Díky mobilním aplikacím můžete mít přehled o firmě v jedné kapse

Hlavním rozdílem mezi klasickým a takzvaným chytrým telefonem je možnost instalovat aplikace, kterých pro tři vedoucí mobilní platformy (Android, iOS a Windows Phone či Windows 10 Mobile) existuje bezmála 3,5 milionu. Instalace aplikací rozšiřuje možnosti využití telefonu jako univerzálního pracovního nástroje, se kterým si v terénu a u zákazníků vystačíte, aniž byste s sebou nosili notebook.

Pro podnikání přitom mohou sloužit i aplikace určené primárně pro zábavu. "Pro naše klienty spravujeme profily na sociálních sítích, jako jsou Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn nebo Twitter. Související mobilní aplikace nám umožňují pracovat se stejnou efektivitou, jako kdybychom seděli u pracovního stolu," říká Vratislav Klega, managing partner firmy SocialBooster. "Pracovně používám aplikace Facebook, Instagram, LinkedIn, Whats­App Messenger či Booking.com. Líbí se mi, že mám všechno pohromadě," doplňuje Kamila Jahodová, majitelka autorského ateliéru Fraise.

Mobilní aplikace jsou často branou ke službám na vzdálených serverech, které již firma využívá. Kromě programů, jako jsou Skype, WhatsApp nebo jakékoli e-mailové služby, se může jednat o různé kalendáře (sdílené v rámci týmů), aplikace na správu poznámek, řízení projektů nebo účetnictví. Velkou výhodou je, že základní varianty těchto služeb, včetně souvisejících aplikací, je možné v rámci jednotlivých uživatelů nebo menší firmy často využívat zdarma. Samozřejmá je navíc i spolupráce mezi aplikacemi v počítači a v mobilním zařízení, jak potvrzuje Ondřej Švrček, ředitel firmy Neogenia: "Všichni ve firmě používáme aplikaci Trello na řízení a plánování projektů v týmech. Trello má jak klasickou počítačovou variantu, tak mobilní aplikaci, všichni v něm mají zadané úkoly a vidí i přehled úkolů ostatních."

Kapesní účetní

Bez internetového bankovnictví se dnes neobejde téměř nikdo a podobnou samozřejmostí se stávají i bankovní aplikace pro ovládání účtů z mobilních telefonů. Bankovní aplikace pro smartphony nabízejí dnes už všechny větší banky a samozřejmě je lze využívat i pro obsluhu firemních účtů. Díky možnosti načítání takzvaných QR kódů, ve kterých je uloženo číslo účtu, variabilní symbol a částka k úhradě, lze s použitím fotoaparátu smartphonu velmi rychle platit faktury, které jsou takovým QR kódem opatřeny. "Používám aplikace pro bankovnictví, navigace, slovníky či měnové kurzy," konstatuje Tomáš Netolický, generální ředitel firmy ­Xanadu.

S pomocí šikovné aplikace iDoklad je možné přímo v telefonu nové faktury vystavovat, zanášet jejich úhrady a generovat si různé přehledy a statistiky. Aplikace iDoklad, která je propojena se stejnojmennou internetovou službou, je k dispozici zdarma a poradí si i se správou kontaktů obchodních partnerů a ceníků, na základě kterých lze následně vystavovat faktury.

Internetová verze služby iDoklad jde ještě mnohem dál a poradí si i se správou přijatých faktur nebo vygenerováním a odesláním podkladů k daňovému přiznání, přiznání k DPH a souvisejícímu kontrolnímu hlášení. Velmi podobné funkce nabízí také program Fakturoid, který je rovněž propojený se stejnojmennou internetovou službou, využitelnou zdarma pro fakturaci nejvýše pěti klientům.

S vedením firemních financí pomáhá například i aplikace Expensify, která slouží ke sledování nákladů, reprezentovaných účtenkami za zboží a služby. Účtenky se do aplikace zanášejí ofocením kamerou telefonu a lze je párovat s platebními kartami. K dispozici je i funkce na rozpoznávání částek na účtenkách a jejich export do firemních systémů (v placené verzi aplikace). Náklady lze ovšem zadávat i ručně, a to například v podobě vzdálenosti ujeté autem nebo stráveného času (s určenou hodinovou sazbou).

Dokumenty stále při ruce

Do základní výbavy smartphonu podnikatele bezpochyby patří i aplikace pro přístup ke vzdáleným serverům s úložišti dat (cloudové služby). Prostřednictvím takové aplikace se kdykoli dostanete ke všem smlouvám, objednávkám, nabídkám, fakturám i dalším dokumentům. Je celkem jedno, jestli si jako úložiště zvolíte službu Dropbox, OneDrive nebo Disk Google.

