Nové řešení Powerflow pro podpis personálních dokumentů bez tisku na papír vzniklo u nás

Nové řešení Powerflow je postaveno na in-memory platformě SAP Cloud Platform a bylo pokřtěno 9. dubna na konferenci věnované tématu GDPR v HR v pražském zákaznickém centru SAP.

Společnost NOTIX přišla s inovací, která umožňuje další úroveň digitalizace personální agendy. Vychází z použití tzv. dynamického biometrického podpisu (DBP) namísto klasického podpisu na papír. Biometrický podpis je jednou z variant elektronického podpisu, ale protože jde o podpis „vlastní rukou“, není nutné řešit vydávání elektronických certifikátů a s tím spojených procedur. Použití biometrického podpisu je v souladu jak s českou legislativou (Občanský zákoník) tak s normami EU včetně eIDAS a GDPR.

„Postup v praxi je jednoduchý: manažer nebo zaměstnanec se podepisuje na elektronickou snímací podložku nebo na tablet a nevzniká tak vůbec potřeba papíru. Nic se netiskne, nic se neposílá tam a zpět. Biometrický podpis se v zašifrované podobě jednoduše přidá do elektronického dokumentu, jako je např. pracovní smlouva v PDF,“ vysvětluje Milan Petráň, spoluzakladatel společnosti NOTIX.

Nové řešení Powerflow pokrývá všechny kroky práce s personální dokumentací:

-        tvorbu a údržbu šablon jednotlivých typů dokumentů v MS Word,
-        generování personalizovaných dokumentů ze šablon,
-        podpisové workflow přizpůsobené organizační struktuře a dalším parametrům,
-        samotné podepisování elektronických dokumentů (biometricky i elektronickým podpisem),
-        uložení podepsaných dokumentů v elektronické složce zaměstnance.

Podpisové workflow umí automaticky rozesílat dokumenty k podpisu správným lidem a ve správném pořadí, hlídá termíny, notifikuje, umí zpracovávat celé balíčky dokumentů (např. při nástupu zaměstnance) a velkou výhodou je i automatické řešení hromadných dokumentů typu mzdové výměry, směrnice apod.

Díky spolupráci s předními odborníky ze Success Solutions je nyní vše propojeno do společného uživatelského rozhraní SAP SuccessFactors Employee Central. „Jako implementační partner reagujeme na potřeby svých zákazníků. Jedním z častých dotazů bylo i elektronické a biometrické podepisování. Díky tomu, že řešení SAP SuccessFactors disponuje otevřenou platformou, spojili jsme výhody řešení NOTIX a SAP Employee Central a přidali pár vychytávek. Práce s dokumenty a podepisováním je nyní dostupná jak personalistům, tak manažerům i běžným zaměstnancům,“ říká Jindřich Bečvář, spoluzakladatel společnosti Success Solutions.

„Ze strany HR ředitelů často slyším o potřebě usnadnit práci se zaměstnaneckými dokumenty a zajistit soulad s přicházejícími regulacemi GDPR. Proto jsem rád, že díky spolupráci s NOTIX a Success Solutions můžeme nyní toto unikátní řešení nabídnout všem zákazníkům v Čechách i na Slovensku,“ doplňuje Pavel Barták za SAP SuccessFactors v SAP ČR.