Řiďte podnik na základě reálných čísel, ne pocitů

Řízení výkonnosti podniku nepatří mezi manažerskými disciplínami k žádným nováčkům. Jeho moderní podoba, která využívá informační technologie, se vyvíjí minimálně od 80. let minulého století. Konzultanti společnosti KPMG vloni zrealizovali průzkum, v němž mimo jiné potvrdili význam těchto systémů pro organizace. Společnosti, které řešení kategorie EPM/CPM provozují ve více dimenzích byznysu a masově využívají jejich pokročilé funkcionality, dosahují výrazně vyšších přírůstků tržeb i zisků než v tomto ohledu méně angažované podniky.

Trocha pojmosloví

Termín Enterprise Performance Management (EPM) definují analytici společnosti Gartner jako proces monitorování, které má za cíl zvýšit výkonnost podniku, dle některých zdrojů nejen finanční či obchodní. Příslušná řešení integrují a analyzují data z mnoha zdrojů. Běžně jde o systémy elektronické komerce, nejrůznější aplikace kategorie front-office a back-office, datové sklady a neopomíjejí ani vnější informační prameny. Pokročilé systémy dokážou podporovat formálně ustavené metodiky a frameworky pro měření a zvyšování výkonnosti podniku.

Vedle termínu EPM výrobci podnikového softwaru i oboroví analytici operují s pojmem či kategorií Corporate Performance Management (CPM). Mezi odborníky se vedou hojné diskuse o jeho odlišnosti od EPM. Oba názorové směry mají široké řady příznivců a odpůrců, nicméně nemálo z nich rezignuje na popisování větších či menších nuancí a smíří se s tím, že je lze používat jako synonyma.

Termín Corporate Performance Management definují analytici společnosti Gartner jako zastřešující pojem, jenž popisuje metodologie, metriky, procesy a systémy, které slouží k monitorování a řízení obchodní výkonnosti podniku.

Relevantní aplikace překládají či transformují strategicky zacílené informace do operativních plánů a generují agregované výstupy. Tyto programy jsou také integrovány do mnoha fází plánovacího a kontrolního cyklu, ošetřují problematiku BAM − Business Activity Monitoring − nebo optimalizaci vztahů se zákazníky.

Oba termíny shodně odkazují na procesy a softwarové systémy, které byly navrženy s cílem naplňovat finanční cíle organizace. Příslušné strategie podniku přenášejí do plánů a víceméně každodenní operativy. Odborníci se shodují na tom, že systémy CPM obvykle bývají více zaměřeny na problematiku finančního řízení, zatímco řešení EPM nabízejí větší přesah, například do marketingu, obchodu, výroby nebo dodavatelského řetězce. V současné praxi modulárních, a tudíž funkčně rozšiřitelných informačních systémů se ale tyto rozdíly často stírají.

V hledání v podstatě teoretických odlišností stojí v případě EPM za zmínku snad jen jeho snadnější aplikace vně podnikatelského prostředí. Institucím veřejné správy nebo neziskovým organizacím jeho pojetí více vyhovuje.

Téma řízení podnikové výkonnosti se uvedenými dvěma termíny rozhodně nevyčerpalo. Související řešení nesou hned několik dalších označení, většina z nich se ale soustřeďuje nebo specializuje na úžeji definované oblasti podnikového dění. Jde například o systémy FPM − Financial Performance Management, BPM − Business Performance Management, OPM − Operational Performance Management, SSM − Strategy Management, BPC − Business Planning and Consolidation, PCM − Profitability and Cost Management nebo i GRC − Governance, Risk and Compliance.

"EPM byl vždy vnímán jako soubor nástrojů řízení výkonnosti a pokrýval různé oblasti včetně plánování, řízení profitability, strategického managementu a někdy také business intelligence. Dnes spíše než na EPM narazíte na termín analytika. Tradiční analytické výstupy se soustřeďují pouze na provozní, tvrdá a strukturovaná data. Nové platformy se zaměřují také na měkká a nestrukturovaná data založená na zkušenostech, emocích a pocitech získaných z interakcí zákazníků či zaměstnanců při setkání s produktem, značkou nebo interními podnikovými procesy," dodává k pojetí řešení EPM Jiří Přibyslavský, konzultant pro analytiku a finance ve společnosti SAP.

Zástupci některých producentů podnikových informačních systémů považují výše uvedené klasifikace a pojmenování za více či méně umělý konstrukt. Dle jejich mínění zákazníci nejčastěji hovoří o nástrojích pro finanční plánování a konsolidaci. S termíny EPM/CPM operuje jen menšina, přičemž jejich vznik bývá přičítán oborovým analytikům.

