Personální agentura ano či ne?

Personální agentury začaly u nás vznikat již v roce 1991. Jejich existenci si vyžádaly zahraniční firmy působící v Česku, které tyto služby považovaly za běžné. Zpočátku agentury nabízely jen klasický nábor, ale postupně své portfolio služeb rozšiřovaly. Dnes tak některé nabízejí kompletní servis v oblasti lidských zdrojů.

Najdou vám vhodné kandidáty

První oblastí je již zmíněný Recruitment, tedy nábor nových zaměstnanců. Nalezení vhodného kandidáta pro určitou pozici není jen časově a finančně náročné, ale žádá si i nemalé zkušenosti konkrétního personalisty. Proto pečlivě zvažte, zda vše zvládnete sami nebo si na pomoc přizvete personální agenturu. Tato pomoc přitom může mít mnoho podob.

Personální agentura vám může pomoci najít vhodné adepty. V takovém případě vychází nejen ze své databáze uchazečů, ale hledá i v jiných vodách. Samozřejmostí potom je, že se postará o vhodnou inzerci. Budete-li chtít, může se agentura ujmout kompletní organizace výběrového řízení. Zajistí komunikaci s uchazeči v jeho průběhu a také administrativu s ním spjatou. Doporučí metody vhodné pro prověření vhodnosti uchazečů a následně vám pomůže provést výběr. S uchazeči vede rozhovory, podrobí je testování, ověří jejich schopnosti formou Assessment Centra apod. Na závěr vám doporučí nejvhodnější kandidáty. Konečný výběr je pak na vás.

Pokud potřebujete obsadit úzce specializovanou či manažerskou pracovní pozici vysoce kvalifikovaným odborníkem, pak je vhodnější využít služby Executive Search neboli headhuntingu, kdy personální agentura osloví přímo toho nejvhodnějšího kandidáta na trhu. Na základě vašich požadavků provede agentura důkladné zmapování trhu, vytipuje a osloví nejlepší kandidáty. S vybranými adepty vás seznámí a ty, o které projevíte zájem, pozve k osobnímu pohovoru. Vše probíhá maximálně diskrétně.

Personální agentura vám však pomůže i s opačným problém, a sice, když potřebujete zajistit hromadný nábor zaměstnanců, např. když otevíráte novou divizi, začínáte s novým projektem apod. Této službě se říká Mass Recruitment.

Pracovníky vám krátkodobě i dlouhodobě zapůjčí

Období krize ukázalo výhody tzv. agenturního zaměstnávání, které firmám zaručuje flexibilitu, s níž mohou zaměstnance přijímat a naopak se jich rychle zbavit bez dalších nákladů a přesně podle toho, jak si to provoz firmy žádá. Může jít o nárazové akce, ale tuto službu lze využívat i na dlouhodobé bázi v případě potřeby navýšení pracovních sil v opakujících se sezónních špičkách a ve všech dalších případech, kdy to charakter činnosti podniku vyžaduje.

Agenturní zaměstnávání znamená, že zaměstnavatelem je personální agentura, která své zaměstnance do firem pouze přiděluje. Agentura s pracovníkem uzavře pracovní smlouvu a vyřídí všechny formální povinnosti jako přihlášení na úřadech apod. Přebírá na sebe závazky související s vedením personální a mzdové agendy.

Je-li dodržen zákon, pro zaměstnance to znamená normální pracovní poměr na dobu neurčitou, se mzdou obvyklou na podobných pozicích, s nárokem na dovolenou a všemi dalšími náležitostmi. Vy zaplatíte o něco více ve formě provize pro agenturu, ale odpadne vám vedení mzdové a personální agendy. Navíc již nemusíte složitě nabírat vlastní personál a následně jej propouštět, takže neutrpí vaše pověst na lokálním trhu práce. Také náklady na zaškolení nového zaměstnance odpadají, i tento náklad nese personální agentura. Můžete si držet pouze tolik pracovních sil, kolik opravdu potřebujete. Pokud jste s některým z dodaných pracovníků nespokojeni, pracovní agentura by je měla být schopna vyměnit během několika hodin, nejdéle dnů.

