Pojem "bezpapírová personalistika" evokuje na první pohled dojem úplného odstranění papírové podoby práce. Ne všechny papíry však obtěžují. Je příjemné a pohodlné, když si podklady pro práci můžeme vytisknout, odnést ke kávě, popsat poznámkami a schématy. Když si můžeme vzít fascikl dokumentů a s úlevou říct "hotovo!" Můžeme, ale také nemusíme. Možnost volby mezi papírovou a on-line prací umožňuje portálové řešení, které dokáže pojmout a pracovat s daty z jakéhokoliv zdroje (např. textový soubor, tabulka Excel, HRIS, jiné portály a softwary, atd.). Obejít papíry ani dnes, v éře maximální computerizace, úplně nelze. Jde hlavně o to, aby se odbouraly nesmyslné a zdržující činnosti spojené s papírováním a mohlo se pracovat automatizovaně všude tam, kde jsou prostoje vnímány negativně.

JAK PORTÁL FUNGUJE?

Účelem HR portálu není v žádném případě suplovat funkčnost HRIS (informačních systémů). Jeho cílem je spojovat informace a lidi z různých oblastí. S pomocí sobě typických nástrojů dokáže tento portál on-line spojit mzdovou účetní s mistrem výroby, personálního manažera s potenciálními uchazeči o práci, zaměstnance s tutory vzdělávání, asistentku s úřady nebo s archivy dokumentů, podřízené s nadřízeným atd. Všechno bez jediného kroku navíc a bez zbytečné ztráty času.

Kromě spojovacího aspektu nabízí portál vysokou přidanou hodnotu i v oblasti přímé komunikace s uživatelem, zejména při schvalování procesů/dokumentů a při hlídání termínů. Je to jakási křížená funkce workflow a supervize, která má umožnit:

- rychlé informování o nových úkolech a o změnách (mimo jiné např. i formou SMS či e-mailů),

- spolehlivé upomínání na blížící se termíny stávajících úkolů, příp. upozorňování na úkoly po termínech a jejich předávání dál,

- automatizované připomínkování, schvalování a seznamování se s žádostmi a dokumenty,

- správné nasměrování uživatelů k informacím a seznámení s procesy i bez osobního zaškolení apod.

 

Z PRAXE

Pojďme si na dvou příkladech ukázat, jak portál řeší některé procesy bez spotřebování papíru.

Nástup zaměstnance:

Pražská obchodní společnost rozšiřuje své regionální působení na celou republiku a pro olomoucký kraj přijala nového obchodního zástupce, pana Rozsívala. Nyní je potřebné zaevidovat ho do systému jako nového zaměstnance. Pan Rozsíval po přihlášení do portálu z domu (Olomouc) vyplní formulář s osobními údaji a uloží ho. Tyto informace se zobrazí personalistce, která na ně může opět být upozorněna také e-mailem nebo SMS. Při cestě pana Rozsívala do Prahy si personalistka zadané informace fyzicky ověří (číslo OP, rodné číslo, vzdělání, atd.), formulář uloží a ten se pak automaticky přenese do karty zaměstnance v personálním a mzdovém systému.

Adaptační program + zaškolení nového zaměstnance

Do společnosti poskytující služby nastoupila nová zaměstnankyně, paní Kličková, jako asistentka v oddělení realizace zakázek. V prvních dvou měsících se má kromě jiného seznámit s vykazováním práce a evidencí jednání se zákazníky. Po přihlášení do portálu si v sekci vzdělávání vyhledá e-learningové kurzy pro danou problematiku. Kurzy si v libovolném čase projde, vyzkouší simulované případy a situace a na závěr složí hodnotící test z obsahu vybraných kurzů. O výsledcích testu je automaticky informován její nadřízený - vedoucí oddělení realizace zakázek.

 

Pavel Vavřínek
produktový manažer PC HELP, a.s.

Související