Úspory v tisku? Vsaďte na monitoring a chytré multifunkce

Úspory v tisku jsou sice oblíbeným, ale ne vždy až tak snadným tématem. Složitost odpovědi na otázku, jak jich dosáhnout, samozřejmě roste s rozsahem a komplexností celého tiskového prostředí firmy, počtem uživatelů a objemem tisku. Nicméně prakticky každá firma, která to s ekonomičností tisku myslí vážně, by měla vzít v potaz několik oblastí, které s realizací úspor souvisí. Především na začátku by měla být důkladná analýza tiskového prostředí. Teprve pak se lze bavit o efektivnější správě a kontrole tiskového prostředí a tiskových úloh pomocí nástrojů pro monitoring a účtování tisku nebo o modernizaci "tiskového parku".

Analýza tisku

Obecně bude mít přínosy zejména pro firmy, které tisknou ve větším objemu a mají alespoň 10 tisknoucích uživatelů. "Samozřejmě čím je tiskový objem vyšší, tím je také vyšší prostor pro úspory, které analýza tisku dokáže přinést," komentuje Pavel Kelča, head of product marketing ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech. "Kromě úspor v rozsahu až 30 % nabízí analýza také příležitosti ke zvýšení kvality tisku, celkové produktivity práce a využití nových technologií, jako je například digitalizace dokumentů," dodává.

Zatímco orientační analýzu si firma či organizace může udělat interně, podrobnější rozbor je vhodné svěřit specializovanému dodavateli se zkušenostmi s navrhováním tiskových řešení. Aby taková analýza měla smysl, je důležité, aby specializovaná společnost ve spolupráci s IT oddělením dané firmy připravila celkový přehled výchozího stavu a plán činností a procesů vedoucí k cílovému stavu u dané firmy. "Důležité je zabývat se následujícími body: aktuální tiskové náklady, základní požadované funkce, pokročilé požadavky na tiskové řešení včetně napojení na firemní DMS, předpoklad vývoje v příštích pěti letech, ale také forma pořízení a provozu," popisuje Radek Cinádr, manažer pro řízené tiskové služby ve společnosti OKI Systems. Samotný dodavatel by pak měl být schopen závěry analýzy implementovat do firemních procesů a slíbené přínosy skutečně realizovat.

Analýza pro menší firmy nemusí být obsáhlá, ale je základem lepšího tiskového řešení. "Stačí vzít v úvahu tiskové potřeby, celkové aktuální náklady včetně spotřebního materiálu a energií, spokojenost uživatelů, ale i běžný provoz, například shánění nového toneru, servisního technika atd.," uvádí David Lev, printing category manager ve společnosti HP. Větší společnosti (v bankovním sektoru, ve státní správě apod.) pak do analýzy zahrnou více faktorů včetně digitalizace dokumentů, dodává.

"Výsledky analýzy jednoznačně ukážou aktuální stav architektury tiskového parku s důrazem na celkovou cenu za firemní tisk a zátěž jednotlivých zařízení - poddimenzování nebo předimenzování konkrétního zařízení v jeho lokalitě. Na jejich základě následně firma dostane plán celkové optimalizace svého tiskového prostředí," vysvětluje Václav Dvorský, marketingový manažer společnosti Janus. Jak doplňuje, analýza a celkový plán optimalizace se přitom vždy připravují s určitým "výhledem do budoucna", vzhledem k dalšímu rozvoji firmy a jejích budoucích potřeb. "Zákazník tak dostane i celkový přehled o finančních úsporách v průběhu času oproti aktuálnímu stavu," říká.

Analýza tisku je však jen jedna část. Ve skutečnosti totiž nejde jen o efektivní tisk, ale o efektivní práci s dokumenty. "Firmy řeší nejen otázku, jak je možné tisknout co nejefektivněji, ale jestli je vůbec nutné tisknout, a pokud ano, pak jakým způsobem," dodává Brož.

Tisk pod dohledem

Obecně však z výhod monitoringu mohou těžit firmy, které chtějí dostat pod kontrolu nejen náklady, ale i další aspekty práce s dokumenty. "Zcela průkazná evidence tisků totiž slouží nejen ke snížení nákladů, výrazně například zvýší i bezpečnost informací," podotýká Brož.

Radek Cinádr doplňuje: "Ve většině případů slouží monitorovací nástroje jako pojistka proti zneužívání tiskáren k jiným než ryze pracovním účelům. V mnoha případech také pomáhají s rozúčtováním nákladů mezi oddělení. Nástroje pro správu pak zajistí například omezení barevného tisku pouze pro vybraná oddělení či uživatele."

Samotní výrobci tiskáren mají k dispozici celou škálu nástrojů pro monitoring, počínaje těmi jednoduchými, které jsou přínosem třeba již při použití jediného stroje dvěma uživateli. "Takovým příkladem může být společná kancelář dvou advokátů - proč by měl jeden doplácet na druhého? Ale samozřejmě větší firmy, s více stroji a se seznamem uživatelů v Active Directory, využijí lépe i sofistikovanější nástroje, které nejenže monitorují tisk, ale pomáhají také řídit práva uživatelů a celkově zvyšují bezpečnost a produktivitu práce jak IT oddělení, tak uživatelů samotných," uvádí Kelča.

