Devět důvodů, proč uvažovat o videokonferenčním řešení

Naopak, pro malé a střední firmy jejich správné využití znamená výrazné zvýšení efektivity, úsporu nákladů a času, ale také zlepšení komunikace ve firmě, mezi pobočkami, s dodavateli i s jinými firmami. Výrazný je přínos videokonferencí především tam, kde část lidí potřebuje být mobilní a řešit pracovní záležitosti odkudkoli.

Předkládáme k úvaze devět důvodů, proč o pořízení videokonferenčního řešení uvažovat

Spolehlivost: Stihnete domluvené schůzky bez ohledu na počasí, dopravní problémy nebo jiné zásahy vyšší moci. Pokud navíc zvolíte profesionální videokonferenční řešení s garantovanou kvalitou služby, nepříjemně vás nepřekvapí ani výpadek spojení nebo nespolehlivá technika.

Zvýšení produktivity: V mnohých firmách zjistili, že díky využití videokonferencí značně zkrátili trvání mítinků a schůzek. Zvažte, jak dlouhou dobu opravdu potřebujete k vyřešení pracovních záležitostí a kolik času věnujete společenské konverzaci. Standardní pracovní schůzka trvá 45 min, průměrné trvání videohovorů je 15-20 min. A není třeba se nutit do hovoru, abyste vyplnili hodinu, která je na osobní schůzku většinou plánovaná.

Efektivita: Můžete být téměř ve stejnou dobu na dvou místech na opačných koncích - světa, republiky, Prahy; ani jedno není bez nadpřirozených schopností nebo využití videokonference možné. Navíc šetříte čas, prostředky i energii a nervy, protože nemusíte cestovat.

Úspora času: Nemusíte čekat na další účastníky schůzky, kteří cestují z různých míst, abyste se sešli na jednání. Proč jsou velké společnosti často pomalé a nepružné při realizaci změn? Protože rozhodnutí se oddalují, čeká se, až se setkají všichni lidé, kteří k problému mají co říct.

Zlepšení morálky zaměstnanců: Buďme upřímní - cestování je únavné. A lidé potom potřebují čas, aby se zotavili. Zvlášť při dlouhých cestách chvíli trvá, než překonají změnu časových pásem (anebo se vzpamatují z popojíždění po D1).

Úspora peněz: Je třeba dodávat více? Letenky a náklady na pronájem automobilů/taxi nebo výdaje na služební automobily, parkovací poplatky, ubytování, stravování - to vše vynásobeno počtem cestujících lidí, a to několikrát za měsíc.

Lepší zabezpečení informací: Držte si svá firemní tajemství in-house. Čím méně se mimo firmu hovoří o konkrétních projektech a nabídkách, tím je menší šance, že se citlivé informace dostanou k nepovolaným uším.

Pohodlí: U moderních videokonferenčních systémů není žádný problém připojit do hovoru další zaměstnance, a to bez dalších nákladů. Navíc většinou stačí pouze kliknout - žádné složité instalace a žádosti o navýšení kapacity přenosu. Moderní systémy poskytované formou služby v cloudu mimo to umožňují připojení dalších účastníků bez ohledu na to, kde jsou - i z chytrých telefonů, tabletů a počítačů.

A ještě jednou zvýšení produktivity: Že už to tu jednou bylo? Videokonference mohou tak výrazně zjednodušit fungování firmy, že tuto skutečnost uvádíme ještě jednou. Jejich využívání s sebou nese pružné řešení neočekávaných problémů, zrychlení procesu rozhodování, zvýšení efektivity, méně času stráveného na cestách, úsporu času na zotavení po cestování, více času na konkrétní pracovní úkoly. V neposlední řadě přináší i zlepšení komunikace ve firmě a pracovních vztahů; navíc odpadá bariéra tvořená vzdáleností poboček, pokud jde o firmu, která působí na více místech.

Pro využití videokonferencí je stěžejní, aby systém nezatěžoval uživatele technickou náročností. Pouze tak se při jeho využívání mohou plně soustředit na svou činnost. Možnost vstupovat do videokonferencí prostřednictvím tabletů nebo mobilních telefonů poskytuje uživatelům volnost. Navíc je nelimitují vysoké pořizovací náklady. Vysoká úroveň zabezpečení je podmínkou - šifrovaná komunikace prostřednictvím cloudového řešení patří v současnosti k nejlepším řešením, které navíc nijak nezatěžuje uživatele služby. Podstatná je také vysoká kvalita obrazového přenosu, jež není v případě videokonferencí zbytečným luxusem - navodí totiž přirozenější atmosféru a bezprostřednost jednání.

Nejdůležitější je zvolit videokonferenční systém, který bude opravdu vyhovovat potřebám dané společnosti. Firmy se často zdráhají uvažovat o jeho pořízení, protože nerozumí dané problematice a bojí se technické i finanční náročnosti.

Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro

Článek byl publikován v ICT revue