S postupující digitalizací roste poptávka po kvalitním skenování

Přestože už i české firmy využívají ve stále větší míře digitalizaci a oběh papírových dokumentů nahrazují podnikovými řešeními pro řízení a správu digitálního obsahu, výrobci kancelářských tiskáren pokles poptávky nezaznamenávají. Důvody neutuchajícího zájmu firem o tisk a tisková zařízení jsou v zásadě dva. Tím prvním je fakt, že žádná firma stále ještě nemůže fungovat zcela bezpapírově. I přes komunikaci se státní správou a úřady prostřednictvím datových schránek, digitální fakturaci a maximální snahu řešit veškerou administrativu elektronickou cestou papír z kanceláří jen tak nezmizí. Petr Lupač, marketing manager ze společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech, k tomu říká: "Již několik let se mluví o tzv. bezpapírové kanceláři, ale reálně k zásadnímu posunu nedošlo. Ne snad že by technologie pro tuto revoluci nebyly dostatečné, ale uživatelé jsou přesto stále zvyklí používat tisková zařízení k tisku jako dříve. Dokonce i počty námi realizovaných stran v servisních smlouvách stále rostou."

Druhým důvodem je, že i pro samotnou digitalizaci je samozřejmě potřeba provozovat dokumentové skenery nebo častěji multifunkční zařízení, na kterých se (pokud možno automaticky) skenují dokumenty přicházející do firmy. Potvrzuje to i Jana Bořilová, produktová manažerka OKI Systems: "Poptávka po tiskových zařízeních je víceméně stabilní a tiskne se stále více. Mění se ale preference určitých kategorií zařízení. Pozorujeme zvýšený zájem o barevné multifunkční tiskárny s robustním skenerem, protože v souvislosti s digitalizací roste objem naskenovaných dokumentů. Týká se to především kategorie tzv. chytrých multifunkcí, které umožňují jednodušší práci s dokumenty a jsou obvykle propojeny s firemními systémy na správu dokumentů."

Generační obměna zařízení

Pořizování nových tiskáren a multifunkčních zařízení má ale i jiné důvody než samotný tisk a digitalizaci. Přestože by se mohlo zdát, že na tiskových technologiích již není mnoho co vymýšlet (viz naše anketa), faktem je, že moderní tiskárny jsou rychlejší i úspornější a přináší i další technologie zvyšující efektivitu práce. Patří k nim například tisk z mobilních zařízení (i těch, která si přinesou sami zaměstnanci nebo třeba zákazníci firmy) nebo využití cloudu pro možnost skenování dokumentů fotoaparáty smartphonů a jejich přenos do podnikových systémů na správu dokumentů. Odborníci ale uvádějí, že právě mobilní služby mezi ty nejvyužívanější zdaleka nepatří a firmy se soustřeďují spíše na bezpečnost. "Konkrétní zkušenost ukazuje, že tyto možnosti nejsou masivně využívány. Potřeba tisku typicky vzniká při práci na počítači. Telefon totiž poskytuje relativně nízký komfort při zobrazení náhledu tisku a firemní tablet je často k dispozici pouze pro management. Bezpečnost je samozřejmě důležité téma, ale v tomto případě spíše souvisí se zabezpečením koncového zařízení podle standardů dané společnosti," konstatuje Ondřej Voves, business consultant společnosti Canon.

Pro firmy s větším počtem tiskových zařízení mohou být zajímavé také funkce na vzdálenou správu tiskáren a multifunkcí. Vzdáleně lze například kontrolovat stav spotřebního materiálu, ale také diagnostikovat případné poruchy a některé i vyřešit. Další rozvoj těchto funkcí slibují technologie tzv. internetu věcí (Internet of Things, IoT), které již do svých zařízení chystá například i Konica Minolta. Petr Lupač k tomu říká: "Již léta nabízíme automatický dohled nad zařízením s plným napojením na naše interní systémy pro fakturaci, dodávky spotřebního materiálu a proaktivní servisní zásahy. Zařízení dokážou sama sledovat a hlásit nám svůj technický stav a potřeby, aby bylo možné minimalizovat nutnost zásahů koncových zákazníků či jejich IT. Internet věcí je jedním z nejsilnějších trendů v IT. Vyvíjíme pro něj zcela novou platformu (WPH), kterou budou mít vybraní zákazníci v České republice k dispozici pro uživatelské testování již na začátku příštího roku." Internet věcí dále posune možnosti plně automatizovaného provozu tiskáren, jež si v případě potřeby například samy objednají docházející toner nebo zásah servisního technika, kterému přesně sdělí, jaké součástky bude potřeba vyměnit.

