Jak vytvořit etický kodex organizace

1. PROČ MÍT ETICKÝ KODEX?

Hlavním důvodem k vytvoření etického kodexu je jasně stanovit principy a pravidla etického jednání zaměstnanců, ať již navenek organizace nebo vůči sobě navzájem. K dalším důvodům patří zakotvit důležité zásady profesionálního postupu, posílit profesní identitu a odpovědnost zaměstnanců a nastavit normy sloužící k hodnocení osob.

Význam etického kodexu organizace tak zdaleka není jen vnější, resp. marketingový. Dodržování principů etického chování činí práci v jakékoli organizaci příjemnější, a tím i produktivnější. Usnadňuje i získání a udržení kvalitních zaměstnanců, kteří bývají vůči dodržování etických norem ze strany firmy citlivější.

2. KODEX JE TŘEBA "ŠÍT ORGANIZACI NA TĚLO"

Etický kodex organizace má však smysl především tehdy, jde-li nad rámec obecných etických zásad a je "šitý na tělo" konkrétním potřebám firmy. Měl by stanovovat nejen etické zásady týkající se typických pracovních situací nebo specifických profesních skupin podniku, ale cíleně identifikovat klíčové etické otázky či dilemata, se kterými se zaměstnanci podniku setkávají, a formulovat zásady, případně návody, jak v těchto případech postupovat.

Může jít například o situace, kdy se určité obecně přijímané morální hodnoty dostávají vzájemně do konfliktu. Jednoduchým případem může být požadavek upozornit na určitý pracovní nebo podnikový problém, přestože je toto upozornění ostatními zaměstnanci vnímáno jako nekolegiální. Ve složitějších případech může jít o návod, jak řešit problém tzv. whistleblowingu, tj. situace, kdy zaměstnanec upozorní (nebo zvažuje upozornění) na protiprávní jednání organizace.

3. NEZAMĚŇUJTE HO S JINÝMI DOKUMENTY ORGANIZACE

Cílem etického kodexu je poskytnout zaměstnancům zásady či návod k správnému řešení konkrétních eticky exponovaných nebo komplikovaných situací. Etický kodex by proto neměl být zaměňován s jinými dokumenty organizace, například s jejími hodnotami, posláním nebo misí na straně jedné (jejichž problémem bývá nekonkrétnost a značná podobnost mezi různými organizacemi navzájem) ani s podrobnými pravidly pracovního chování či dokonce pracovním řádem organizace.

Ve své obecné části může etický kodex shrnovat hlavní pravidla či principy jednání, kterým organizace věří či jejichž dodržování od svých příslušníků vyžaduje (konstatovat např., že firma usiluje o nejvyšší standardy osobního a profesionálního jednání, které jí umožňují zasloužit si důvěru klientů). V konkrétní části kodexu by však měly být tyto principy promítnuty do hlavních oblastí, které jsou pro podnik důležité.

4. HLAVNÍ OBLASTI, NA KTERÉ SE ZAMĚŘIT

Etické principy či normy, které etický kodex organizace zakotvuje, by se měly vztahovat ke třem hlavním oblastem. Prvá se dotýká chování firmy jako takové. Stanoví hlavní zásady jednání organizace vůči jejím partnerům, tj. zaměstnancům, zákazníkům, vlastníkům (akcionářům, investorům apod.), dodavatelům i společenskému okolí (podniková odpovědnost). Příkladem mohou být pravidla dotýkající se obchodního jednání (například dávání darů), marketingových aktivit podniku (nezveřejňování zavádějících informací) nebo snahy omezit dopad podnikových činností na znečišťování prostředí.

Druhá skupina zásad se týká chování zaměstnanců vůči firmě. Upravuje otázky vztahující se k možnému výskytu konfliktů a zájmů řešení (například přijímání darů), využívání firemních informací, vykonávání vedlejších činností, politických aktivit apod. Třetí oblast pak tvoří etické normy v oblasti řízení lidských zdrojů.

