Nebuďte otroky svých e-mailů, komunikujte však správně

Využívání elektronické pošty už dávno není vázáno na stolní či přenosné počítače. Nástup "chytrých" mobilů naše možnosti posunul zase o něco dále. Má to své jasné výhody, ale často nám došlé e-maily přerůstají přes hlavu a užírají spoustu času na jinou, důležitější práci.

Například podnikatel Zene Camusio si na stránkách ezinearticles.com posteskl, že není dávno doba, kdy se e-mailům věnoval i tři hodiny denně. Po zavedení efektivního systému práce s elektronickou poštou stáhl tento čas na třicet minut.

Jak efektivně e-mailovat

Podobných stesků najdete na internetu podstatně více, ale také návody, jak se s touto situací vyrovnat. Zde je několik vybraných postupů, které by se mohli hodit každému odbornému pracovníkovi nebo manažerovi:

Prvním krokem je denně vyprázdnit denně e-mailovou schránku. Nejprve si přečtěte všechny názvy e-mailů a odstraňte nevyžádanou poštu. Přitom odstraňte také e-maily "pro vaši informaci". A uvědomte si, že čím méně e-mailů odešlete, tím méně jich dostanete.

Tímto způsobem se zbavíte asi 50 procent původních e-mailů. Pak se pusťte do e-mailů, jejichž jednotlivé vyřízení bude trvat méně než jednu minutu. Tím se dostanete do situace, že vám zbývá asi 25 procent původních e-mailů. To vše by vám mělo trvat asi 30 minut při rozsahu asi 75 e-mailů během dne. A tím se také vyhnete, že se vám poštovní schránka zahltí.

Každý přečtený e-mail byste však měli okamžitě zpracovat - buď odpovědět, zahodit nebo archivovat pro pozdější odpověď. Řiďte se tím:

1) kdo poštu poslal

2) co je jak důležité

3) jak zapadá informace do kontextu vaší momentální práce

4) jakou další výzvu k akci vás očekávají.

Stanovte si maximální čas, který budete e-mailům věnovat - dejme tomu 45 minut. To vás bude tlačit k tomu, abyste si velmi dobře stanovili priority. Pokud něco není prioritou, můžete to udělat na konci týdne nebo do konce měsíce.

Měli byste si nastavit parametry, kdy budete číst a reagovat pouze na e-maily. Sdělit ho svému nadřízenému, členům týmu, zákazníkům atd. Pokud neodpovíte v této době a oni mají naléhavé problémy, měli by za vámi zajít nebo zatelefonovat.

Důležité je i psaní e-mailů. Věřte, že 95 procent e-mailů můžete napsat ne ve více než dvou větách. Jděte přímo k věci.

Někteří lidé opravdu potřebují kontrolovat své e-maily po celou pracovní dobu a někdy i mimo ni, ale většina z nás ne. Rozptyluje to a odvání člověka od vlastní práce.

Při práci se nenechte rušit zvukovým upozorněním oznamujícím příchozí poštu. Její první selekci můžete přenechat také své asistentce, abyste nezmeškali něco skutečně důležitého.

Když jste zaneprázdněni a klient vás požádá, abyste něco udělali, můžete samozřejmě odpovědět slovy: "Jistě, postaráme se o to" a pak svůj e-mail přeposlat zaměstnanci a požádat ho, aby to udělal. Použijete-li místo toho funkci BCC, mail zašlete zaměstnanci a kopii klientovi, je to efektivnější. Zaměstnanci musí vědět, že když od vás dostanou e-mail, je třeba se o věc postarat a dát vám vědět, až to bude vyřízeno.

E-mail má i svou etiketu

Nepoužívejte e-mail pro citlivá témata. Například v oblasti změny zaměstnání, náboru a podobně.

Nepoužívejte e-mail, pokud máte na věc rozdílný názor s jinou osobou. Naplánujte si schůzku s osobou, nebo zvedněte telefon.

Pokud chcete, aby někdo považoval váš e-mail za naléhavý, označte ho tak.

Dejte si pozor na používání zkratek v textových zprávách s lidmi, kteří by to mohli považovat za neprofesionální, matoucí nebo úsečné.

Dejte si pozor na zbrklé zprávy. To jsou ty, kterých budete s největší pravděpodobností litovat.

Odpusťte si poznámky, které se zdají být nepříjemné nebo mimo náturu adresáta. Všichni máme dny, ve kterých nejsme uvolnění. Pokud to je nutné, nedopusťte, aby jedna poznámka zničila vaše vztahy.