ERP systém je dnes pro větší firmy nezbytný

V naší praxi se setkáváme se dvěma skupinami klientů. Ta první z nich dosud prakticky nevyužívá žádný ucelený informační systém. Při implementaci pracujeme s nesourodými střípky, které dohromady tvoří informační prostředí.

Hlavními benefity implementace systému ERP jsou v těchto případech i zdánlivě samozřejmé věci, tedy sjednocení a vyčištění hlavních číselníků, tzv. master dat, zajištění integrity dat mezi agendami (např. výroba a obchod pracují se stejnými výrobky), zajištění vzájemné informovanosti mezi odděleními nebo zavedení jednoho místa pravdy.

Dalšími přínosy bývá získání kontroly nad chodem společnosti či zamezení nebo spíše podstatné znesnadnění různých nekalých praktik vlastních zaměstnanců.

Pro druhou skupinu klientů, kteří potřebují nahradit dosluhující, ale stále funkční informační systém, je hlavním motivačním prvkem především optimalizace. Pro aktuální podnikové informační systémy je charakteristická snaha zavedené pracovní postupy různými inteligentními nástroji vylepšovat, aby již samotné ERP představovalo konkurenční výhodu.

Obvykle dosahují zlepšení v nákladové stránce, optimalizují objednávání na základě učících se algoritmů, snižují náklady alokované v zásobách, šetří mzdové náklady automatizací zpracování přijatých faktur atd.

Předimplementační fáze, možná rizika

Na počátku projektu je nezbytné si vzájemně ujasnit, jak má systém v cílové podobě pracovat. Tato část projektu probíhá formou diskuse. Klient sice v zásadě určuje, co potřebuje, ovšem kvalitní implementátor je schopen ho svými zkušenostmi posunout, navést na možnosti, které dříve neviděl. Na společných setkáních je dojednáno, jak má systém nakonec pracovat, a na základě toho vzniká předimplementační studie, která se stává pro obě strany závazným dokumentem.

Asi nejčastějším prohřeškem, ovšem bohužel běžně podporovaným dodavateli ERP systémů, je podcenění časové náročnosti projektu. Zákazník má na počátku očekávání, dokdy chce projekt ukončit. To je vedeno nejčastěji faktory nesouvisejícími s IT, jako je třeba potřeba stihnout začátek účetního období, další inventuru, otevření nové dceřiné společnosti a podobně.

Překotná implementace ovšem obvykle vede k rozčarování zadavatele, a proto na ni nemůže korektní dodavatel přistoupit.

Návratnost investic do roka, dvou, nejdéle do čtyř let

Návratnost investice, která je uvažována se zahrnutím variabilních nákladů (údržba, provoz, podpora), se vždy musí vejít do čtyř let, jinak pravděpodobně nemá taková investice pro klienta význam.

Jedná-li se o implementaci nového modulu, který zásadně zlepšuje nějaký klíčový ukazatel, tedy o produkt s vysokou přidanou hodnotou, bývá návratnost jeden až dva roky. Pokud dodavatel poskytuje korektně podporu svého systému, nemělo by nic bránit trvalému užívání systému, byť pochopitelně s pravidelným upgradem.

Na závěr zbývá zmínit konkrétní příklad implementace našeho ERP systému, a to klientovi, který provozuje síť necelé stovky maloobchodních prodejen. Zadáním bylo doplnit centrální systém o modul předpovědí a následné automatické objednávání tak, aby byl proces nákupu veden centrálně a automaticky.

Výsledným efektem byla mj. výrazná časová úspora nákupčích, kdy se po určité stabilizaci zredukoval jejich čas věnovaný rutinní práci z celého dne na hodinu denně. Tím se mohou nově soustředit na problémové zboží, jednání s dodavateli a na další potřebné činnosti, na které dříve prostě nebyl čas. V tomto případě se vložená investice klientovi vrátila již po sedmi měsících.

Petr Bulava
Business Support Manager, U&Sluno

Článek byl publikován v ICT revue.