Podniková správa dokumentů se stává samozřejmou povinností

Systémy pro správu dokumentů dnes oboroví analytici obvykle řadí do podstatně širší tržní kategorie podnikových řešení pro správu obsahu (CMS). Zástupci obou segmentů se funkčně prolínají a v mnoha ohledech překrývají, což nezřídka znemožňuje jednoznačnou kategorizaci relevantních produktů.

"Vnímání dokumentu se postupně mění a to, co se děje v komunikaci přes mobilní zařízení, web nebo sociální sítě, nabourává pohled na dokument jako takový. Původní koncepce správy dokumentů se drží jen archivních systémů nebo tam, kde je potřeba něco právně dokládat," dodává Petr Marc, konzultant společnosti Canon. Samostatně analytici sledují řešení typu DMS (Document Management System) zejména ve dvou specifických hospodářských oborech. Konkrétně jde o zdravotnictví a právní služby. "DMS je univerzálním řešením pro libovolný obor. Vše záleží na jeho parametrizaci. Většina dodavatelů kromě úprav na míru nabízí hotové multioborové moduly pro různé agendy. Rozhodně tak nelze říci, že by řešení DMS v jiných odvětvích nedostačovala, spíš naopak," říká Barbora Kolaříková, produktová manažerka firmy Konica Minolta.

Systémy DMS tradičně slouží k ukládání, evidenci, vyhledávání a archivaci dokumentů. Obvykle nabízejí také řadu pokročilejších funkcionalit, k nimž patří například všestranně přizpůsobitelné nástroje pro řízení workflow, resp. životního cyklu dokumentů. Ten se díky postupující digitalizaci v rostoucí míře odehrává v plně elektronické podobě. I přesto systémy DMS stále počítají s konverzí papírových dokumentů do digitální podoby. V mnoha situacích, jež definuje legislativa nebo regulatorní požadavky, podobný převod nijak neovlivňuje platnost původních listin.

Tržní kategorii systémů pro správu obsahu neboli CMS - Content Management System či ECM - Enterprise Content Management tvoří různorodé skupiny řešení. To samé platí i pro jednu z jejích součástí, tj. DMS. Segment softwaru pro správu dokumentů tvoří široké spektrum aplikací. Ty lze pořizovat a provozovat samostatně, nebo v kombinaci s dalšími více či méně integrovanými nástroji. "Klasické DMS systémy už v podstatě neexistují. Standardní DMS funkce, jako jsou verzování, kategorizace dokumentů podle jejich typu nebo schvalovací workflow, dnes už firmám nestačí. Většina výrobců naučila své systémy pracovat s libovolným obsahem, včetně multimédií, informací z webových stránek nebo dat z analytických nástrojů," dodává Martin Hanusek, business unit manager ve společnosti Sabris CZ.

Trh a trendy

Světový trh podnikových systémů pro správu obsahu (CMS) bude podle analytiků Apps Run The World mezi lety 2016 a 2021 spíše stagnovat. Předloni vygeneroval obrat v hodnotě 16,6 miliardy dolarů, na konci sledovaného období má jít o 16 miliard dolarů. Ročně tedy v průměru poklesne o 0,6 procenta. Důvodem stagnace může být podle analytiků rostoucí obliba relevantních cloudových služeb. Podniky řešení pro správu obsahu rozhodně nevyužívají v menším rozsahu, ale díky přechodu na odlišný provozní model mění časové rozložení relevantních nákladů.

Mírný pokles výkonnosti trhu CMS se ovšem netýká všech jeho dílčích segmentů. Obrat světového trhu řešení DMS měl podle analytiků společnosti MarketsandMarkets vloni hodnotu 3,59 miliardy dolarů. Mezi lety 2017 a 2023 poroste v průměru o 11,17 procenta ročně. K hlavním motivům rostoucí poptávky patří podle analytiků průběžná snaha organizací snížit objem tištěných dokumentů, všeobecný přechod na digitální tvorbu obsahu a dodržování souladu s regulatorními předpisy.

K podobným hodnotám i motivům globálního obratu došli také analytici Global Market Insights. Ti předpokládají, že odbyt na světovém trhu řešení EDMS - Electronic Document Management System - vzroste do roku 2024 na šest miliard dolarů. K hlavním faktorům zvyšující se poptávky řadí regulatorní požadavky, spolupráci a integraci funkcionalit s mobilními zařízeními.

Při volbě provozního modelu převáží do roku 2023 cloud computing. Podnikoví uživatelé na něm oceňují kombinaci hned několika vlastností. V prvé řadě jde o nižší pořizovací náklady a škálovatelnost cloudových řešení. Následuje podpora mobilního přístupu, pokročilé formy spolupráce a nižší ztrátovost při přenosech dat. "Většina výrobců umožňuje provoz systémů DMS/ECM také v cloudu. Na tento model přecházejí především zákazníci, kteří systém správy obsahu nebo dokumentů nově zavádějí. Společnosti, které v nedávné době do vybudování DMS systémů investovaly větší prostředky, o přesunu většinou neuvažují," říká ke cloudovému tématu Martin Hanusek ze společnosti Sabris CZ.

