Správa dokumentů se přesouvá do cloudu a na mobilní zařízení

Řada z dnešních společností a firem se bez vhodného systému pro podporu správy dokumentů, tzv. DMS (Document Management System), jednoduše neobejde. Hraje totiž klíčovou úlohu při efektivní správě dokumentů v průběhu celého jejich životního cyklu od jejich vytvoření nebo digitalizace fyzického dokumentu přes zpracování až po dlouhodobou archivaci.

"Zavedením systému pro správu dokumentů získává firma výhodu při elektronické výměně a evidenci informací, a to nejen v rámci firmy, ale i vně - s dodavateli, odběrateli a partnery," říká Michal Grepl, produktový manažer ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech. Navíc je podle něj možné takový systém adaptovat na různá prostředí.

"Skutečně každý zákazník si může dovolit systém pro správu a oběh dokumentů, uzpůsobený jeho potřebám. Důležité je si uvědomit, že tato řešení dokáží přinést úsporu již ve společnostech, které zpracují alespoň padesát dokumentů denně," tvrdí Grepl.

Správa dokumentů v ČR

V kontextu EU české společnosti v nasazení DMS nezaostávají, naopak jsou na tom po této stránce dobře, shodují se odborníci. Ne vždy však firmy využívají jejich potenciál naplno. "Zabývám se DMS více než dvacet let a stále mám pocit, že v ČR platí rovnice - DMS rovná se systém pro archivaci a schvalování," říká Miroslav Tětek ze společnosti Onlio, kde je zodpovědný za oblast ECM/DMS. "Typický zákazník DMS chce buď převést svoje stávající uložiště někam, kde se v tom konečně 'vyzná', nebo chce řešit pouze 'schvalování faktur'. To, že ve své společnosti má spoustu jiných dokumentů a informací, které jsou vhodné pro DMS, si nechce připustit," dodává. S tím, jak firmy čelí stále většímu tlaku zvládat velká množství dokumentů, si však řada z nich tento problém začíná uvědomovat.

"Mnoho společností stále plýtvá kapacitami a časem svých zaměstnancům neefektivním zacházením s dokumenty," poznamenává Grepl a dodává: "Díky neustálému vývoji se systémy ve svých možnostech posunuly tak, že je možné je přizpůsobit potřebám uživatelů a automatizovat stále větší množství denních procesů."

Samotné nasazení DMS či ECM řešení může být podle dodavatelů poměrně rychlé, jeho uvedením do produkčního provozu však ještě nic nekončí: "Je důležité začít jej používat a zahrnout do něj většinu vhodných firemních agend," radí Tětek.

Díky tomu lze počítat se zefektivněním vlastního vnitřního chodu firmy - se zrychlením procesů, tj. skutečné práce lidí - a vyčíslit skutečné úspory společnosti. "Obecně lze říci, že po počátečním nasazení DMS dochází u většiny zákazníků k jeho rozvoji zevnitř, kdy zákazníci sami aktivně generují požadavky na využití DMS v jejich každodenních agendách," dodává Tětek.

Kam však oblast správy dokumentů směřuje dál?

Dokumenty míří do cloudu

Dokumenty přístupné kdykoliv, odkudkoliv. Stačí připojení k internetu a webový prohlížeč. Tak lze popsat jeden z nejvýraznějších trendů v oblasti DMS za poslední dobu, DMS v cloudu. Jakkoliv možná termín "cloud" budí coby slůvko, které je právě v kurzu, nedůvěru, v řadě oblastí se stal akceptovanou realitou. A to v poslední době platí také v oblasti DMS.

Tento v DMS relativně nový trend v současnosti zajímá většinu dodavatelů. "Jde o nasazení DMS jako cloudové a hybridní služby, nejčastěji v modelu SaaS (software jako služba), kdy klient hradí měsíčně pravidelnou platbu a obvykle neplatí žádné jiné poplatky, např. implementační," popisuje Miroslav Tětek.

Poplatky přitom odpovídají objemu využití služby a mohou se měnit adekvátně podle jejího využití, např. podle počtu uživatelů skutečně pracujících s DMS nebo podle objemu dat ukládaných v cloudu. Výhodou je navíc rychlá a bezproblémová škálovatelnost.

Zajímavé je především to, že cloud možnosti DMS zpřístupňuje i menším a středním firmám, pro které byla dosud implementace těchto řešení nedosažitelnou metou.

"Je to varianta zajímavá především pro firmy, pro něž by tradiční implementace DMS, která zahrnuje nejen vstupní investice na aplikaci a nasazení, ale také náklady na infrastrukturu a provoz (a nezbytné know-how), byla z pohledu financí nedosažitelná," uvádí David Tomaier, manažer oblasti Document Management ve společnosti Trask solutions.

Při volbě vhodného cloudového DMS hraje roli řada kritérií. "Nejde jen o cenu, ale i vyspělost nabízených funkcionalit a možností," vysvětluje Tomaier. "Ačkoliv na trhu dominují relativně jednoduchá cloudová DMS, která poskytují jen základní možnosti a funkce pro ukládání a správu dokumentů (repozitář), existují také cloudová řešení s podporou základních agend, procesů a správy celého životního cyklu dokumentu od jeho vytvoření či digitalizace až po dlouhodobou archivaci v důvěryhodném archivu s garancí právní prokazatelnosti," doplňuje Tomaier.