Tisk jako služba

V době cloudových služeb a dalších způsobů outsourcingu se jako jeden z jasných směrů dalšího vývoje jeví tzv. řízené tiskové služby (Managed Print Services, MPS). Pro firmu využití MPS znamená, že se zcela zbaví starosti o tiskárny a multifunkční zařízení a platí jen za vytištěné stránky. Outsourcingový partner firmu vybaví potřebnými zařízeními, garantuje jejich provoz (se smluvně stanovenou úrovní dostupnosti tisku) a řeší pravidelný servis i dodávky spotřebního materiálu. "Obliba MPS dlouhodobě stoupá a nezáleží přitom ani tak na odvětví, jako spíše na velikosti podniku. Pro středně velké a největší podniky se již MPS stává prakticky nezbytností, protože jinak by svá tisková řešení jen těžko uřídily," vysvětluje Petr Kváča, target sales manager společnosti Janus. Firma si ale musí dobře spočítat, zdali se jí přechod na MPS skutečně vyplatí. Tyto úvahy musí začínat kompletním vyčíslením nákladů na tisk, včetně práce IT oddělení, které se o tisková zařízení zpravidla stará, nebo i nákladů na objednávání a skladování spotřebního materiálu. "Pro většinu společností je lákavé, že se zbaví starostí o podpůrný proces a mohou se soustředit na své klíčové firemní procesy. V průběhu rutinního provozu zákazníci ocení stabilní kvalitu služby, kterou vlastními silami nejsou schopni zajistit. Zejména u větších společností přináší outsourcing tisků pozitivní business case. Někdy ale musíme bojovat s obavami o bezpečnost řešení z pohledu IT a s mylným pocitem, že se firemní informace mohou dostat do cizích rukou," doplňuje Ondřej Voves z firmy Canon.

Digitální cestou

Současná multifunkční zařízení plní nezanedbatelnou úlohu při digitalizaci a archivaci dokumentů. Cesta digitalizace a vytěžování dokumentů začíná právě ve skenerech, odkud digitalizované dokumenty pokračují do schvalovacího procesu či rovnou do archivu a získaná data do podnikových systémů (ERP, CRM, účetnictví ad.). Proto jsou ve firmách poptávána nejčastěji zařízení s automatickým skenováním, která si poradí s různými typy dokumentů, a související software, který z nich dokáže vytěžit potřebné informace. "V současné době je požadováno většinou vytěžování dat z příchozích dokumentů, jako jsou faktury či objednávky, a dále se jedná o archivaci dokumentů, jako jsou smlouvy, nabídky ad. Následují řešení pro řízení elektronického oběhu dokumentů (workflow) - schvalování faktur, objednávek, nabídek, schvalování částí procesů, které má firma nastavené a které chce zdigitalizovat," vyjmenovává požadavky firem Petr Kváča ze společnosti Janus.

Digitalizace řízení dokumentů má pro firmy řadu zásadních přínosů, mezi nimi především automatizaci procesů při schvalování a archivaci, kompletní záznam pohybu dokumentu, řízení přístupu k dokumentům a také snadnou dohledatelnost dokumentů podle jejich obsahu nebo alespoň popisu digitalizovaných dokumentů (tzv. metadat). Petr Lupač ze společnosti Konica Minolta vyjmenovává ještě další výhody: "Z hlediska řízení dokumentů je určitě základem samotné elektronické uložení dokumentů, jsou jednoduše přístupné a dohledatelné, jsou k nim jasně přiřazena přístupová práva. Nad profesionálně vybudovaným DMS systémem je pak daleko efektivnější nejen samotné uložení dokumentu, ale také jeho tvorba, zejména v případě, kdy se na dokumentu podílí více osob. V případě požadavku na plnohodnotný digitální archiv mohou být dokumenty opatřeny časovými razítky. Elektronicky řízený oběh dokumentů přináší transparentní pohled na stav procesu a zodpovědnosti. K dispozici je jednoznačná auditní stopa a v neposlední řadě také možnost pravidelných notifikací a eskalací."

Digitalizovat lze prakticky jakoukoliv agendu a tím uvolnit ruce zaměstnancům administrativy, typicky například účetním, kteří se pak mohou věnovat důležitější práci. "Digitalizace je pro podniky jednou z vhodných příležitostí, jak poměrně snadno zvýšit produktivitu práce a zároveň zavést moderní postupy při nakládáním s dokumenty. Podle analytiků IDC povede ke zvýšení produktivity zejména v menších a středních firmách spíše investice do nástrojů pro práci s papírovými a elektronickými dokumenty, jako jsou chytré multifunkční tiskárny, než přechod na rozsáhlé a nákladné ERP systémy pro plánování a využití podnikových zdrojů," uzavírá Jana Bořilová z OKI Systems.

Článek byl publikován v ICT revue 11/2017.