Jednoduchá řešení i pro složité problémy

Která část vašeho portfolia představuje v tuto chvíli hlavní byznys společnosti?

Zájem klientů o naše produkty je rovnoměrně rozložen do celého portfolia. Nelze vypíchnout jeden z produktů, o nějž by byl zájem výrazně větší. Tento fakt činí naši společnost stabilní a odolnou proti krátkodobým výkyvům poptávky. Naši klienti se rekrutují ze všech sfér bez ohledu na jejich velikost, trh nebo způsob podnikání.

Pokud bych měl konkrétně jmenovat pilíře produktové nabídky, tak jde hlavně o náš vlastní document management systém vyvinutý na platformě Alfresco nebo nástroje pro řízení týmové spolupráce australské společnosti Atlassian. Dále vyvíjíme weby a rozsáhlá portálová řešení.

Vy sám jste do firmy přišel vloni jako odborník na řešení pro správu životního cyklu dokumentů s plánem rozvoje řešení DMS eDoCat. Jedním z cílů přitom bylo etablovat DMS v cloudu. Daří se vám to? V jaké formě z vaší strany a ze strany vašeho koncového zákazníka?

Naše řešení poskytujeme formou SaaS, tedy software jako službu na našem vlastním cloudovém řešení, ke kterému se klienti připojují přes prohlížeč. Etablovat DMS v cloudu se nám daří zejména v situaci, kdy klienti deklarují zájem o naše řešení, ale také mají zároveň strach z chybného rozhodnutí. Velmi často proto používáme cloudové řešení jako nástroj pro PoC, proof of concept. Zákazník si za minimální náklady ověří, že v jeho provozních podmínkách je naše řešení životaschopné, a neplatí onen velký počáteční investiční náklad, který může pro větší počet uživatelů dosáhnout statisíců korun. Nemusí si na ně alokovat ani infrastrukturu, ani lidi, protože my mu zapneme naše cloudové řešení pro potřebný počet uživatelů, kteří si pak se svými dokumenty ověří eDoCat v praxi, i kdyby to mělo být jen v dočasném provozu. V okamžiku, kdy si ověří, že vše funguje, můžeme mu následně DMS překlopit do verze on-premise. Máme samozřejmě už i klienty, kteří si vše vyhodnotili a rozhodli se po ověření konceptu ve fungování v cloudu pokračovat. Právě nedávno jsme takto spustili rutinní provoz v cloudu pro klienta se 750 uživateli.

V čem mohou firmy spatřovat úspory, které by mělo přinést řešení pro správu dokumentů (DMS), případně automatizaci firemních procesů?

Odpovědět na tuto otázku je strašně těžké. Často jí také čelím při obchodních jednáních. Když se bavíme s lidmi, kteří mají opodstatnit investici do DMS vedení firmy. Cítí, že mají DMS zapotřebí, protože práce s dokumenty je v jejich firmě na nízké úrovni, ale všichni s nimi pracují.

Zvýšení efektivity při centralizaci práce s dokumenty je velmi těžké vyčíslit. Poměrně často u takových jednání slyšíme, že centrální úložiště mají na síťovém úložišti, kam dokumenty ukládají. Avšak hlavní princip, proč DMS ve firmě zavést, je přitom workflow, tedy řízení oběhu dokumentů. V každé firmě to mají nastavené jinak. Někde dodnes obíhají s papírovou podpisovou knihou, jinde posílají elektronické dokumenty v PDF, a tam se samozřejmě efektivita vyčísluje jinak než tam, kde ještě pracují s papírem. Každý k této problematice také přistupuje jinak. Někdo do ní zahrnuje i situaci, že nestihne včas schválit nabídku. Například v případě VIP nabídky pro speciálního klienta, kterou obvykle musí schválit obchodní ředitel, je čas jednou z hlavních konkurenčních výhod. Nejde proto pouze o to být všeobecně efektivnější ve vnitrofiremních procesech. To, že můžete dělat věci rychleji, přináší nejen úsporu, ale i příležitosti. Vyčíslit to z toho důvodu nelze, neboť u každé firmy se jedná o individuální proces a každá má jiný přístup.

Jsou si české firmy vědomy, co jim může přinést efektivní správa dokumentů či automatizace a optimalizace příslušných procesů?

Jak už to bývá, některé ano, některé ne. Máme spoustu firem i ze segmentu SMB, které si začínají potřebu DMS uvědomovat velmi jasně, i když mají třeba jen 50 uživatelů, což je z našeho úhlu pohledu malá firma. Ani nemusí mít stovky milionů korun obratu. Už i takové firmy si začínají potřebu DMS uvědomovat. Hodně také záleží na vedení firmy, zda je pokrokové a přístupné novému, nebo spíše poslouchá hlasy zevnitř, protože ty bývají velmi často ve stylu „nic takového nepotřebujeme, nám to takhle všechno vyhovuje, jak to je“. Uvědomění potřeby DMS už zde jednoznačně je, avšak neplatí univerzálně.