Je však třeba vybrat kvalitní personální agenturu, jinak na sebe problémy nenechají dlouho čekat (Viz box Jak poznat kvalitní personální agenturu.).

Assessment a Development Centra pomohou rozvíjet zaměstnance

Assessment Centrum (Hodnotící centrum) má širší použití než jen jako součást výběrového řízení, kde vám pomůže prověřit schopnosti jednotlivých uchazečů. Můžete ho použít také při obsazování pozic s vyššími nároky na kompetence (např. manažerské nebo specializované pozice). Může vám pomoci posoudit potenciál zaměstnanců při důležitých změnách ve firmě (fúze, restruktualizace). Také tímto způsobem můžete prověřit konkrétní schopnosti a dovednosti svých zaměstnanců, identifikovat jejich silné a slabé stránky, lépe navrhnout cílený rozvojový program a naplánovat kariérní rozvoj jednotlivých lidí.

Podobnou funkci plní také Development Centrum (Rozvojově motivační centrum), které je navíc kombinováno s nácvikově orientovaným tréninkem. Obojí pak umožňuje získat i další informace, které se týkají firemního klimatu, loajality účastníků k zaměstnavateli nebo skupinových jevů v pracovních týmech.

Assessment a development centra jsou nástroje pro hodnocení dovedností, schopností a znalostí vyžadovaných pro výkon specifikované pozice. Kombinují klasické diagnostické metody s technikami, které se využívají při tréninku měkkých dovedností. Výsledkem je posouzení potenciálu, schopností a dovedností účastníků, případně jejich vzájemné srovnání.

Závěry shrnuje hodnotící zpráva, kde naleznete celkovou charakteristiku posuzovaných osob z hlediska předem stanovených kritérií (např. předpoklady k týmové spolupráci, modely chování, role v týmu, způsoby řízení druhých, adaptabilita, prezentační dovednosti apod.), dále pak objektivní srovnání účastníků AC a zpětnou vazbu pro účastníky v podobě individuálního rozhovoru.

Psychologická diagnostika pomůže zaměstnance poznat

K poznání potenciálu zaměstnace vám stejně dobře může posloužit psychologická diagnostika. Psychologická diagnostika je odborné, psychologem prováděné zhodnocení potenciálu jednotlivce, popř. posouzení pracovní způsobilosti ve vztahu ke konkrétní pozici. Zahrnuje IQ testy, testy osobnosti, profesní orientaci. Z pohledu pracovního uplatnění je možné posoudit obecné osobnostní charakteristiky, interpersonální charakteristiky a styl jednání, rozumové schopnosti a intelektový potenciál, osobní psychomotorické tempo, tempo a kvalitu práce, výkonové předpoklady pro různorodou práci, kreativitu, odolnost vůči stresu, případně manažerské předpoklady. Je možné se zaměřit i na další dílčí osobnostní předpoklady pro výkon konkrétní pozice.

Využívají se standardizované testové baterie, standardizovaný rozhovor, řízené pozorování a škálování sledovaných projevů. Je třeba si dát pozor, aby se jednalo o licencované psychologické testy a aby psychologickou diagnostiku prováděl skutečně zkušený psycholog důkladně obeznámený s požadavky a nároky na obsazovanou pozici.

Výstupem je profil osobnosti v grafické podobě, písemný závěr s vyjádřením k osobnostním vlastnostem, sociálnímu chování a výkonovým schopnostem, doporučení optimálního využití schopností testovaného kandidáta, informace, kam směřovat jeho další rozvoj. Testovaný adept je se závěry seznámen během osobního setkání. A je také poskytnuta konzultace jeho vedení.

Personální audit přispěje k optimalizaci

Personální audit nabízí kvalifikovaný a nezávislý pohled na profesní způsobilost a potenciál lidí ve firmě, na využití lidských zdrojů s ohledem na strategii firmy a na nastavení veškerých personálních činností a procesů a na řízení lidských zdrojů v dané společnosti.