Nejvyšší růst odbytu ve sledovaném období let 2017 až 2023 analytici očekávají ve veřejné správě. Její instituce totiž podléhají přísným standardům v oblasti bezpečnosti informací a souběžně se musí vypořádat se striktními požadavky v oblasti auditu. Veřejná správa nasazuje řešení pro správu dat mimo jiné z důvodu zajištění kontinuity činností a kvůli kontrole pohybu dat napříč jejími organizačními útvary. K odvětvím a oborům, jež generují vyšší poptávku po řešeních DMS, patří rovněž zdravotnictví, finanční služby, právní služby a vzdělávání.

Funkcionality DMS

Mezi standardní nástroje z kategorie řešení DMS řadí analytici šestici funkcionalit. První zajišťuje snímání a konverzi papírových dokumentů. Obvykle tyto aplikace poskytují také rozhraní pro čtení nebo pro převod obsahu do strojově čitelné podoby. Specifickou funkcionalitu představuje indexace. Příslušné nástroje přiřazují dokumentům v knihovnách a archivech vybraná metadata. Díky tomu lze dokumenty kategorizovat a vyhledávat je. Publikační funkce zajišťují řízenou tvorbu, úpravy a distribuci obsahu. Obvykle využívají nastavené workflow a zpřístupňují informace dle definovaných rolí.

Čtvrtou z běžných funkcionalit představuje správa záznamů. V jejím rámci probíhá klasifikace a archivace citlivých informací. Nabízí se otázka, jaký je rozdíl mezi správou dokumentů a záznamů. Odpověď na ni patří mezi ona již zmíněná funkční překrytí v segmentu. Poměrně jednoduché rozlišení poskytují odborníci společnosti Laserfiche: Ne každý dokument se v organizačních procesech stává záznamem. Řešení DMS slouží k obecné správě obsahu. Správa záznamů v podstatě představuje jejich nadstavbu. Vyžaduje a uplatňuje pokročilé dodržování pravidel a standardů pro vybrané typy dokumentů. "Většina společností rozdíl mezi záznamy a dokumenty nevnímá, a to především z důvodu, že ještě nemají plně rozvinuté DMS. Stále pracují s řadou dokumentů v papírové podobě a komunikují pomocí e-mailu," dodává Martin Hanusek ze společnosti Sabris CZ.

Dvě zbývající běžné funkcionality řešení z kategorie DMS slouží ke správě kontraktů a obchodních případů. Automatizují procesy jejich dokumentace. Prostřednictvím detailně nastavených workflow řídí přístupy, tvorbu, schvalování, revize a samozřejmě ukládání a archivaci.

Klíčové benefity řešení DMS zahrnují mimo jiné také ochranu dat, bezpečné ničení informací a jejich případnou obnovu. Jde o požadavky a aspekty, jež na správu dokumentů a obsahu klade především rozvíjející se legislativa.

Motivy a scénáře nasazení

Důvodů pro nasazení řešení kategorie DMS existuje celá řada a obvykle se vzájemně prolínají. Oboroví analytici identifikovali čtyři typické scénáře, jež se v praxi vyskytují nejčastěji. První má podobu digitalizačních snah. Organizace postupně snižují svou závislost na tištěných dokumentech a jejich analogovém zpracování. Elektronické uložení a kategorizace patřily k prvním historickým úlohám systémů DMS. Dnes tvoří jejich samozřejmou součást a nabízejí pokročilejší možnosti. "DMS se postupně stávají nedílnou součástí podnikových řešení, často doplňují jiný systém, například ERP," komentuje nasazení systémů pro správu dokumentů Barbora Kolaříková ze společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.

Druhou běžně rozšířenou situaci reprezentuje ochrana citlivých údajů. Tu vyžaduje legislativa nebo oborové standardy. Obvykle musí organizace adekvátním způsobem ošetřit uložení, archivaci a dostupnost, resp. zpřístupnění dokumentů. "Nařízení GDPR významně přispívá k novému pohledu na roli systémů DMS v organizaci. Jak jinak než správnou evidencí s možností vyhledání zajistit, aby kdykoli bylo možno prokázat, že dokumenty jsou uloženy podle některého z definovaných důvodů - zákonný, oprávněný, popřípadě na základě souhlasu. A jak jinak než nějakou formou evidence zajistit právo subjektu na informace. Zkrátka bez správného DMS se již žádná firma do budoucna nemůže obejít," dodává Antonín Drahovzal, obchodní ředitel sekce komerce ve společnosti Software602.