Jak je tomu s přijímáním DMS ve státní správě?

Máme řadu poptávek ze státní správy. I zde je patrná potřeba procesy zjednodušovat a nasazovat nástroje, které lidem usnadní jejich práci. Bavíme se tady hodně o efektivitě a úsporách. Je vhodné poukázat ale i na to, že díky DMS mají lidé jednodušší práci. Poptávka po zjednodušení je i ve státní správě.

Co všechno zavedení správy dokumentů a automatizace a optimalizace procesů obnáší? Ptám se hlavně na to, co je podstatné z hlediska úspěchu nasazení DMS?

Především je nutné provést analýzu, co se s dokumenty ve firmě děje a jakým podléhají procesům, jak se s nimi pracuje. DMS není krabicový software, který si koupíte, nasadíte a on pracuje. Ani ten náš. Samotnému nasazení předchází implementační analýza, která mapuje firemní procesy. Jedním z jejích výstupů mohou být i doporučení ke změnám, která obvykle vedou ke zjednodušení. Výsledkem analýzy pak je implementační projekt, na jehož základě si firma řešení DMS nasadí. Je ovšem docela obtížné dělat dvě věci najednou, a sice nasadit DMS a zároveň změnit procesy. My se proto při zavádění DMS držíme trochu konzervativnějšího přístupu. V první fázi většinou nasadíme DMS řešení a ke změnám v procesech přistupujeme až poté, co se uživatelé s novým systémem sžijí. Protože nasadit nový systém, a ještě k tomu změnit workflow, to už jsou dvě změny v jednom kroku, a na to uživatelé nereagují úplně dobře. Po nasazení totiž dostanou nástroje, které pak umožní změnit procesy snadno.

Co nejvíce ovlivňuje cenu implementace?

Množství zákaznických požadavků. Systémy DMS jsou spíše obecnější platformou, která je velmi široce parametrizovatelná. Už v úvodu je proto třeba hlídat rozumnou míru komplikovanosti. Čím více toho budete mít ve svých představách, tím více toho musíte odvést při analýze a tím složitější pak bude systém i na udržování, díky čemuž bude zapotřebí více pracovní síly. Každý den implementace navíc stojí při vyšší komplikovanosti další peníze.

Jakým způsobem podle vašich zkušeností využívají DMS vaši zákazníci?

DMS je v zásadě velmi jednoduchý systém. Dělá dvě základní věci. Za prvé ukládá dokumenty, a to se strukturovanými informacemi, které vám pomohou dokument najít v okamžiku, kdy jej hledáte. Jde o jistou míru dodatečné inteligence při ukládání dokumentů, kterou vám přináší DMS. Druhou základní funkčností DMS je řízení oběhu dokumentů. Obě tyto funkce naši klienti využívají. Samozřejmě má DMS spoustu dalších rysů a funkcí, které práci s dokumenty zjednodušují, například jde o jejich verzování, opatřování metadaty (popisnými daty), vyhledávání ve strukturovaných datech, fulltextové vyhledávání apod. Dnes už neklikáte ve složkách a nehledáte dokument podle názvu, prohledáváte jejich úložiště jako na Googlu, napíšete fulltextový dotaz a jako výsledek vám vypadne požadovaný dokument. Uložení dokumentu a jeho vyhledání, když jej potřebujete, a výkonné řízení oběhu dokumentů, to jsou tedy dvě základní a nejžádanější funkce.

Jaký vliv má efektivita využití na návratnost investice?

Firma, která se rozhodla DMS nasadit, zřejmě ví, proč to chce a zpravidla si to také dokáže spočítat. Potom už jen musí nutit své uživatele systém DMS používat v plné míře, jinak logicky efektivita a návratnost investice klesá. Samozřejmě také klesá efektivita procesů. To už si musí firma vyhodnotit sama. My jim dokážeme pomoci, protože jim můžeme dát reporty ze systému. Jde o vedlejší efekt, protože když máte procesy ve firmě svázány informačním systémem, můžete je vyhodnocovat a reportovat. Lze tak měřit výkonnost jednotlivých lidí, což není mezi zaměstnanci úplně populární, zavání to trochu policajtským dohledem. Ale firma jako celek musí vědět, jak efektivní procesy má a musí je umět vyhodnotit. Proto jsou také informační systémy díky reportovacím nástrojům cenné.

Lze ještě vysledovat nové trendy, které vidíte v oblasti DMS systémů?

Jejich principy zůstávají už dlouhou dobu stejné. To, co bych nazval novým trendem, je spíše přiblížení k uživatelům. Trendy můžeme vysledovat v zavedení mobilních platforem, v čistším a jednodušším uživatelském rozhraní či responzivním designu na různě velké zobrazovací plochy. Princip však zůstává stejný. Potřebuji někam uložit dokument, najít jej a poslat do oběhu.