5. ETICKÝ KODEX PRO ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ

Etické normy v oblasti řízení lidských zdrojů se vztahují především k otázce spravedlivého přístupu k zaměstnancům. Nejčastější problémy v řízení lidských zdrojů, kterými by se měl etický kodex zabývat, se týkají možností nebo nebezpečí:

> upřednostňování zaměstnanců při přijímání, hodnocení, odměňování, vzdělávání, povyšování apod., založeného na osobních vztazích a dalších kritériích nesouvisejících s výkonem či schopnostmi osob,

> nedodržování důvěrnosti osobních informací,

> sexuálního obtěžování a diskriminace při odměňování a povyšování,

> rozdílů v požadavcích na dodržování podnikových pravidel kladených na "řadové" a vedoucí zaměstnance,

> poskytování neúplných informací při přijímání nových pracovníků apod.

6. SYMETRICKÉ UPLATNĚNÍ ETICKÝCH PRINCIPŮ

Etický kodex organizace by měl dávat najevo, že etické jednání, které od zaměstnanců očekává, mohou očekávat i zaměstnanci od své firmy. Měl by zdůrazňovat i to, že jeho zásady platí pro všechny zaměstnance bez rozdílu jejich postavení.

Očekává-li firma od svých zaměstnanců například to, že jednání se svými zákazníky povedou ve shodě s literou i duchem práva a firemních pravidel i s nezbytnou morální integritou (dodrží například důvěrnost informací o dalších podnikových klientech), měli by i zaměstnanci mít možnost od firmy očekávat, že se budou účastnit jen takových obchodních činností, která jsou v souladu s platnými právními i morálními normami, že jejich organizace nebude tolerovat nelegální, neetické nebo neprofesionální jednání, že své standardy a pravidla jasně vyjádří apod.

7. DŮLEŽITÝ JE PROCES TVORBY KODEXU

Při tvorbě etického kodexu organizace je důležité vzít v úvahu i to, kdo by se na jeho tvorbě měl podílet. Do jeho přípravy by se měli zapojit i zaměstnanci, především ti, kterých se bude dotýkat. Cílem je nejen odhalit etická dilemata, která si autoři kodexu nemusejí uvědomovat, ale i podpořit motivaci zaměstnanců k dodržování zásad kodexu. Z podobných důvodů může být v některých případech vhodné konzultovat obsah kodexu i se zákazníky, dodavateli či místními orgány.

K důležitým otázkám patří rozhodnutí o tom, jak často a jakým způsobem bude etický kodex revidován či doplňován. Správné řešení těchto "procesních" otázek je důležité, mnohdy dokonce důležitější než jeho obsah.

8. IMPLEMENTACE KODEXU

Pravidla kodexu lze prosazovat jejich zveřejněním v rámci organizace i navenek, pomocí školicích programů a tréninků, zřízením "horké linky" nabízející zaměstnancům i manažerům pomoc v eticky komplikovaných situacích apod. Ještě důležitější je však promítnout zásady kodexu do firemních směrnic a pravidel (například hodnocení zaměstnanců) a sankcionovat jejich porušování.

Pro jeho prosazení je proto zpravidla třeba prověřit firemní pravidla i manažerské praktiky s ohledem na jejich důsledky pro etické jednání zaměstnanců. Příkladem může být otázka, zda neetické jednání zaměstnanců, například vůči zákazníkům, není posilováno způsobem jejich odměňování.

Rozhodující úlohu při prosazování etického kodexu hrají však většinou příklady manažerů. K ověření, jakým způsobem jejich příklad působí, může sloužit například hodnocení metodou 360°.

NEZAPOMEŇTE:

Při tvorbě etického kodexu je vhodné dodržovat několik pravidel:

> Etický kodex by měl identifikovat klíčové etické otázky či dilemata, se kterými se zaměstnanci mohou dostat do kontaktu, a poskytovat návody na jejich řešení.

> Neměl by být příliš obecný ani suplovat jiné dokumenty firmy, měl by se symetricky dotýkat jak vztahu firmy k jejím partnerům včetně zaměstnanců, tak i zaměstnanců k firmě. Specifickou pozornost by měl kodex věnovat řízení lidských zdrojů.

> Důležitý je i proces tvorby kodexu a způsob jeho implementace, které mohou být důležitější než kodex samotný.

Jan Urban

Consilium Group,
Management Consultants