Bezpapírová kancelář? Ano, ale tiskne se stále stejně...

Je to již delší dobu, co se hovoří o tzv. bezpapírové kanceláři, tedy o provozu kanceláře bez zbytečného tisku dokumentů. To je jistě s ohledem na ekologii směr žádoucí a chvályhodný, který se ale nedaří zcela naplňovat, a to hned z několika různých důvodů. Přesto lze zcela bezpečně prohlásit, že tisková zařízení a související řešení kráčí k úspornosti a že jsou pro uživatele čím dál tím přívětivější a nabízejí mnoho nových inteligentních nástrojů.

Václav Dvorský

marketingový manažer společnosti Janus

Projekt bezpapírové kanceláře působí na první pohled velmi optimisticky a rozumně. V mnoha ohledech ho lze skutečně také dodržovat, protože celá řada dokumentů obíhá ve firmách jen v elektronické formě a netisknou se vlastně nikdy. Proč se tedy tisknou stále velké objemy? Velmi ironicky působí fakt, že za to vlastně může moderní technika. Proč? Zatímco dříve bylo vytvoření dokumentu mnohem těžší - vždyť napsat ho na psacím stroji nebo perem na papír trvalo určitou dobu -, dnes jej lze vytvořit díky textovému editoru a dalším aplikacím velmi snadno. Navíc lze na internetu najít stále více informací, které často k vytištění prostě svádějí. Agenda kolem neustále rostoucího množství zaměstnanců také neklesá, spíše naopak. Je tedy rozumné se spíše smířit s tím, že se tisknout bude, a hledat cesty, jak celý proces tisku výrazně zracionalizovat. A jak se ukazuje, moderní tisk právě k tomuto cíli kráčí mílovými kroky.

Tak předně, díky softwarovým řešením, která jsou dnes běžně součástí tisku ve firmách, lze velmi snadno veškerý tisk personalizovat. Díky tomu lze vysledovat, kdo kolik tiskl, a zjistit, zda byl tento tisk nezbytný. Což se ukazuje jako lepší řešení než striktně tisk zakázat a přidělovat na základě aktuální potřeby. Zkušenosti firem ukazují, že je vždy lepší nastavit zaměstnancům tisk na hlavní centrální tiskárně, která se nemusí zahřívat a je stále v permanenci, než na několika malých tiskárnách lokálních. Takový tisk je totiž jak ekologický, tak ekonomický. Díky moderním nástrojům lze ale omezit například tisk barevný anebo tisk na velké formáty.

Co se hardwaru týká, trend jasně ukazuje příklon k multifunkčním zařízením, která kromě tisku zvládnou celou řadu dalších úloh. Dokument mohou zkopírovat či naskenovat a jako soubor v různých formátech (PDF, JPG...) odeslat buď do e-mailu, či na úložiště na serveru. Tiskárny nabízejí i rozpoznávání textu, a tím vším se velmi usnadňuje možnost digitalizace dokumentů. Je totiž jistě snadnější použít jedno zařízení, které se ovládá pomocí digitálního displeje než muset využít zařízení lokálního a poté na připojeném počítači určit, co je zapotřebí s digitální kopií provést.

Vše se děje pochopitelně šifrovaně, takže je dokument dostupný jen povolané osobě. Ke svému účtu se lze přitom přihlásit buď pomocí hesla, nebo čipové karty. Výrobci tiskáren nezapomínají ani na ekologii, tiskárny se dnes vyrábějí ze součástí, které vydrží déle. Důraz se klade také na vzájemné propojení tiskových zařízení ve firmě. Řada výrobců dnes nabízí ve svých tiskových zařízeních i otevřené vývojové softwarové platformy, díky kterým lze tato zařízení jednoduše propojit s ostatními systémy, a tak je plně integrovat do firemního prostředí.

Úspornost, bezpečnost a přívětivé ovládání, to vše jsou důvody, proč moderní tisková řešení využívat a proč do nich investovat. Dejte jim šanci i vy.

Sloupek byl publikován v ICT revue 11/2016.