Skenování v kancelářích roste víc než tisk

Převod informací z papírových dokumentů do elektronické podoby, se kterou lze dále pracovat s mnohonásobně větší efektivitou, zajímá nejen velké korporace či úřady, které si pro tyto účely mohou pořídit drahá specializovaná řešení, ale i střední a malé firmy a nezřídka i domácnosti.

Nejvhodnější vstupenkou pro ně jsou pak robustní multifunkční tiskárny vybavené skenerem, OCR technologií pro automatické rozpoznání textu a síťovým připojením s jednoduchou možností napojení na zařízení pro ukládání elektronických dokumentů. Cena takového základního řešení pro profesionální použití v malé firmě může začínat zhruba na 15 tisících korunách. Firma pak získá možnost vyhledávat a fulltextově prohledávat dokumenty, které byly původně pouze v papírové podobě, což jinak může být extrémně časově náročné a obtížně proveditelné. Důležitá je také možnost další práce s elektronicky uloženými informacemi, například s fakturami, smlouvami a potvrzenými objednávkami. Ty by bylo nutné, třeba částečně ručně, zadávat do firemních systémů, což je opět značně neefektivní, navíc s rizikem vzniku chyb.

Z multifunkcí, především z nově nastupujících "chytrých" multifunkcí, se stávají v mnohem větší míře zařízení pro vstup nestrukturovaných informací do firemního prostředí. Díky možnostem moderních OCR aplikací lze totiž skenované dokumenty snadno převádět do plně prohledávatelných PDF souborů nebo do editovatelné textové podoby, kde lze s textem dále pracovat, prohledávat jej a spolehlivě archivovat. Z běžného tisku, kopírování a skenování se postupně přechází k efektivní práci s dokumenty, především k jejich samotnému zpracování a bezpečnému uložení.

Multifunkční tiskárna se tedy stává důležitou nejen pro tisk dokumentů, ale i pro jejich skenování. Při volbě vhodných zařízení je třeba mít na paměti jak tiskové parametry, tak i ty související se skenováním a možnostmi napojení na další součásti podnikové infrastruktury. Pro plnohodnotné firemní použití je tedy třeba, aby byl skener konstruován pro dostatečně vysokou zátěž, skenoval rychle oboustranně a měl automatický podavač pro hromadné zpracování více listů papíru. Pro pohodlnou spolupráci s podnikovou infrastrukturou je důležitý velký a přehledný ovládací panel s dotykovým displejem a jednoduchou možností úpravy ovládání související s napojením na úložiště dokumentů či informační systémy. Výhodou je OCR řešení dodané přímo se samotnou multifunkční tiskárnou.

Náklady a produktivita

Nejdůležitější roli při rozhodování často stále ještě hraje pořizovací cena zařízení a mnohem důležitější jsou celkové provozní náklady TCO, zejména v kontextu požadovaných provozních parametrů. Nejčastější chybou při nákupu kancelářských tiskáren je výběr nevhodného typu, nebo spíše kategorie tiskárny z hlediska objemu tisku nebo skenování. Obecně platí jednoduché pravidlo - čím menší tiskárna, tím dražší provoz. Důležitá je samozřejmě také robustnost, spolehlivost a záruka, u větších strojů s bezplatným servisem v místě instalace.

Firemní zákazníci v současnosti stále častěji využívají koncept "tisku formou služby", kdy platí smluvně danou cenu za kvalitní výtisky ve smlouvou daném objemu a s jistotou odborné péče a profesionálního servisu. V takovém případě téměř odpadá riziko spojené s přerušením tisku ve firmě z důvodu nefunkčního zařízení. Dodavatel služby se jednoduše o vše postará, dostupnost tisku zákazníkovi bezodkladně zařídí.

Snižování nákladů na tisk je po řadu let oblíbené a opakované téma, ve skutečnosti už to však není oblast, která má příliš velký potenciál, zejména v absolutní hodnotě úspor běžné společnosti.

Možné úspory jsou skryté především v oblasti produktivity práce, při zefektivnění podnikových procesů, byť ne na první pohled spojené s tiskem. Například při zlepšení produktivity práce s dokumenty o 20 procent, což je dnes běžně dosažitelný cíl, jde u zaměstnanců v kancelářích v praxi o úsporu až dvou pracovních měsíců za rok.

Radek Cinádr, manažer pro řízené tiskové služby Oki Systems

Článek byl publikován v ICT revue 11/2016.