Jak uzavřít smlouvu na pořízení cloudových služeb

Cloudové služby zásadně mění nejen styl využívání ICT, ale rovněž i způsob, jakým firmy uzavírají smlouvy s poskytovateli internetových aplikací a dalších ICT služeb.

Jiří Matzner

zakladatel advokátní kanceláře Matzner et al 

Naprosto běžným způsobem uzavření smlouvy na čerpání služeb podnikových aplikací prostřednictvím internetu, ať už jde o on-line úložiště, kancelářské aplikace, nebo pokročilé podnikové systémy, je odsouhlasení obecných podmínek použití služby v rámci webového registračního formuláře připraveného na stránkách poskytovatele. To je skutečně velký rozdíl oproti podepsání klasické smlouvy s dodavatelem, kterého jsme si pečlivě vybrali, prolustrovali a se kterým jsme si dohodli individuální podmínky kontraktu. O to více je třeba si ohlídat, s jakými podmínkami poskytování služby vlastně souhlasíme.

On-line jako na papíru

V rámci české legislativy se uzavírání smluv po internetu řídí především ustanoveními tzv. nového občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.), který 1. ledna 2014 nahradil stávající obchodní zákoník. Nový občanský zákoník (v § 1824 až 1827) zrovnoprávňuje podpis papírové smlouvy s uzavřením smlouvy na dálku (tzv. distančním způsobem), například prostřednictvím telefonu, e-mailu, SMS či webové stránky. Zákon přitom uvádí, že se za správné a úplné považují i digitální zprávy, tedy například e-mail s potvrzením objednávky. V případě sporů je to ovšem dodavatel, kdo musí dokázat, že přijal objednávku v digitální podobě (typicky předložením e-mailu, záznamu telefonického hovoru apod.), u které je schopen prokázat, že nedošlo k úpravě jejího obsahu.

Ovšem smlouvy o užívání cloudových služeb na základě pravidelného předplatného se nejčastěji uzavírají se subjekty sídlícími mimo Českou republiku nebo Evropskou unii. Zpravidla přitom dochází k přesunu jurisdikce na americkou půdu, do státu stanoveného ve smlouvě dodavatelem služby. To ale znamená značné komplikace, pokud dojde s poskytovatelem ke sporu, eskalovanému až k soudnímu jednání. Proto je třeba se ošetřit předem, prověřit si klíčové parametry poskytované služby a nespoléhat se na možnost domoct se svých práv soudně.

Za co platíme?

Dříve, než zaplatíme, je třeba si ověřit, co vše předplacená služba vlastně obsahuje. Za jakou úroveň služby (pokud jde o kapacitní či funkční omezení) a pro jaký počet uživatelů platíme? Nedáváme současně s tím souhlas s účtováním dalších poplatků, například za aktivaci služby, servis nebo konverzi dat? A jak dlouho bude za daný poplatek služba poskytována, resp. jak dlouhá je výpovědní lhůta, pokud již službu nebudeme chtít používat?

Tyto otázky se týkají především účtování cloudové služby, ale co její funkční parametry? Garantuje nám poskytovatel určitou úroveň dostupnosti služby? A jakých náhrad se můžeme domoct, pokud nebude dodržena? Zálohuje provozovatel všechna naše data, nebo musíme tento kriticky důležitý aspekt podnikových aplikací řešit (samozřejmě s dodatečnými náklady) sami? V případě, že předplacená cloudová služba, například CRM systém, pracuje s osobními daty, je naší povinností zároveň řešit, kde budou tato data uložena a jakým způsobem budou zabezpečena před odcizením a zneužitím. Na relativně přísné evropské zákony na ochranu osobních údajů naštěstí již řada poskytovatelů cloudových služeb pamatuje a svým zákazníkům garantuje, že citlivá data neopustí území Evropské unie.

Nebojte se vyjednávat

Přestože se na první pohled může zdát, že jsou cloudové služby poskytovány "tak, jak leží a běží", řada jejich poskytovatelů má lokální či alespoň evropské zastoupení, se kterým je, zejména u větších kontraktů, možné vyjednávat o individuálních podmínkách smlouvy. Většinu cloudových služeb lze navíc krátkodobě bezplatně vyzkoušet. Využitím testovacího období se lze vyhnout nepříjemnému a zdlouhavému vymáhání vrácení platby za službu, se kterou nebudete spokojeni.

Sloupek byl publikován v ICT revue 11/2016.