Na bezpapírovou kancelář zatím zapomeňte

Prodej tiskových periferií ve druhém letošním čtvrtletí vykázal podle analytiků společnosti IDC jisté známky oživení. Vyšší poptávku zaznamenali v šesti z osmi sledovaných světových regionů. Zájmu zákazníků se těšily zejména výkonnější barevné a monochromatické laserové stroje. I přesto bylo výsledkem onoho oživení pouze snížení či zpomalení meziročního poklesu dodávek tiskových periferií na 3,8 procenta. Celkem jich světový trh za druhé letošní čtvrtletí odebral 23,1 milionu kusů.

Komentátoři se shodují v tom, že poptávku domácností po tiskových periferiích čeká dlouhodobý pokles, který nevyrovná ani zvýšený výkon podnikového segmentu. Právě jemu lze v rámci druhého letošního čtvrtletí přičítat dvouciferný nárůst kusových prodejů barevných laserových strojů nebo silné, i když stále jednociferné meziroční navýšení odbytu monochromatických zařízení. Situaci na trhu potvrzují také slova Davida Lva, manažera společnosti HP: "Celkově klesající tiskový byznys je z podstatné části ovlivněn poklesem tisku v domácnostech. Firmy a veřejné instituce tisknou relativně stabilně." Znamená to, že letitá vize bezpapírové kanceláře stále nepřechází do reality?

Globální odbyt spotřebního materiálu pro digitální tisková zařízení vzroste mezi lety 2016 a 2020 každoročně v průměru o 2,42 procenta. Tuto hodnotu zveřejnili analytici společnosti TechNavio a nezahrnuli do ní tisková média, nejčastěji papírová, ani specifický trh plnicích služeb, které operují s použitými zásobníky inkoustů a tonerů. Podle této predikce tedy svět nemá ve střednědobém výhledu tisknout méně.

K podobnému závěru došli také analytici japonské společnosti Yano Research. Ti ve své loňské predikci pro období let 2015 až 2018 předpokládají mírný nárůst počtu prodaných tiskových zařízení při velmi malém poklesu obratu, resp. tržeb výrobců. Letos by světový trh měl podle jejich odhadu odebrat 113,2 milionu tiskových periferií, za dva roky 114,5 milionu. Jak se zdá, s poklesem zájmu o kancelářský tisk nepočítají ani na Dálném východě.

Zkušenosti z kanceláří

Tištěné dokumenty z podniků nemizí, což potvrzuje i říjnová studie společnosti InfoTrends. Podle jejích výsledků zůstávají požadavky na tisk relativně konzistentní. Šedesát procent z celkového objemu stránek vzniká bez ohledu na věk uživatele a velikost společnosti, pro kterou pracuje. Zbývajících 40 procent patří do kategorie volitelného tisku - čili ne nezbytného. Průměrný uživatel věnuje manipulaci s digitálními dokumenty 36 minut denně, v případě papírových jde o 20 minut. Výzkumníci firmy InfoTrends mimo jiné nepotvrzují očekávání, která ve vztahu k tištěným výstupům mohla nebo měla naplnit mladší generace zaměstnanců ve věku 18 až 29 let. K žádnému dramatickému poklesu požadavků na tisk v jejím případě nedochází.

Tiskové periferie samozřejmě změnily svou roli v procesech organizací. Z historicky čistě výstupních zařízení se staly také plnohodnotnou a značně vytíženou vstupní branou do informačních systémů.

"Chytrá multifunkční zařízení ukládají naskenované dokumenty v plně prohledávatelných formátech do nejrůznějších úložišť. Současně umožňují bezpečný a vzdálený tisk i z mobilních zařízení. Pro srovnání, jde o podobnou změnu jako při přechodu od běžných mobilů ke smartphonům. Pokud hledáte příklad nastupujícího trendu internetu věcí, pak právě chytrá multifunkční zařízení jsou jeho typickým příkladem," dodává ke změně role tiskových zařízení Radek Cinádr, manažer pro řízené tiskové služby ve společnosti Oki Systems.

Praktické rozšíření funkcionalit multifunkčních strojů potvrzuje také letošní výzkum Office Insights 2016, který v regionu EMEA zrealizovala společnost Canon. Skenování považuje za kritickou nebo velmi důležitou činnost organizace 66 procent dotázaných manažerů. V digitální podobě existuje 53 procent veškerých kancelářských dokumentů a 59 procent pracovníků skenuje mnohem více než před třemi lety.

"Stále častěji se v praxi setkáváme s požadavky na propojení multifunkčních zařízení a systémů pro řízení oběhu dokumentů (DMS). Stále více firem v této souvislosti využívá pokročilé OCR softwary, které výrazně zjednodušují digitalizaci a vytěžování dokumentů," potvrzuje rostoucí význam skenování a následného zpracování obsahu Vasilij Vosáhlo, manažer společnosti Janus.

Digitalizační trend ale není tak jednoznačný, jak část výsledků studie naznačuje. Padesát sedm procent kancelářských zaměstnanců tiskne více než před třemi lety a 78 procent manažerů považuje tisk za nezbytnou nebo velmi významnou činnost jejich organizace. S navýšením výdajů na tisk, kopírování a skenování do budoucna počítá 27 procent oslovených podniků.