Ostatně i ti, minimálně ze společnosti Gartner, před dvěma lety užitou taxonomii po téměř dvou dekádách změnili a přiklonili se k označení, jež přesněji vypovídá o reálném způsobu využití těchto systémů v podnicích. Funkcionality sad EPM/CPM ale samozřejmě z jejich zřetele nezmizely. Tradiční hráči v segmentu se stále přiklánějí ke dříve definovaným označením, noví výrobci sází spíše na novější pojetí kategorizace.

Funkce, přínosy a úskalí

Řešení EPM/CPM shodně zajišťují tři skupiny podnikových procesů. V oblasti plánování jde o rozpočtování, finanční plánování, tvorbu predikcí a modelování. Druhou skupinu s názvem konsolidace zastupuje generování pravidelných výstupů o finančním hospodaření, souhrnných a konsolidovaných. Ve třetí oblasti slouží tyto systémy jako tvůrci reportů, analýz nebo podkladů pro zajišťování souladu s různými regulatorními požadavky.

Aktuální a v podstatě praktickou definici, která pokrývá účel i funkce systémů ERP, nabízí Jakub Holubec, leading dolphin ve společnosti dolphin consulting: "Primární náplní Enterprise Performance Management by mělo být monitorování a zvyšování efektivity firemních procesů na základě exaktních informací získaných z dat − od financí přes HR, operativu, obchod, marketing a cokoliv dalšího, co má vliv na výkonnost společnosti. Kdysi bývalo ve společnostech informací poměrně málo, a rozhodování tak bylo možné téměř výhradně na základě intuice. Dnes jsme se dostali do opačného extrému − informací je ohromné množství a není jednoduché rozpoznat mezi balastem ty opravdu důležité. A právě zde by nám měl pomoct vhodný EPM software.

V relativně nedávné minulosti sloužily nástroje EPM, jež průběžně přibíraly funkcionality business intelligence, především vyššímu vedení podniků, členům představenstva a investorům. Ti s pomocí jejich výstupů řídili procesy spojené s náklady, tržbami nebo s majetkem.

Infografika: Řiďte podnik na základě reálných čísel, ne pocitů

Činili tak obvykle v poměrně dlouhodobém časovém výhledu pěti a více let. Situace se ovšem změnila a dnes prvky či funkcionality EPM pronikají i do každodenní operativy. Mimo jiné za tento trend může pozvolný přesun systémů EPM/CPM do cloudových infrastruktur, rostoucí míra integrace všech podnikových informačních systémů a související vyšší dostupnost informací o dění v podniku v reálném čase.

Shodně uživatelskou evoluci systémů EPM komentuje i Jakub Holubec ze společnosti dolphin consulting: "Nejčastějšími uživateli EPM řešení dnes bývá controlling, ale řada společností již pracuje na zvyšování své informační kultury tak, aby data a informace byla schopná využít co nejširší skupina lidí. Původními tvůrci výstupů byli téměř výhradně IT vývojáři a analytici, ale trend jednoznačně směřuje k většímu zapojení ne-IT uživatelů jak při analýze dat a vývoji reportů a dashboardů, tak i při samotné integraci dat − tzv. self-service."

O očekávatelných benefitech řešení EPM/CPM hovoří Jiří Přibyslavský ze společnosti SAP: "EPM přináší celou řadu přínosů, jako je zejména zkrácení procesů plánování a konsolidace až o 50 procent, stejně tak je patrný posun v oblasti analytiky a reportingu. Předpokladem ekonomických přínosů je změna manažerského stylu, kdy manažer neřídí firmu na základě svých pocitů a domněnek, ale na základě reálných čísel. Pořízení systému ovšem nezajistí úspěch automaticky a ihned.Důležitým aspektem je úspěšný projekt, nasazení, zkušený interní tým, analytické vzdělávání, dovednosti a schopnosti zaměstnanců umožňující pracovat s informacemi dále. Organizace by proto měly investovat nejen do nových technologií, ale také do rozvoje svých zaměstnanců."

Na specifický a zjevně reálný problém, jenž může zkomplikovat implementaci systémů EPM/CPM a jeho následné efektivní využití, upozorňuje Jakub Holubec ze společnosti dolphin consulting: "Zavádění EPM v podniku, který doteď fungoval na čistě intuitivní bázi, je politicky velmi citlivé, protože je zničehonic na všechno a na všechny vidět, což se řadě, hlavně těch méně výkonných, zaměstnanců příliš nelíbí. Velmi daleko je v této oblasti většina finančních institucí, zatímco třeba ve výrobních podnicích je EPM spíše v plenkách, ale i zde je poslední dobou vidět zvyšující se datová gramotnost a s tím související zájem o přesné a včasné informace."