"Poptávání a využívání monitoringu tisku jsou dnes samy o sobě trendem. Větší zákazníci v komerční sféře monitoring tisku poptávají téměř vždy," komentuje Lev.

Monitoring tisku dnes

Pozorovat lze také rozšiřování záběru těchto řešení. "Moderní softwarová platforma slouží nejen k detailnímu sledování nákladů na tisk, ale zajistí i bezpečný tisk citlivých dokumentů, inteligentní směrování dokumentů na nejvhodnější zařízení, zdokonalené skenování a tisk na jakékoliv tiskárně z mobilního zařízení," popisuje Brož. "Moderní nástroje pro správu tisku navíc podporují snadnou a kvalitní digitalizaci dokumentů a další cesty pro zvýšení efektivity. Jejich přínosy tak výrazně přesahují pouhou úsporu spotřebního materiálu," doplňuje.

Výrazným trendem je i posun těchto nástrojů směrem k menším firmám, k těm s jednou či dvěma tiskárnami. "To je umožněno nejen příznivou cenou, ale také bezserverovým řešením, které nevyžaduje další infrastrukturu. Na to navazuje trend přesunu do cloudu, který nabízí podobné výhody nejen menším firmám, ale i velkým korporacím s řadou malých poboček," uvádí Kelča.

Chytré multifunkce středem zájmu

"V oblasti hardwaru jde o zvyšování výkonu a produktivity zařízení formátu A4, která se tak přibližují cenou za tisk stránky k zařízením formátu A3. Navíc je jejich pořizovací cena mnohem nižší než u výkonově odpovídajícího zařízení A3," říká Dvorský. V oblasti softwaru pak nejmodernější MFP zařízení nabízí otevřenou softwarovou vývojovou platformu pro integraci softwaru třetích stran, dodává.

Oproti dřívějším modelům se výrazně snížila spotřeba elektrické energie. Stroje se samy učí, kdy jsou používány, a mimo tuto dobu se vypínají, pokud chce uživatel skenovat, tak se neaktivuje tisková část apod. Novinkou je možnost přihlašování uživatelů chytrými mobily (technologie NFC); nutnost nosit s sebou přihlašovací kartu se tak zřejmě brzy stane minulostí.

"Až 90 % celkových nákladů na zpracování dokumentů souvisí s publikací a manipulací s dokumenty a se správou zařízení", uvádí Brož z Canon Business Services - konkrétně s řízením a administrací tisku (15 %), produkcí dokumentů (25 %) a manipulací s médii (50 %). Tou nejlepší cestou k úsporám je z tohoto pohledu snadno a intuitivně ovladatelné multifunkční zařízení, které klade důraz na efektivitu. "Moderní zařízení je možné nastavit pro konkrétní preference: ať jde o přizpůsobení úvodní obrazovky, nastavení osobních workflow, jazyka, adresářů atd. Mezi další vylepšení patří video asistent a automatická detekce velikosti média i chybného podání papíru pro rychlejší zpracování nebo přidání pohybových senzorů, které eliminují prostoje a snižují spotřebu elektrické energie," vysvětluje Brož.

Jiný pohled nabízí Radek Cinádr z OKI Systems: "Snižování nákladů na tisk je po řadu let opakované téma, ale ve skutečnosti to už není oblast, která má velký potenciál zejména v absolutní hodnotě úspor běžné společnosti," myslí si. Firmy by se podle něj dnes měly zaměřit na příležitosti, které jim přináší chytré multifunkce, jako jsou skenování, OCR, napojení na dokument management řešení a podobně. "Možné úspory jsou skryté především v oblasti produktivity práce, při zefektivnění podnikových procesů, byť ne na první pohled spojených s tiskem. Například při zlepšení produktivity práce s dokumenty o 20 %, což je běžně dosažitelný cíl, jde o dva pracovní měsíce v roce," upřesňuje.

Z multifunkcí, především z nově nastupujících "chytrých" multifunkcí, se stávají v mnohem větší míře zařízení pro vstup nestrukturovaných informací do firemního prostředí. "Díky možnostem moderních OCR aplikací lze totiž skenované dokumenty snadno převádět do plně prohledávatelných PDF souborů nebo do editovatelné textové podoby, kdy pak lze s textem dále pracovat, prohledávat jej a archivovat," popisuje Cinádr. U větších firem, doplňuje, pak hraje roli napojení na konkrétní DMS a otázka bezpečnosti dat a informací. Z běžného tisku, kopírování a skenování tak firmy, a to i ty malé, postupně přechází k efektivní práci s dokumenty, především k jejich zpracování a bezpečnému uložení.

Výrobci výrazně zjednodušili ovládání chytrých multifunkcí

Nasazení tiskového řešení kromě jiného taky sjednocuje ovládání jednotlivých zařízení napříč značkami zastoupenými v tiskovém parku společnosti. "Ovládací panely na všech zařízeních vypadají stejně, a uživatel tak nemusí dlouze zkoumat, jak kterou funkci vyvolá z nabídky, ale všechny základní funkce jsou k dispozici prostřednictvím intuitivního menu na dotykové obrazovce," popisuje Dvorský z firmy Janus a dodává, že to znamená jednoznačnou úsporu času všech uživatelů.

Článek byl publikován v ICT revue 3/2016