Změny organizace práce

Ken Weilerstein, viceprezident výzkumu ve společnosti Gartner, počátkem letošního roku uvedl, že nárůst on-line obsahu přinesl také významné navýšení tisku, skenování a kopírování. Podniky sice dokážou masově digitalizovat dokumenty, ale nedokážou plně odbourat jejich oběh v papírové podobě. Průměrný zaměstnanec v administrativě dnes měsíčně vytiskne 400 stran. Může to být více než v minulosti i díky tomu, že existuje tolik digitalizovaného a on-line obsahu.

Koncept bezpapírové kanceláře se podle analytiků společnosti IDC šíří v organizacích v tzv. odlehčené podobě. Naprostou většinu interních procesů dokážou podniky zajistit digitálně. V případě externích vztahů a činností ale dostává mnohem větší prostor tisk a skenování.

"Bezpapírová kancelář je, jak všichni víme, spíše mýtus než realita. I data od analytiků z IDC dokazují, že k bezpapírové kanceláři se obecně zásadně nijak neblížíme. S postupným přechodem z tiskáren k multifunkcím se počet vytištěných nebo zkopírovaných stránek spíše zvyšuje, obzvláště u barevného laseru, kde dochází k meziročnímu nárůstu vytištěných stránek o více než 10 procent," dodává Radek Cinádr.

Letošní průzkumy společností InfoTrends a Wakefield Reseach mimo jiné naznačují, že u vybraných pracovišť dochází ke změně prostorového uspořádání procesů. Po letech centralizace multifunkčních zařízení se menší, řekněme osobní stroje opět začínají objevovat na stolech uživatelů.

"Tento trend je možné jednoznačně potvrdit. V rámci řešení tiskových a dalších služeb je možné vybírat z mnohem většího portfolia produktů a konfigurovat řešení takříkajíc na tělo. Díky integraci pokročilejších funkcí do nižších modelů jsou pro efektivní osobní nebo týmové nasazení v podnicích často stejně použitelné jako vyšší modely," říká Petr Hnilička, produktový specialista ve společnosti Canon CZ&SK.

Vysvětlení pro tento trend nabízí Randy Dazo, ředitel divize ve společnosti InfoTrends. Podle jeho zjištění se moderní pracoviště rozdělila do dvou kategorií. V první využívají zaměstnanci tisk a skenování k nestrukturovaným procesům, které probíhají nepravidelně. Pro tuto skupinu jsou vhodná centralizovaná multifunkční zařízení. Druhá kategorie pracovišť a zaměstnanců využívá tisk a skenování ke strukturovaným a pravidelně probíhajícím procesům. Dazo je označuje termínem transakční. Typicky jde o činnosti probíhající v personálních, účetních a právních útvarech a odděleních. Tisk a skenování zde představují rutinní součást každodenní práce. Jak daleko by zaměstnanci těchto útvarů měli za potřebným zařízením vyrážet? A jak dlouho u něj čekat v případě cyklicky se opakujících termínů závěrek?

Případnou volbu vhodného modelu nasazení tiskových zařízení v organizaci komentuje Radek Cinádr: "Ideální přístup by měl kombinovat uživatelskou vstřícnost s nákladovou efektivitou a najít rozumný kompromis. Například velmi vzdálená chodbová zařízení připraví pracovníky o spoustu času při docházení pro výtisky. A naopak multifunkce na každém stole společnost zatíží vysokými počátečními náklady na pořízení i následně na provoz v podobně dražšího spotřebního materiálu a vyšších cen tisku. Kompromis, kolem kterého v čase se měnící různé přístupy k této problematice oscilují, tedy zahrnuje vhodnou kombinaci skupinových tiskáren s desktopovými."

Většina dodavatelů tiskových řešení, které redakce ICT Revue oslovila, potvrzuje existenci decentralizačního trendu. Někteří však dodávají, že smíšený model chodbových a stolních zařízení mnoho organizací nikdy neopustilo. Aktuálně jej však mohou rozšířit, neboť decentralizovaný přístup se díky snížení nákladů na tisk a zvýšení funkcionality u modelů nižších tříd stal ekonomicky atraktivnějším. Potvrzují to i slova Davida Lva, manažera firmy HP: "Pokud je v konkrétním obchodním případu nabídka necentralizované tiskové infrastruktury ekonomicky stejná nebo výhodnější, tak ji lze doporučit. Při stejných, případně porovnatelných nákladech nabízí toto řešení větší uživatelský komfort a nižší sekundární náklady. Počet takto realizovaných řešení v poslední době roste."

Ověřené vlastnosti

Blíží se, třebaže velmi pomalým tempem, konec tištěných dokumentů? Redakcí oslovení respondenti se shodují v tom, že jejich objem se bude dlouhodobě snižovat, tisková a multifunkční zařízení ale nezmizí a obsah uložený na papíru změní svou roli i možnosti využití. Některé tradiční a osvědčené vlastnosti tištěných dokumentů však budou jen obtížně nahrazovány novými technologiemi, což potvrzují také slova Petra Hniličky: "Chci-li něco uchovat na hodně dlouho, vytištění na kvalitní médium je stále ten nejlepší způsob. Zazní-li rozumný požadavek na archivaci, například na 100 let, papírová podoba je zatím ta jediná, která je v praxi pro tento účel dlouhodobě odzkoušena."

 
Článek byl publikován v ICT revue 11/2016.