Operační systémy pro mobilní zařízení

Aplikace Disk Google ovšem rovnou nabízí i funkci skenování papírových dokumentů fotoaparátem chytrého telefonu a jejich nahrávání do vzdáleného úložiště v podobě PDF souborů. Dlužno říci, že stejnou funkci v kvalitnější podobě nabídne i řada dalších programů, mezi nimi například CamScanner nebo Genius Scan, které navíc opraví zkreslení způsobené fotografováním z úhlu, oříznou okraje dokumentu a ve formátu PDF jej nahrají do cloudového úložiště.

Pokud jde o práci s dokumenty, nemůžeme opomenout ani kancelářské aplikace na prohlížení a úpravy textů, tabulek a prezentací. Své produkty mají Google i Microsoft, přičemž výhodou aplikací prvního ze jmenovaných dodavatelů (Dokument, Tabulky a Prezentace Google) je bezproblémová spolupráce více uživatelů nad společnými dokumenty, zatímco mobilní kancelářské aplikace od Microsoftu (Word, Excel a PowerPoint) více odpovídají standardu zažitému ze světa počítačů.

Neuděláte chybu, pokud svůj telefon vybavíte oběma sadami těchto aplikací, a navíc přidáte i některý z oblíbených programů na správu poznámek, jako jsou Evernote, OneNote nebo Poznámky a seznamy Google Keep.

"Neobejdu se bez plnohodnotného poštovního klienta Outlook a firemního komunikačního nástroje HipChat, abych byl stále v kontaktu s klienty a svým týmem. Pro správu úkolů a poznámek využívám aplikace Wunderlist a Evernote a pro okamžitý přístup k potřebným dokumentům cloudovou službu Dropbox," popisuje výbavu svého smartphonu Jiří Vaško, vedoucí týmu Mailforce ve společnosti Inveo.

Šikovné nástroje

Nabídka mobilních aplikací, jež jsou určeny pro využití při podnikání, je nepřeberná a je pravděpodobné, že pro každý účel najdete více než jednu vhodnou aplikaci. Pokud by to přesto nestačilo, můžete prostřednictvím chytrého telefonu (spíše ale přes větší obrazovku tabletu) ovládat i počítač ve vaší kanceláři. Budete k tomu potřebovat jen program TeamViewer, který dokáže bez složitého nastavování zpřístupnit v mobilním zařízení pracovní plochu vzdáleného počítače. Pro soukromé použití je TeamViewer zdarma, komerční nasazení vyžaduje úhradu licenčního poplatku.

Aplikace eFax (pro Android a iOS) vám umožní moderními prostředky nahradit archaické komunikační zařízení − faxy můžete prostřednictvím chytrého telefonu odesílat i přijímat. Ovšem levné to není − měsíční poplatek za využívání služby eFax činí 11 eur (zhruba 300 korun).

Patřičnou pozornost věnujte také výběru e-mailového klienta, přestože vaše mobilní zařízení bude aplikaci na přijímání a odesílání e-mailů obsahovat již ve své základní výbavě. V telefonech s Windows prakticky není na výběr, ale v zařízeních s Androidem či iOS můžete používat například aplikace Outlook, Blue Mail či CloudMagic, ve kterých lze spravovat více různých e-mailových schránek. Blue Mail a Outlook lze ovládat i uživatelsky nastavitelnými gesty a aplikace spolupracují i s cloudovými úložišti. CloudMagic lze zase propojit s dalšími aplikacemi a pak například do Evernote ukládat přílohy e-mailů.

"Ráda mám věci pod kontrolou, takže mi na smartphonu vyhovuje, že si mohu kdykoliv zkontrolovat e-mail, najít si potřebnou informaci, správnou trasu a být v kontaktu s lidmi. Pro synchronizaci e-mailových účtů vy­užívám CloudMagic, pro průběžné sledování výdajů mi vyhovuje Spendee, pro denní úkoly se mi nejvíce osvědčil Wunderlist, na projekty mi vyhovuje Podio a pro komunikaci s potencionálními klienty jsme v poslední době začali využívat Cloze," vyjmenovává Petra Pavičová, zakladatelka projektu LokalneIN a majitelka foodtrucku FoodIN.

Mobilní aplikace zasahují do všech oblastí, což potvrzuje Petr Kocian, zakladatel a ředitel očních klinik DuoVize a NeoVize: "Používám LockBox pro uchování hesel, ­Sight ­Selector s animacemi vidění a chorob oka, Cardless pro evidenci karet nebo aplikace iDatovka či Dopravní info. Sami jsme vyvinuli aplikaci Test zraku, kde si můžete udělat základní oční testy."