Z výhod zpřístupnění dokumentů kdykoliv a odkudkoliv v cloudu například pro usnadnění spolupráce však nemusí těžit jen malé a střední firmy, ale i velké organizace, které spoléhají na vnitrofiremní DMS. Ty mohou vsadit na hybridní řešení integrovaná s cloudovou infrastrukturou, což jim například dává možnost ukládat některá specifikovaná data v cloudu a ta ostatní ve vnitrofiremním DMS nebo využít cloudové úložiště dokumentů a pracovat nezávisle na lokalitě.

Podle Tětka začíná většina klientů pracovat s čistě elektronickými dokumenty a postupně jsou přidávány další oblíbené funkce, jako je workflow nebo skenování. "Standardem se již stává také integrace s dalšími informačními systémy zákazníka. Znamená to, že zákaznické dokumenty jsou po zpracování v DMS i s výsledky workflow předávány do dalších systémů a aplikací, jako je např. účetnictví. Poměrně běžné je už i to, že dokumenty uložené v DMS systému jsou zobrazitelné také z jiných informačních systémů zákazníka," uvádí.

Mobilní přístup k dokumentům

Manažeři nebo obchodníci dnes bez tabletu a smartphoonu neudělají ani krok.

"Uživatelé si zvykli ze svých mobilních zařízení pracovat kdykoliv a odkudkoliv téměř s libovolnými firemními aplikacemi a daty. A to se postupně přenáší i do oblasti práce s dokumenty. Tomuto trendu jdou už z principu vstříc cloudová DMS, ale začínají jej reflektovat také dodavatelé tradičních DMS platforem," říká David Tomaier.

Mobilní přístup k dokumentům se tak postupně bude stávat naprostou samozřejmostí. Dodavatelé, kteří udávají krok na trhu, dnes poskytují rozšířený přístup k repozitářům dokumentů prostřednictvím integrovaných webových aplikací a poskytují uživatelům samoobslužné funkce správy dokumentů. Uživatelé tak již nejsou vázáni na desktopové aplikace na svém pracovišti.

"Moderní platformy umožňují využít pro přístup k dokumentům z webového rozhraní nebo mobilní aplikace s responzivním designem a podporují dokonce i bezpečnou práci offline. Důležitou roli však hraje také dobře navržené, uživatelsky přívětivé rozhraní," popisuje Tomaier.

Přicházejí však další inovace, například integrace sociálních kanálů, které dnes pro řadu uživatelů představují lepší prostředek komunikace než například e-mail, který je při zpracování dokumentů poměrně neefektivní, ale dodnes často využívaný. Díky integraci plánování, workflow, správy dokumentů a komunikace do jednoho prostředí je firma schopna docela výrazně zefektivnit svůj provoz a procesy, které jsou navázány na oběh dokumentů.

Dalším aspektem je zjednodušení přístupu k dokumentům pro klienty. Zajímavým fenoménem jsou v tomto smyslu tzv. klientské portály, které umožňují snadné sdílení dokumentace (například smluv) s klienty prostřednictvím přímého onlinového přístupu.

Kdy zmizí papír?

Přesto však budoucnost mluví jasně ve prospěch digitalizace dokumentů a jejich správy prostřednictvím DMS. "Zájem o tato řešení roste. Nasazujeme je dokonce už i v konzervativních firmách se starými strukturami, ve kterých byl dříve elektronický oběh dokumentů nebo elektronický archiv tabu," potvrzuje Grepl.

Není pochyb o tom, že do budoucna se společnost, která chce dosáhnout efektivity při práci s dokumenty a udržet si pozici a konkurenceschopnost na trhu, bez systému pro správu a automatizaci oběhu dokumentů obejde jen stěží. "Systémy DMS - ve spojení například s řešením pro biometrické podepisování či důvěryhodnou archivaci - jsou navíc jedním z klíčových stavebních kamenů bezpapírového prostředí, k němuž začíná řada společností v rámci zvyšování efektivity a dosažení úspor směřovat," upozorňuje David Tomaier.

"Očekáváme, že papírové archivy a papírový oběh dokumentů se do deseti let stanou v určitých oblastech zcela výjimečné," je přesvědčen Grepl. Nejvýraznější přechod k elektronickému oběhu dokumentů se podle něj předpokládá v rámci účetních dokladů a fakturace, platebních příkazů, objednávek, evidencí smluv, schvalovacích materiálů, ISO dokumentace a dalších.

Brzdou je legislativa

Pokud jde o budoucnost, měla by Česká republika podle většiny dodavatelů DMS řešení udělat krok vpřed především v podpoře ze strany státu. "Bylo by vhodné, aby už skončil právní chaos v oblasti pravosti a uznávání plně elektronických dokumentů," míní Tětek. "Pro mnoho českých firem by byla opravdu srozumitelná a reálně proveditelná legislativa významným impulsem pro implementaci DMS."

Příkladem oblasti, která je situací v legislativě poznamenána, je podle Grepla především elektronická fakturace. "Ta je jednak částečně limitována nepřesným výkladem české legislativy, jednak zaběhlými procesy, které mnozí uživatelé nechtějí měnit," vysvětluje. Pomoci podle něj může osvěta zaměřená na možné úspory a řešení elektronického zpracování a dlouhodobé archivace.

Velmi důležitou roli hraje legislativa v oblasti cloudových DMS. "Velmi důležitým aspektem je shoda s evropskou a českou legislativou, dotýkající se mimo jiné také lokality fyzického uložení dokumentů obsahujících například citlivá klientská data a jejich důvěryhodné archivace s ohledem na právní prokazatelnost jejich původu a neměnnosti. Obecně lze však říci, že z hlediska legislativy se jedná o již prošlapanou cestu - alespoň pokud za cloudovou službou stojí zkušený dodavatel či poskytovatel," říká David Tomaier.

Článek byl publikován v ICT revue.