Docházkové systémy míří do cloudu

I když je oblast sledování docházky z pohledu svého hlavního účelu, kterým je vytváření pravidelných výkazů a poskytování podkladů pro mzdy, vnímána jako poměrně konzervativní, skrývá velký potenciál. Nabízí se především spojení s dalším rozvojem mobilních technologií a integrace s jinými podnikovými systémy. Například mobilní zařízení zaměstnanců dnes mohou sloužit pro registraci pracovní doby, jako náhrada identifikační karty při vstupu do zaměstnání, pro rychlou omluvu při nepřítomnosti, registraci pracovní činnosti mimo kancelář nebo pro objednávání stravy.

"Požadavky na funkce spojené se stravováním zaměstnanců jsou v letošních poptávkách na docházkové systémy velmi časté. Firmy mají zájem o možnost objednávání stravy prostřednictvím webových stránek a mobilních aplikací i o následné vyúčtování odebraných jídel a výpočet srážek z mezd. Zaměstnanci mají možnost v rámci docházkového portálu vybírat z nabídky jídel a příspěvek zaměstnance na stravování se počítá podle počtu odpracovaných dnů," říká Lubomír Šmíd, produktový ředitel společnosti EFG CZ.

Možnosti datového propojení docházkových systémů jsou ale samozřejmě mnohem širší a zahrnují například i personální, mzdové nebo i další informační systémy firem. Dobře zvládnuté integrace přitom mohou výrazně snižovat administrativní zátěž a při pravidelných, každoměsíčních uzávěrkách šetřit mnoho hodin práce vedoucím pracovníkům i mzdovým účtárnám.

"Docházkové systémy podporují například plánování pracovních pohotovostí, vylepšují agendu pro evidenci školení zaměstnanců, stejně jako poskytují on-line přehledy přítomnosti pro bezpečnost práce. Jednou ze zásadních novinek je možnost evidence odpracované doby na různých projektech nebo zakázkách. Pracovník si pomocí mobilní aplikace eviduje čas strávený na činnostech, které se vážou k plnění zadaného úkolu. Tím může být např. výrobní zakázka, projekt, pravidelná údržba zařízení či servis u zákazníka. Výstupem jsou součty odpracovaných hodin na jednotlivých činnostech, možnost porovnání plánované a skutečné doby, sledování nákladů, podklady pro fakturaci služeb a další evidence," vyjmenovává Lubomír Šmíd funkce docházkových systémů.

Sledování práce mimo kancelář

Trend mobility zaměstnanců pracujících z domova, na cestách nebo třeba u zákazníků se nutně musel odrazit také ve funkcích a samotném principu docházkových systémů. "Speciální požadavky firem na docházkové systémy spočívají hlavně v mobilitě a s ní souvisejících moderních funkcích," potvrzuje trend mobility Kristýna Jánišová, marketingová manažerka společnosti Xertec, a dodává: "Zákazníci od nás požadují komplexní systém správy docházky zaměstnanců, kteří mohou do tohoto systému přistupovat vzdáleně přes mobilní zařízení, ať již ze svého domova, nebo třeba na služební cestě v zahraničí. Také správa těchto zařízení je tím pádem jednodušší a možná odkudkoliv."

Práce mimo kancelář je stále běžnější a pro docházkové systémy je to příležitost, jak prokázat schopnost přizpůsobit se aktuálním požadavkům firem. "U stále populárnější možnosti práce z domova se setkáváme s požadavkem vedoucích vědět, jestli zaměstnanec právě pracuje a popřípadě také na kterém projektu. U pracovníků v terénu je žádáno průběžné sledování polohy s využitím GPS, stejně jako možnost rozlišovat, kdy pracovník cestuje a kdy pracuje. Prostřednictvím mobilního internetu se aktuální data z aplikace přenášejí z chytrého telefonu zaměstnance do docházkového systému, a vedoucí tak mohou okamžitě zjistit aktuální stav," vysvětluje Jan Gřeš z firmy Giriton Systems.

Píchačky v cloudu

S mobilitou souvisí také další trend, kterým je přesun docházkových systémů ze serverů do cloudu. Pro firmy to má hned několik zásadních výhod, které vyjmenovává Kristýna Jánišová ze společnosti Xertec: "Instalace a správa takového systému je velice jednoduchá, protože se zákazník stará pouze o terminály, pokud je vůbec používá. Za správu softwaru, data a jejich zálohování pak odpovídá externí poskytovatel cloudové služby. Další výhodou je již zmiňovaná mobilita, neboť jako vstupní zařízení do systému lze kromě terminálů použít také mobilní telefony, notebooky nebo tablety."

Docházkový systém provozovaný v cloudu je v dnešní době stále častější a tento model provozu si osvojují firmy všech velikostí. Výhodou může být i to, že systém je dostupný zaměstnancům nejen na pracovišti nebo z domova, ale i na dalších pobočkách, nezávisle na podmínkách interní sítě. Mobilní verze pak přidává výhody práce odkudkoliv, kdy vedoucí pracovníci mohou kdykoliv schválit žádosti o dovolenou, pracovní cestu atd. Zaměstnanci si mohou kontrolovat nejen svoji docházku, ale i naplánované směny nebo mohou posílat návrhy časů směn, které jim vyhovují.

Otisk prstu místo karty

Moderní docházkové systémy přispívají také ke zvyšování bezpečnosti a k lepší kontrole nad pohybem zaměstnanců na pracovištích. Za tímto účelem se propojují s kamerovými systémy a využívají sofistikovanější způsoby ověřování identity zaměstnanců.

"Zásadním trendem je v dnešní době využívání biometrických prvků, a to buď otisků prstů, nebo snímku obličeje," uvádí Kristýna Jánišová ze společnosti Xertec. S ohledem na ochranu citlivých osobních údajů je ale velmi důležité zmínit, že při využití biometrie k identifikaci zaměstnanců se nejedná o naskenování a uchování otisku prstu nebo snímku obličeje jako takového, ale o převod těchto charakteristických biometrických prvků do číselného kódu pomocí speciálního algoritmu a přiřazení identifikačního čísla. "Otisk prstu nebo fotka obličeje tak nemohou být nikdy ze systému exportovány," dodává Jánišová.

Nasazení biometrických prvků autentizace pro spolehlivou identifikaci zaměstnanců otvírá prostor například i pro využití prvků umělé inteligence, typicky při upozorňování na nestandardní chování zaměstnanců v citlivých provozech.

Článek byl publikován v komerční příloze ICT revue.