Organizace dokumentů v rámci organizace představuje rovněž jednu z tradičních oblastí systémů DMS. Výrobci i analytici v jejím případě obvykle argumentují roztříštěností úložišť, existencí duplicitních souborů a časovou náročností při vyhledávání požadovaného obsahu. Sjednocení prostředí pro správu dokumentů přináší mimo jiné také vyšší míru bezpečnosti a kontroly.

Poslední scénář nasazení systémů DMS hovoří o oborově specifických řešeních. Organizace z určitých odvětví vyhledávají produkty, jež v oblasti správy dokumentů odpovídají nejen jejich nárokům, ale i požadavkům relevantních standardů a regulací. Většinou taková řešení nabízejí specificky navržená workflow a automatické zpracování obsahu, jež eliminuje chybovost.

Motivy pro nasazení systému DMS v podnicích přibližuje Miroslav Svoboda, manažer prodeje ze společnosti Exon: "Jedním z hlavních podnětů bývá otázka, jaký přehled má podnik o svých dokumentech. Některé jsou sdílené na disku firemního serveru, některé mají uživatelé na disku svého počítače a další ukládá například agendová aplikace. Někdy se stane, že velké množství dokumentů v různých verzích je uloženo na všech těchto možných úložištích a obtížně se dohledává, která verze dokumentu je ta finální a správná a kdo a jaké změny provedl. Jednoznačně hlavním motivem pro pořízení řešení DMS/ECM je snaha o jednoduché, transparentní a bezpečné centrální řízení firemních dokumentů a dat. Dalším impulzem je přenesení workflow nad těmito dokumenty z agendových systémů, které mají zpravidla pevně naprogramované pracovní postupy, do prostředí DMS/ECM."

Anketa: Spisové služby jako speciální systémy DMS

V čem spočívají specifika spisových služeb?
Jak zapadají do segmentu DMS?

Martin Hanusek, business unit manager ECM, Sabris CZ

Problematiku spisových služeb lze rozdělit do dvou skupin. Pro organizace veřejné správy je výhodnější používat specializované systémy, které plně vyhovují legislativě a především Národnímu standardu pro elektronické spisové služby (ESSS). Tyto systémy jsou jednoúčelové a pro zpracování ostatních typů dokumentů nejsou vhodné. V takových případech se specializované spisové služby k dalším DMS systémům připojují. Dále tu jsou komerční organizace, kterým dostačuje pouze přijatou a odeslanou poštu evidovat ve svých DMS jako jednu z mnoha agend. DMS jim umožní spouštět i procesy týkající se předání přijaté pošty příjemci, případně proces schválení odeslané pošty.

Petr Marc, obchodní konzultant, business and information services, Canon

Spisové služby mají jasněji ohraničené zadání specifikované v zákonech a obecně se vymykají trendům na trhu. Skoro by se dalo říci, že je to škoda, protože koncový zákazník státní správy - tedy nejčastěji občan či firma - z toho moc prospěch nemá. Existují samozřejmě výjimky - např. se mohu podívat do katastru nemovitostí na probíhající řízení a jeho detaily, ale je to málo. Z pohledu organizace, která je využívá, mají celou řadu přínosů. Nicméně v kontextu trendů a změn jsou to dinosauři. Budou muset projít určitou evolucí.

Barbora Kolaříková, produktová manažerka, Konica Minolta Business Solutions Czech

Využití aplikací spisových služeb má velký potenciál nejen jako centralizované úložiště spisových dokumentů, ale především v oblasti automatizace lidské práce, je-li aplikace doplněna vhodnými procesními nástroji. Modul Spisová služba pro SharePoint od společnosti Konica Minolta splňuje nejen veškeré legislativní požadavky, ale nabízí i funkcionality vedoucí ke snížení pracnosti, např. automatické přidělení čísla jednacího s využitím automatizovaného vytěžování dat z přijatých dokumentů, automatické generování podacích archů či sledování doručení zásilek odeslaných pomocí ISDS.

Antonín Drahovzal, obchodní ředitel sekce komerce, Software602

Spisové služby, jak si málokdo uvědomuje, nejsou výmyslem pro státní organizace, ale naopak jsou klíčové i pro libovolný subjekt v komerčním sektoru. Co je vlastně úkolem spisové služby? Velmi zjednodušeně řečeno zajistit dokumentům jejich správnou evidenci, zpracování, určení doby jejich životnosti, řídit jejich oběh a zajistit jejich skartaci. Stávající legislativa ukládá i komerčním subjektům zákonem o archivnictví a spisové služby řídit se u specifických typů dokumentů. Dokonce bych si dovolil říct, že bez prvků spisové služby se do budoucna žádné DMS neobejde.

Článek a anketa byli zveřejněné v květnovém čísle magazínu ICT revue.