Dokumentové systémy mají smysl. Šetří čas a peníze

Na první pohled by se mohlo zdát, že ve firemním prostředí to nemusí být až tak velký problém, opak je ale pravdou. Existuje široká škála dokumentů, které vznikají mimo působnost organizace a do firem se dostávají výhradně v listinné podobě. Řešením je tyto dokumenty digitalizovat a v rámci interních workflow dále pracovat s elektronickou formou. Často se setkáváme i se situací, kdy firmy tisknou i elektronicky doručené dokumenty. To je dáno tím, že nemají nasazené nástroje pro práci s elektronickými dokumenty, a proto je následně musí procesovat v papírové podobě.

Digitalizací to začíná

Pokud je na vstupu množství papírových dokumentů, je k digitalizaci dokumentů vhodné využívat skenery, které podporují dávkové zpracování a poradí si s různorodými typy materiálů, včetně těch s velkou gramáží. Dnešní pokročilé možnosti digitalizace umožňují vytěžovat data ze strukturovaných nebo polostrukturovaných elektronických dokumentů s velkou přesností. To výrazným způsobem posouvá následné možnosti automatizace procesů práce s elektronickými dokumenty.

Samotná digitalizace je nicméně jen začátek cesty. Cílem je využívat veškerých výhod elektronické správy a zpracování dokumentů včetně jejich automatizovaného řízeného oběhu pomocí workflow. Díky automatizaci tak lze celý proces zpracování dokumentů znatelně zrychlit anebo snížit chybovost. Perfektním základem pro práci s elektronickými dokumenty jsou tzv. DMS, tedy document management systémy.

Workflow urychlí procesy

Pokročilý DMS umožní celkové zefektivnění každodenních běžných činností s konkrétními dokumenty. Nárůst efektivity se nejvíce projeví u řízení oběhu dokumentů pomocí workflow. Uživatelé mají k dispozici automatizované operace včetně těch navázaných na prostou změnu stavu dokumentu, dále pokročilou kategorizaci dokumentů, fulltextové vyhledávání, jistotu práce s aktuální verzí, historii úprav, agendové balíčky předpřipravených typů dokumentů, jako například smlouvy, nebo třeba propojení s externími systémy, včetně například datových schránek.

Bezpečnost zaručena

Elektronická správa dokumentů je výhodná i z pohledu bezpečnosti - od řízení přístupu k jednotlivým kategoriím, konkrétním dokumentům a verzím přes kontrolu oprávněnosti k prováděným úkonům až po podrobné protokolování. Obvykle nechybí ani šifrování, a to jak na úrovni obsahu, tak komunikace. Všechny tyto bezpečnostní vlastnosti usnadňují i naplnění náležitostí daných legislativou nebo povinnými či dobrovolnými normami. Včetně nařízení GDPR, které mj. očekává proaktivní přístup k ochraně osobních údajů a jednoznačné zjištění, koho se případné úniky vlastně dotkly.

Běžnou součástí DMS je také podpora archivace včetně řízeného přístupu do archivu. Na rozdíl od tradičních papírových archivů mají ty elektronické menší nároky na fyzický prostor a nabízí obdobné funkce, které mají uživatelé k dispozici pro práci s "živými" dokumenty. Jde zejména o velice snadné vyhledání archivovaného dokumentu. Kromě toho se elektronický archiv také snadněji zálohuje či obnovuje v případě nějaké katastrofické události.

Uplatnění se vždy najde

Každá firma má rozdílné požadavky na funkčnost při nasazování DMS systému. Jeho uplatnění se ale najde v mnoha oblastech uvnitř společností bez ohledu na trh, kde se pohybují, předmět činnosti nebo způsob podnikání. Podle našich zkušeností to je vždy pro firmy přínosem.

Článek byl publikován v ICT revue 11/2017.