Pomocí speciálních diagnostických metod personální agentura zmapuje a zanalyzuje stávající situaci ve vaší společnosti. Posoudí vaše firemní procesy a činnosti, definuje slabá místa a navrhne optimalizaci. Dále provede analýzu jednotlivých pracovních pozic, zváží příslušnou odpovědnost a pravomoc a zejména časovou náročnost. Srovná optimální a reálný stav a navrhne zlepšení. Definuje požadavky na kompetence lidí, kteří zastávají tyto pozice a opět srovná s aktuální situací. Výsledkem je návrh na jejich další rozvoj.

Zabývá se také potenciálem jednotlivých lidí a jejich vhodnějším využitím ve společnosti. Dále se věnuje řízení lidských zdrojů. V této oblasti je výsledkem doporučení optimální organizační strukturu společnosti, návrh systému hodnocení, odměňování a motivace. Také zanalyzuje dokumentaci personální administrativy s ohledem na pracovně-právní předpisy a vnitřní požadavky společnosti. Výsledkem jsou doporučení, která uvedou vaši personální agendu do souladu s platnou legislativou. Veškerá doporučení personální agentura shrne v závěrečné zprávě.

Komplexní personální audit je vhodný tehdy, když plánujete zásadní změny v organizační struktuře, pokud chcete optimalizovat procesy, pokud chcete nastavit nebo upravit systém hodnocení, odměňování, motivace, pokud plánujete systematickou práci s lidskými zdoji apod. Ale také se s personální agenturou můžete dohodnout na řešení dílčích problémů.

Outplacement pomůže při propouštění zaměstnanců

Outplacement je služba, která pomáhá firmám zvládnout organizační změny spojené s propouštěním. Snaží se redukovat nebo v ideálním případě eliminovat negativní dopad na propouštěné zaměstnance, na propouštějící manažery i na pracovníky, kteří ve společnosti zůstávají.

Propouštěným zaměstnancům tato služba nabízí nejen psychickou podporu při zvládání této náročné situace, ale zejména jim má pomoci při hledání nového zaměstnání. Manažery outplacement připraví na jejich roli při propouštění. Tato příprava probíhá formou školení nebo workshopů, kde si manažeři natrénují, jak propouštěcí rozhovor vést, a obvykle jsou vybaveni manuálem, který jim poskytne řadu dalších praktických rad a doporučení.

Je-li to třeba, propouštěcích rozhovorů se zúčastní psycholog z personální agentury. Personální agentura také pomůže připravit jednotlivá komunikační sdělení, nejen vůči propouštěným, ale také vůči těm, kteří ve firmě zůstávají. Outplacement pomůže vaší společnosti udržet si dobrou image, zachovat si loajalitu stávajících zaměstnanců a stabilizovat pracovní atmosféru ve firmě.

Agentury lze využít také pro Outsourcing některých činností

Pro menší společnosti, které si nechtějí platit vlastního personalistu, se nabízí možnost outsourcingu. Stejnou možnost mají velké společnosti, které pro určité personální činnosti potřebují specialistu nebo chtějí veškeré personální operace ze společnosti vyčlenit.

Outsourcingem se rozumí svěření určitých podnikových činností, v tomto případě personálních, jiné společnosti (personální agentuře), která se na danou činnost specializuje. Personalistu si lze "pronajmout" na konkrétní činnost, např. vedení mzdové agendy, na konkrétní jednorázový úkol, jako je nastavení systému hodnocení, nebo mu lze předat kompletní vedení personální agendy.

Výhodou je, že specialisté z personální agentury se v dané problematice dlouhodobě pohybují, sledují aktuální dění a změny v legislativě, mají tedy znalosti a zkušenosti, kterým lze jen těžko konkurovat, ale je možné je využít. Mohou navrhnout řešení pro vaši společnost nejvhodnější, mohou uvést vaší administrativu do souladu s předpisy a dohlédnout, aby jim byla flexibilně přizpůsobována. Také vědí, na co se zaměřují kontroly, a mohou tak snížit riziko případných nedostatků zjištěných při kontrolách.

Personální agentura ano či ne?

Služby, které personální agentury nabízejí, jsou skutečně pestré. Stačí se rozhodnout, zda a které z nich využijete.

