstatné za košaté fráze.

5. Délka závisí na periodicitě.

Platí jednoduchá úměra - čím častější rozesílání, tím menší obsah.

6. Krátká paměť.

Pokud chcete upozornit na blížící se akci, nenuťte čtenáře, aby si pamatovali, že začíná až příští měsíc.

7. Dodržujte sliby.

Pokud něco slíbíte, splňte to. Například, když je pravidlem měsíční pravidelnost, opravdu tak čiňte. Nedodržení slibů by vedlo ke zhoršení image vedení.

8. Poslední šance, jak zaútočit.

Na konci newsletteru se nabízí vhodný prostor, kde můžete shrnout to nejdůležitější.

Zdroj: autoři