Cestovní náhrady pro rok 2012 - v kostce

Níže uvedený přehled si klade za cíl poskytnout (podnikatelské sféře) vodítko pro výpočet cestovních náhrad zaměstnanců v částce, která nebude podléhat zdanění podle zákona o daních z příjmů.

(Zaměstnavatelé mohou uvedené limity upravit v rámci vnitřního předpisu, nicméně náhrady poskytnuté nad uvedený rámec podléhají zdanění a odvodům sociálního a zdravotního pojištění. V této souvislosti upozorňuji na skutečnost, že krácení stravného - viz níže - je od roku 2012 povinností přímo ze zákona).

1. UBYTOVÁNÍ

Náhrada výdajů za ubytování přísluší v prokázané výši.

2. JÍZDNÍ VÝDAJE

Náhrada jízdních výdajů přísluší v prokázané výši.

Za použití soukromého vozidla pro služební účely (na žádost zaměstnavatele) však přísluší základní náhrada za každý 1 km jízdy a náhrada za spotřebované pohonné hmoty (dále "PHM"). Cílem základní náhrady je kompenzovat opotřebení vozidla. Základní náhrada pro rok 2012 u osobních vozidel činí 3,80 Kč. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty je odvozena z technických parametrů vozidla (průměrný údaj o spotřebě podle technického průkazu) a ceny pohonné hmoty prokázané dokladem nebo v následující výši:

Náhrada za spotřebované pohonné hmoty za kilometry ujeté mimo území České republiky při zahraniční pracovní cestě přísluší v cizí měně.

3. STRAVNÉ

Tuzemské pracovní cesty

Při tuzemské pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné za každý kalendářní den ve výši:

> 64 Kč až 76 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

> 96 Kč až 116 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,

> 151 Kč až 181 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pokud zaměstnavatel neurčí výši sazby stravného před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby rozpětí.

V případě jedné pracovní cesty, která spadá do 2 kalendářních dnů, je možné posuzovat dobu trvání pracovní cesty dohromady za oba dva dny, pokud to je pro zaměstnance výhodnější. To však neplatí pro tuzemskou část zahraniční pracovní cesty.

V případě více pracovních cest v jednom kalendářním dni je nutné posuzovat každou pracovní cestu samostatně.

Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen "bezplatné jídlo"), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:

> 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

> 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

> 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pozor! Povinnost krácení stravného platí i v případě, kdy je snídaně již zahrnuta v ceně ubytování.

Stravné zaměstnanci nepřísluší vůbec, pokud mu během pracovní cesty, která trvá

> 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

> 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Zahraniční pracovní cesty (tj. cesty mimo území České republiky)

Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně. Denní základní sazby zahraničního stravného pro jednotlivé státy jsou každoročně stanoveny vyhláškou Ministerstva financí (pro rok 2012 vyhláškou č. 379/2011 Sb.) .

Zaměstnavatel může určit nebo se zaměstnancem sjednat před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného v jiné výši, takto určená/sjednaná sazba však musí odpovídat nejméně 75% sazby podle výše uvedené vyhlášky.

Stravné v cizí měně přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty ve výši:

> základní sazby, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin,

> 2/3 základní sazby, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

> 1/3 základní sazby, trvá-li pracovní cesta 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné za tuzemskou pracovní cestu

Trvá-li zahraniční pracovní cesta méně než 1 hodinu, resp. 1-5 hodin, pokud zároveň přísluší tuzemské stravné, zahraniční stravné se neposkytuje. Tato doba se následně přičte k době trvání tuzemské pracovní cesty.

Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:

> 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

> 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

> 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pozor! Povinnost krácení stravného platí i v případě, kdy je snídaně již zahrnuta v ceně ubytování.

Stravné zaměstnanci nepřísluší vůbec, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

> 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

> 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Zaměstnavatel může zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného. Procentuelní výši určí zaměstnavatel. S novelou zákoníku práce se objevily dva možné výklady toho, z jaké částky stravného se kapesné vypočítává, zda z částky stravného zkráceného o bezplatně poskytnuté/á jídlo/a nebo z částky nekráceného stravného. Generální finanční ředitelství ve svém stanovisku potvrdilo, že kapesné lze poskytovat zaměstnancům do výše 40% zahraničního stravného určeného podle délky doby v zahraničí, nikoliv ze zkráceného zahraničního stravného z důvodu poskytnutého bezplatného jídla.

Pro účely stanovení délky trvání zahraniční pracovní cesty je rozhodnou dobou pro vznik nároku na náhrady poskytované v cizí měně přechod české státní hranice a při letecké přepravě odlet a přílet letadla podle letového řádu.

Při výpočtu stravného v případě států nesousedících s Českou republikou je nutné zohlednit i dobu strávenou průjezdem jednotlivých sousedících států a také samozřejmě cestu po území České republiky (za tu eventuelně přísluší tuzemské stravné). Pokud v jednom kalendářním dni zaměstnanec stráví čas v průběhu pracovní cesty ve více státech, východiskem pro výpočet stravného je základní sazba stanovená pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví nejvíce času.

3. OBECNĚ

Vyúčtování pracovní cesty by měl předložit zaměstnanec do 10 dnů od ukončení pracovní cesty, pokud nebylo dohodnuto jinak.

Při přepočtu konečného vyúčtování na českou měnu, se použije kurz ČNB ke dni, kdy byla poskytnuta záloha na pracovní cestu. Pokud záloha poskytnuta nebyla, použije se kurz k datu nástupu na pracovní cestu.

Na závěr bych přece jen ráda uvedla, že problematika výpočtu cestovních náhrad je poměrně komplexní a zejména s ohledem na změnu právní úpravy od roku 2012, která má výrazný dopad do "nezdanitelnosti", resp. "zdanitelnosti" poskytnutých cestovních náhrad, doporučuji důkladně revidovat existující interní předpisy a postupy aplikované při výpočtu.

Alena Vávrová

Country Manager, Contract Administration, spol. s r.o.