Docházkové systémy zohledňují moderní styl práce

Moderní docházkové systémy dnes musí zvládnout mnohem více, než jen zkontrolovat přítomnost zaměstnanců ve firmě a spočítat odpracované hodiny. Vzhledem k současnému stylu práce je nutné mít přehled i o zaměstnancích pracujících z domova, u zákazníků nebo jinde v terénu. Firmy přitom přestávají vnímat sledování docházky jako nutné zlo, ale snaží se získané informace o průběhu pracovní doby vytěžit. Moderní docházkové systémy pomohou s plánováním směn či dovolených, ohlídají dostatečný počet zaměstnanců na pracovišti nebo zaznamenají průběh práce zaměstnanců v terénu, kteří během dne vystřídají i několik pracovišť.

"Docházkový systém dnes kromě moderní cloudové aplikace tvoří i chytré píchací hodiny s dotykovým displejem, připojené k internetu, přes které lze kromě evidence docházky žádat o dovolenou nebo si s kolegy měnit směny. Namísto píchacích hodin může posloužit i jakýkoli tablet, počítač nebo třeba EET pokladna. Při použití mobilní aplikace si pak firma často nemusí pořizovat vůbec žádný hardware," uvádí Jan Gřeš, jednatel společnosti Giriton Systems.

Právě mobilní aplikace pomáhají kontrolovat i zaměstnance pracující z domova, když vedoucím poskytují informace o tom, zda daná osoba právě pracuje a popřípadě i na kterém projektu. U pracovníků v terénu je zase možné průběžně sledovat jejich aktuální GPS polohu a také rozlišovat, kdy zaměstnanec cestuje a kdy vykonává práci. Prostřednictvím mobilního internetu se aktuální data přenesou z mobilu zaměstnance na cloudový server a nadřízený aktuální stav sleduje v reálném čase. Použití GPS navíc umožňuje nastavení perimetru v okolí pracovišť, která zaměstnanci v terénu navštěvují. Když se zaměstnanec se svým mobilem v tomto perimetru objeví, docházkový systém to sám pozná a zaeviduje jeho příchod.

"Docházkové systémy provozované v cloudu jsou dnes zcela běžné. Výhodou může být i to, že je takový systém dostupný zaměstnancům nejen na pracovišti nebo z domova, ale i na dalších pobočkách, nezávisle na podmínkách interní sítě. Mobilní verze pak přidává výhody práce odkudkoliv, kdy vedoucí pracovníci mohou kdykoliv schválit žádosti o dovolenou nebo třeba pracovní cestu," říká Petr Panec, obchodní ředitel společnosti OKsystem.

Novinkou na trhu jsou píchací hodiny v podobě autonomního zařízení, tedy krabičky velké asi jako peněženka, obsahující ovládací elektroniku, vysílač, baterii a programovatelná tlačítka. Údaje z tohoto zařízení se přenášejí prostřednictvím speciálních sítí pro tzv. internet věcí, takže není potřeba řešit wi-fi ani mobilní připojení k internetu. Baterie v těchto přenosných píchačkách vydrží jeden až tři roky provozu, takže se jedná o řešení vhodné například na stavby nebo třeba pro facility management firmy.

Cloudové docházkové systémy jsou vhodné i pro menší a středně velké firmy, které ocení snadno použitelnou digitální náhradu papírové docházkové knihy, o jejíž instalaci a provoz se nemusí příliš starat. "Jednoduché a finančně dostupné docházkové systémy nevyžadují profesionální instalaci a správu. Zejména ve spojení s cloudem by je měl zvládnout nainstalovat každý správce firemní sítě. Samozřejmě je také možné, aby docházkový systém instaloval profesionální technik a zaškolil jeho obsluhu," tvrdí Kristýna Jánišová, marketingová manažerka společnosti Xertec.

Spolehlivá identifikace zaměstnanců

Významným trendem posledních let je také zvyšování úrovně zabezpečení podniků − výrobních pracovišť, skladů i kancelářských prostor. Na významu díky tomu získávají kamerové systémy, ale také pokročilé systémy na kontrolu docházky zaměstnanců a jejich pohybu po areálu firmy.

Píchací hodiny pro sledování docházky výrobci vybavují rozměrnými barevnými dotykovými displeji.

Foto: Giriton Systems

"Pro jednoznačnou identifikaci zaměstnanců se u vstupních terminálů využívá otisk prstu nebo také tvar obličeje. V obou případech ale nejde o skenování a uchovávání otisků prstů či snímků obličejů jako takových, ale o převod charakteristických biometrických prvků do číselného kódu pomocí speciálního algoritmu a následné přiřazení identifikačního čísla. Otisk prstu nebo vzhled obličeje nemůže být tedy nikdy zpět ze systému exportován," vysvětluje princip zabezpečení biometrických dat zaměstnanců Kristýna Jánišová ze společnosti Xertec.

Nasazení biometrických prvků autentizace je z pohledu docházkového systému poněkud sporné, protože současné výklady evropské směrnice GDPR na ochranu osobních údajů použití těchto údajů pro evidenci docházky nepřipouští.

Integrace docházky s dalšími systémy

Užitečnost docházkových systémů dále zvyšuje možnost jejich propojení s dalšími podnikovými systémy. Běžná je synchronizace docházky se mzdovým systémem, zajímavější je ale třeba synchronizace času odpracovaného na jednotlivých projektech nebo v jednotlivých střediscích se systémem projektového řízení. Pak je možné například včas odhalit blížící se překročení hodinového rozpočtu daného projektu. Stejná data poslouží i pro měření a porovnávání ukazatelů KPI jednotlivých středisek, týmů či směn.

"Náš docházkový systém nabízí možnost zobrazit směny, služební cesty, dovolené, žádosti o dovolené, propustky k lékaři a jakákoli další data docházky formou kalendáře. Tyto kalendáře si pak mnoho našich klientu? synchronizuje třeba s firemním Outlookem, Google kalendářem nebo jiným podnikovým softwarem, a uživatelé tak mají rychlý přístup k plánovaným nepřítomnostem," popisuje další možnosti docházkových systémů Jan Gřeš ze společnosti Giriton Systems.

Mnoho úloh, které bylo dříve nutné řešit s pomocí jiných, vzájemně nepropojených aplikací a nástrojů, dnes zastanou i samotné docházkové systémy. "Současná řešení kromě evidence docházky obsahují i podporu workflow procesů, jako jsou například žádosti a schvalování nepřítomností. Dále jde o možnost řízení přístupu do budov, evidenci návštěv, vykazování časů na projektech či zakázkách, evidenci zápůjček předmětů, kontrolu plnění podmínek na přiznání firemních benefitů, evidenci školení a vzdělávání zaměstnanců či možnost objednávání stravy. To vše v uživatelsky příjemném prostředí s podporou mobilních aplikací," vyjmenovává Lubomír Šmíd, produktový ředitel společnosti EFG CZ.

I standardizované docházkové systémy lze většinou přizpůsobit individuálním požadavkům konkrétních firem. Mezi nejčastěji požadované zákaznické úpravy přitom patří velmi specifické nastavení oprávnění k prohlížení docházky a schvalování žádostí. Dále se často nastavují pravidla a limity povolování dovolených nebo práce z domova, například co do počtu současně uvolněných zaměstnanců z jednoho střediska. Většinu běžných úprav nastavení docházkových systémů přitom zvládnou jeho správci ve firmě, bez nutnosti zásahu techniků dodavatele systému.

Článek byl publikován v komerční příloze Hospodářských novin a týdeníku Ekonom.