Jak chytře ušetřit při nákupu

Cyklus "P2P" nebo "Procure to Pay" nebo také "Purchase to Pay" je komplexní proces pro efektivní řízení nákupu zboží a služeb v podnikové i veřejné sféře. Propojuje vzájemně provázané a navazující podnikové procesy a činnosti související s nákupem - od zadání požadavku a výběru dodavatele přes objednávku a uzavření smlouvy po převzetí zboží a platbu. Těchto procesů se účastní nebo na nich spolupracují různá oddělení a osoby v různých rolích. Typicky se jedná o žadatele a příjemce nakupovaných produktů či služeb, jejich manažery v roli schvalovatelů, pracovníky nákupu v roli koordinátorů dodávek a pracovníky finančních oddělení v roli zpracovatelů souvisejících finančních a účetních transakcí. Složitosti celého cyklu s sebou nesou potenciální rizika z hlediska nákladů, efektivity a dodržení zákonných povinností.

Podle průzkumu, který uskutečnila společnost PayStream Advisors mezi 250 severoamerickými podniky ze všech odvětví, mají téměř dvě třetiny dotázaných centrální oddělení nákupu, 22 procent - typicky větších společností - má více oddělení nákupu pro různé části podniku a 10 procent oddělení nákupu nemá, přičemž každá složka podniku si zajišťuje nákup sama.

Fáze nákupního cyklu

Celý proces P2P sestává z mnoha kroků, z nichž každý hraje důležitou roli pro dosažení žádoucího výsledku efektivním a ekonomickým způsobem. Vedle samotné realizace navíc každý krok procesu podléhá schválení.

Proces obvykle začíná požadavkem na pořízení aktiva a výběrem dodavatele. Může se jednat o specifický produkt nebo službu od konkrétního dodavatele a úkolem oddělení nákupu je vyjednat co nejpříznivější podmínky, požadováno ale může být také komoditní zboží, kdy oddělení nákupu má pouze nalézt požadovanou kvalitu za nejlepší cenu. Součástí procesu může být vydání výzvy k podání nabídek, oslovení vybraných dodavatelů, realizace výběrového řízení nebo výběr dodavatele podle předchozích zkušeností.

Po volbě dodavatele následuje kontraktační proces, kdy oddělení nákupu sjedná kupní smlouvu včetně ceny, platebních podmínek, termínu dodání atd. Po podpisu smlouvy následuje vystavení objednávky, která může mít papírovou nebo elektronickou podobu s přímým importem do systémů dodavatele. Ten by měl poskytovat průběžné informace o jejím vyřizování. Při doručení zboží musí být ověřeno, zda kvantita a kvalita odpovídá objednávce, a také musí proběhnout kontrola, zda není zboží poškozené. Podle výsledku kontroly je dodávka akceptována nebo vrácena či reklamována, případně je zahájeno jednání o slevě. Po přijetí a kontrole faktury dochází k jejímu zpracování a úhradě. Podstatnou součástí P2P procesu je také analýza a reporting. Neustálé sledování a porovnávání výdajů pomáhá odhalit zvyšování cen nebo neplánované nákupy.

Neefektivita ručního zpracování

Ačkoliv se v posledních letech řada podniků a organizací na svůj nákupní cyklus blíže zaměřuje ve snaze nalézt úspory, odstranit neefektivitu a zlepšit finanční plánování, stále existuje mnoho takových, které nemají definované patřičné procesy, nastavenou komunikaci mezi všemi zúčastněnými a provádí některé úkony manuálně s využitím papírových dokumentů. V takových případech bývá celý P2P cyklus zdlouhavější a nákladnější, chybí ucelený přehled a kontrola a může docházet k chybám, zbytečným nákladům, zpoždění plateb a zhoršování vztahů s dodavateli. Neefektivita celého nákupního cyklu se potom nutně projeví na hospodářském výsledku.

Výše zmíněný průzkum ukázal, že podniky si uvědomují problémy a rizika ručního zpracování, což se projevuje na jejich prioritách - respondenti nejčastěji zmiňovali zlepšení kontroly nad náklady a smlouvami, zlepšení přehledu o výdajích a zlepšení interakce mezi odděleními, která se na P2P cyklu podílí. Mnoho společností proto nyní hledá cesty, jak cyklus zefektivnit implementací vhodné informační technologie.

Softwarová řešení pro řízení P2P cyklu

Nasazení správných softwarových nástrojů pro řízení celého nákupního cyklu umožňuje propojit a lépe řídit jeho jednotlivé části. Zavedení propojených digitálně definovaných postupů, vynucených kontrol, nákupních limitů a dalších prvků umožňuje společnostem snižovat nejen náklady na provádění samotného procesu, ale především ušetřit nemalé prostředky při nákupu, získat efektivní nástroj pro řízení cash flow, zlepšit interakci s dodavateli.

P2P software umožňuje vykonávat veškeré úkony spojené s pořizováním zboží a služeb včetně zadání a zpracování požadavku, poptávky, schvalování, objednávky, fakturace, platby a přijetí dodávky pomocí jedné elektronické platformy a umožňuje komunikaci mezi jednotlivými odděleními v reálném čase. Jediný intuitivní systém tedy zajišťuje jednotný, automatizovaný a transparentní P2P proces pro všechna oddělení, pobočky a uživatele.

Rozvoj softwarových P2P řešení se datuje od 90. let, kdy se začaly objevovat rozšiřující nástroje k ERP systémům pro řízení nákupu a správu faktur. Poskytovaly lepší přehled klíčových dat a integrovaly nesourodé administrativní procesy. V posledních letech se s rozvojem cloudu a softwaru jako služby na trhu objevují dostupnější a mnohostrannější řešení buď v podobě ucelených softwarových balíků, nebo modulárních systémů, které lze rozšiřovat. I při postupné automatizaci jednotlivých složek P2P cyklu by mělo být cílem zavedení uceleného P2P řešení, protože má dlouhodobý pozitivní vliv na ziskovost a konkurenceschopnost podniku.

Navzdory zjevným přínosům technologií pro automatizaci nákupního procesu se mnoho podniků jejich zavedení vyhýbá. Důvodů je celá řada, přičemž nejběžnějším argumentem je, že stávající procesy fungují. Často zmiňovaná jsou rozpočtová omezení a nákladnost automatizace, odpor dotčených oddělení, náročnost reorganizace procesů nebo chybějící podpora ze strany vedení, případně nedostatečná ekonomická analýza se zohledněním nákladů a rizik při setrvání u stávajícího stavu. Většina těchto důvodů však pramení z neznalosti nabízených řešení a jejich ekonomických přínosů - jak nepřímých v podobě zvýšení efektivity interních procesů a zlepšení vztahů s dodavateli, tak přímých v podobě nezanedbatelné úspory nákladů a eliminace zbytečných výdajů.

Článek byl publikován v ICT revue 12/2017.