Současné trendy trhu EPM/CPM

Vloni vzrostl obrat globálního trhu EPM podle dat společnosti IDC meziročně o 8,4 procenta. Hlavní podíl si s dvouciferným navýšením hodnoty odbytu připsala cloudová forma. Starší informace společnosti Gartner uvádí, že cloudový model bude v příštím roce využívat 80 procent všech provozovaných systémů.

Vývoj v segmentu nestagnuje a díky proměnám byznysu a technologií musí reagovat i tvůrci řešení pro řízení výkonnosti podniku. Podle konzultantů společnosti The Goal Getters Associates ovlivňuje současný trh čtveřice trendů. Některé z nich shodně identifikovali také analytici firmy IDC.

Velcí softwaroví hráči čelí sílící konkurenci menších a mladších firem, které vedle cloudového modelu nabízejí také vysokou míru flexibility. Jejich řešení mají obvykle podobu modulárních platforem s širokými možnostmi integrace na další systémy. Nabízejí relativně jednoduché procesy pro zprovoznění, zpřístupnění i snadné ovládání. Řada nových dodavatelů se soustřeďuje na funkcionality, které přinášejí rychlé a ryze praktické výstupy, což platí zejména pro oblast finanční konsolidace a provázanosti plánování s operativním řízením.

Cloudový model získává převahu nad dosavadním on-premise přístupem. Vedlejším efektem tohoto trendu je zvyšující se dostupnost systémů kategorie CPM a EPM pro menší organizace. Cloudový model může mít podobu softwaru ve formě služby nebo různých variant hostingu v infrastrukturách třetích stran.

Velkou budoucnost předvídají konzultanti produktům, které zvládají disciplínu zvanou Narrative Performance Reporting. Ta generuje zprávy, do nichž vedle informací o finanční výkonnosti a plánování organizace přidává také širší kontext. Tento přístup bývá označován termínem "story-behind the numbers". Jeho hlavní výhodu představuje integrované napojení obsahu na aktuální data, což snižuje pravděpodobnost výskytu chyb a z nich odvozených závěrů.

Zvyšuje se rovněž zájem o řešení, jež nabízejí funkcionality tzv. integrovaného plánování. V něm probíhá například porovnávání souladu rozpočtů s aktuálními i predikovanými finančními výsledky a daty z manažerského účetnictví. Umožňuje také diverzifikovat a přiřazovat procesy rozpočtování a správy výkonů konkrétním vlastníkům. Oproti samostatným nástrojům nabízí přesnost a spolehlivost použitých dat.

Aktuální trendy trhu shrnuje i komentář Lukáše Erbena ze společnosti KPC Group (zastupuje Gartner na našem trhu): "V současné době lze za řešení či nástroje, poskytující z hlediska řízení výkonnosti konkurenční výhodu, označit zejména oblast pokročilé či rozšířené analytiky (augmented analytics), která kombinuje analytické funkce v (takřka) reálném čase se strojovým učením a je určena pro zrychlení a zkvalitnění, nebo dokonce automatizaci rozhodování. Analytici zároveň zdůrazňují, že na výkonnost a konkurenceschopnost organizací má stále větší vliv řada do značné míry 'měkkých' faktorů, jako je řízení talentu a lidských zdrojů, rozvoj digitálních pracovišť nebo podniková kultura a její tzv. hackování."

Analytici společnosti IDC mezi trendy, jež ovlivňují současný trh EPM, zmiňují také jeden negativní. Dle jejich zjištění se tabulkové kalkulátory a manuálně vytvářené reporty stále nevzdávají své pozice. Děje se tak i v organizacích, které řešením EPM disponují. Uživatelé se k tradičnímu způsobu tvorby reportů nezřídka přiklánějí kvůli vysokým technickým nárokům příslušných systémů nebo jejich přílišné komplexnosti a náročnosti obsluhy. Tento problém si producenti softwaru uvědomují, což dokládají slova Jiřího Přibyslavského ze společnosti SAP, který mezi aktuální trendy řadí: "Důraz na jednoduchost a uživatelskou zkušenost, který se projevuje snahou o automatizaci analytiky a maximální zjednodušení ovládání všech analytických úloh".

Pro další desetiletí, konkrétně roky 2021 až 2030, předpovídají konzultanti společnosti The Goal Getters Associates spíše technologické trendy, jež se inspirují v aktuálně se rozvíjejících disciplínách informačních technologií. Označují je akronymem DIRT, který sestává z prvních písmen jednotlivých trendů, jimiž jsou Drive for Deep Insight Analytics, Implementation of Continuous Planning, Rise of Robotics Process Automation a Tighten Security over Financial and Operation Data. Jak patrno, tematicky se věnují oblastem pokročilých analýz, kontinuálního plánování, robotizace a automatizace procesů a otázce zabezpečení finančních a provozních dat.

Článek byl publikován v komerční příloze Hospodářských novin a týdeníku Ekonom.