V jaké cenové hladině se pohybujete oproti světovým gigantům FileNet od IBM nebo Documentum od EMC?

Když se na věc podíváte optikou jednorázového pořizovacího nákladu, pak určitě nejsme řešením za desetitisíce, ale ani za miliony. Pokud si chcete naše řešení koupit on-premise, tj. na váš vlastní server, jde o jednotky stovek tisíc za jednorázové pořízení. Náš úhel pohledu není optikou pořizovací ceny, ale spíše TCO čtyřletého provozu. Stejně to funguje, když zákazníkům nabízíme cloudové řešení, kde infrastrukturu poskytujeme my. Také záleží na rozměrech firmy a na záměru systém dále rozvíjet. Buď si systém pořídíte a čtyři roky jej provozujete ve stejné podobě, nebo si jej pořídíte, nasadíte, a další čtyři roky jej rozvíjíte do propracované podoby a investujete dále i do vývoje. Může tedy jít o nízké jednotky stovek tisíc až miliony, když se zákazník v dobrém slova smyslu „zblázní“ a chce mít Ferrari. To samozřejmě možné je.

Kromě systémů DMS nabízíte nástroje pro projektové řízení a týmovou spolupráci. Od kterých softwarových výrobců?

Naše firma Onlio je největším partnerem australské společnosti Atlassian a prezentujeme na trhu jejich software JIRA, který je světovou extratřídou v řízení procesů. Máme klienty, kde jsou desítky tisíc uživatelů. Poskytujeme jak licence, tak konzultační služby, takže můžeme být i rok přímo u klienta v klasickém režimu bodyshopu.

Ve kterých oblastech dnes nástroje pro projektové řízení a týmovou spolupráci největší nacházejí uplatnění a proč?

Tam, kde si to firmy začínají stále více uvědomovat. Jde o vynucování stále se opakujících jednoduchých principů. Příkladem může být požadavek na zákaznický servis. Ten má vždy definovanou strukturu, workflow je pořád stejné. Jednotlivé kroky se vynucují definovaným způsobem stále stejně. Zase jsme u toho, že pokud si nějaká organizace uvědomí, že určité kroky bude dělat pořád stejně a maximálně nad těmito procesy bude pracovat z nějakého vyššího nadhledu a jednou za čas je upraví a implementuje jejich změnu, pak je to pro ni v tomto případě největší přínos. Firmy si to začínají uvědomovat a řízení procesů v tomto smyslu na trhu rezonuje. Nástroje jsou tak jednoduché, snadno implementovatelné a široce parametrizovatelné do prostředí jakékoliv firmy, že přinášejí všem zákazníkům vysoký efekt. Jde o platformu, která vám dává příležitost customizovat vlastní řešení tak, aby bylo šité na míru. Tohle klienti velmi oceňují. Právě jsem měl prezentaci v projekční kanceláři o deseti lidech, kteří projektují pro plynařského giganta. Už teď jsou ve stavu, kdy potřebují procesy svázat, včetně procesů s úřady. Potřebují nástroje, které jim pomáhají třeba jen hlídat lhůty nadřízených projektů. I když je jich tak málo, tak takový dohledový nástroj prostě potřebují. Potřebují přitom úplně stejný nástroj, jaký používá například Komerční banka na všech svých pobočkách. Jde o neuvěřitelně customizovatelné a flexibilní prostředí, které se dá škálovat do jakýchkoliv podmínek. Jedná se o velmi cennou vlastnost našich systémů.

Prošly tyto nástroje nějakou podstatnou proměnou?

Přicházejí sice nové verze reagující na nové technologie, stejně jako se posunuje celý web, ale technologické posuny bych pominul.

Nejpodstatnější změny se odehrávají v uživatelské rovině, neboť je vše příjemnější na užívání, přijatelnější, hezčí a s lepším designem. Principiálně však tyto nástroje zůstávají v posledních letech víceméně stále stejné. Produkty se posunují v okamžiku, kdy se objeví nová metodika nebo přístup k řízení procesů. Pak Altassian rychle reaguje a dá zákazníkům k dispozici nové nástroje.

Jak podle vás budou tyto nástroje vypadat v budoucnu? Co je nejvíce ovlivní?

Největší problém je v tom, že někteří lidé je nechtějí používat. Někomu vadí, že mu je moc vidět pod ruce. Pozornost vývojářů by se mohla zaměřit právě sem, aby se některé záznamy automatizovaly a nemusely se dělat ručně. Volně by se to dalo přirovnat k automatickému generování knihy jízd ze zabudované SIM karty ve vozidle. Sice to opět zavání „velkým bratrem“, ale pokud má firma nějakou základní činnost, která jí přináší hodnoty, nechce mít zbytečné administrativní úkony. Jde o snížení administrativní zátěže při zachování výsledku.

Rozhovor byl publikován v ICT revue 5/2017.