Někomu se může zdát placení za něco, co si je schopen zajistit sám, zbytečné. Otázkou je, zda jsem to schopen zajistit stejně kvalitně. Jistě, pokud nevyberete dobře personální agenturu a její služby nesplní vaše očekávání, je jakákoli odměna nepřiměřená. Zkušená personální agentura by ovšem měla být zárukou výběru kvalitního zaměstnance a tedy ušetření prostředků nejen za uspořádání kompletního výběrového řízení, ale mnohdy také za zdlouhavé hledání, nebo dokonce opakované zaškolování lidí, kteří se nakonec neosvědčí. Může vám ušetřit nejen peníze, ale také čas. A hlavně kvalitně zajistí vybrané personální činnosti.

Podobné je to i s ostatními službami, které personální agentury poskytují. To nejdůležitější je tedy zvážit, zda jsou lidé ve vašem personálním oddělení natolik zkušení, aby dosáhli kvality a rychlosti práce personální agentury. Pokud ano, pak postačí jen čas od času využít poradenství, které agentury ve všech oblastech personálního řízení nabízejí, a na základě jejich doporučení své postupy mírně korigovat.

V posledních letech se trh personálních agentur částečně pročistil. Současná krize přispívá k dalšímu zpřehlednění, kdy zůstávají převážně silnější hráči. A také Ministerstvo práce a sociálních věcí již nějakou dobu zpřísňuje podmínky pro vydávání licencí a další zpřísnění plánuje. Bohužel stále jsou mezi agenturami vedle solidních také černé ovce, na které je třeba si dát pozor. Ale ani tento fakt by vás neměl odradit od navázání spolupráce v oblastech, které pomohou k ještě vyšší konkurenceschopnosti vaší firmy.

JAK POZNAT KVALITNÍ PERSONÁLNÍ AGENTURU?

- Licence. Každá personální agentura (soukromá zprostředkovatelna práce) musí mít licenci ministerstvem práce a sociálních věcí. Seznam všech schválených agentur lze najít na webu MPSV. Kvalitní agentura by také měla být členem Asociace provozovatelů personálních služeb (APPS).

- Reference. Zjistěte si, kolik podobných projektů agentura realizovala, a k těmto projektům si vyžádejte reference. Nejlepší referencí jsou samozřejmě osobní kladné zkušenosti Vašich známých nebo spolupracujících firem. Mimo to by měla mít personální agentura obecně dobrou pověst na trhu.

- Specializace. Má-li agentura splnit vaše očekávání, měla by se specializovat na obor, v němž působíte, nebo mít alespoň specializované oddělení.

- Podmínky spolupráce a cena. Nevyplatí šetřit za každou cenu. Kvalitní služba má totiž svou hodnotu. Dejte si pozor, pokud je cena jedinou konkurenční výhodou agentury na trhu. Na druhou stranu ani velmi drahé ještě nemusí znamenat nejlepší. Zajímejte se, čím je tato vyšší cena dána. Kvalitní agentura vám nabídne určitou záruku. V recruitmentu je to běžný jev. Část odměny zaplatíte předem a druhou část poté, co se zaměstnanec osvědčí, tedy po uplynutí zkušební doby. Některé agentury nabídnou vrácení zálohy nebo vyhledání nového pracovníka zdarma, pokud se zaměstnanec neosvědčí. Některé agentury dokonce požadují celou platbu až zpětně.

- Smlouva a korektní jednání. Požadujte transparentní a solidní jednání. Dohodněte si rozsah práce a konkrétní termíny v nichž bude práce odvedena. Vše zaneste do smlouvy. Požadujte, aby byla jasně formulovaná. Pečlivě si ji předem prostudujte. Chtějte osobně poznat ty, kteří vám budou jako konzultanti přiděleni. Požadujte plnění smlouvy a jejím plnění se nechejte průběžně informovat. Nedostatečnou komunikaci nebo její přerušení vnímejte jako alarmující. V případě agenturního zaměstnávání je pak třeba si dát pozor na vyloženě nesolidní praktiky některých agentur, jako je nadužívání dohod o provedení práce (z tohoto typu práce není nutné odvádět sociální a zdravotní pojištění).