Systémy ERP přechází do cloudu, problémy berou s sebou

Systémy pro plánování podnikových zdrojů obvykle tvoří sada aplikací, jež sdílí společné procesní nastavení a datový model. Pokrývají různé - primárně provozní - činnosti organizace. Jde zejména o procesy v oblasti financí, lidských zdrojů, distribuce, výroby, obchodu nebo řízení dodavatelského řetězce. Definice systémů ERP - Enterprise Resource Planning, které využívají oboroví analytici, obvykle zahrnují automatizaci a podporu činností podniku. Tyto vlastnosti objasňují i hlavní účel či smysl řešení pro plánování zdrojů. Je jím efektivita podnikových procesů, její zvyšování prostřednictvím úspory nákladů, vyšší produktivity a standardizace procesů.

Procesy implementace systémů ERP, od jejich výběru přes nasazení po vyhodnocení přínosů, dlouhodobě sleduje společnost Panorama Consulting. Do letošní studie ERP Report 2018 se zapojilo 237 respondentů, kteří zastupovali společnosti ze tří kontinentů. Ve výsledcích figurují pouze projekty, jejichž celkové náklady překročily hranici sta tisíc dolarů. Nejvýznamnější zastoupení připadá na zpracovatelský průmysl (43 %), maloobchod a distribuci (11 %) a finanční služby (11 %). První dvě odvětví patří mezi původní a tradiční odběratele systémů ERP. Nejspíše i proto v něm - a v této studii - stále převažují.

Vyšší zastoupení letos připadlo také na informační technologie (10 %), podnikové služby (6 %) nebo vzdělávání (3 %). Tvůrci studie předpokládají, že konkurenční prostředí na trhu ERP vytváří tlak na výrobce, aby ve svých produktech více zohledňovali potřeby jiných - řekněme menších - odvětví a specifických zákazníků.

Provozní model

Poprvé v desetileté historii studie ERP Report společnosti Panorama Consulting v odpovědích respondentů zcela převážil provozní model ve formě služby, tj. SaaS. Do značné míry jde o důsledek celkové transformace trhu. Menší podniky volí model SaaS kvůli nižším vstupním nákladům a vysoké míře flexibility. Větší organizace zvažují všechny způsoby nasazení a současně čelí tlaku dodavatelů, kteří se snaží plně nebo více zatížit své budované platformy. Tradiční on-premise i cloudový přístup mají svá pro a proti. Vedle aspektu bezpečnosti hraje prim cena. A tu se snaží poskytovatelé SaaS zatraktivnit i pro velké implementace.

Tuzemskou situaci k výběru provozního modelu komentuje Pavel Bláhovec, obchodní ředitel společnosti IFS Czech a IFS Slovakia: "Stále vítězí on-premise a ve střednědobém horizontu tomu tak ještě zůstane. V dlouhodobém horizontu je však trend přesunu do cloudu nezvratitelný. Aktuálně už nejsou žádné technické překážky pro využívání cloudu, jediná překážka je cena. Musí ještě vzrůst cena práce IT specialistů a klesnout ceny cloudových služeb."

Cloudový model navíc vyhovuje i velkým, tradičním hráčům trhu ERP s mezinárodní působností. Jejich on-premise nabídka díky své časté vyšší ceně jen obtížně konkuruje menším dodavatelům, které preferují menší, případně také střední organizace.

Model SaaS ale tuto nevýhodu do značné míry odstraňuje. Mohou si jej dovolit také menší organizace, které případně ocení i odběr služeb od velkého poskytovatele s dlouhou tradicí. Potvrzují to i slova Martina Grofa, konzultanta ve společnosti Oracle: "Z hlediska objemu dodaných ERP systémů je skóre vyrovnané. Požadavek na cloudová řešení zaznamenáváme zejména u menších a středních firem."

Výběr systému a dodavatele

K historickým motivům pro nasazení nového systému ERP patří zvýšení výkonnosti podniku, omezení kapacit lidských zdrojů nebo zlepšení obsluhy zákazníků. V letošním ročníku studie autoři zaznamenali také nižší zájem o "zjednodušení" práce zaměstnanců nebo o náhradu zastaralých systémů. Potvrzují to i slova Miloše Mrvy, finančního ředitele společnosti TOKOZ, výrobce zámků a kování: "Nový informační systém jsme implementovali z důvodů ukončení podpory předcházejícího a s cílem komplexního pokrytí procesů firmy jedním produktem s minimalizací datových můstků mezi systémy. Systém běží na vlastních serverech."

Podniky se prostřednictvím nového ERP snaží zejména integrovat různé funkční oblasti a lokality do komplexního hodnotového řetězce a optimalizovat a sjednotit jejich procesní nastavení. Ve výsledku jde organizacím o podporu budoucího růstu byznysu na škálovatelné technologické platformě.

Informaci o výběru dodavatele nelze v rámci studie považovat za reprezentativní. I přesto není bez zajímavosti, že si 42 procent respondentů vybralo výrobce z tzv. první úrovně (dle kategorizace společnosti Panorama Consulting). Jde o velké nadnárodně působící společnosti. Obvykle nabízejí širokou paletu funkcionalit a současně se pohybují ve vyšších cenových relacích. Přesně třetina respondentů zvolila systém ERP, jehož zastoupení ve studii nepřekročilo jedno procento.

Praktickou zkušenost s obtížným výběrem dodavatele dokládá také Igor Vodička ze společnosti Nakladatelství Sagit: "Největším problémem bylo vybrat systém, který by umožňoval implementaci našich specifických požadavků a v návaznosti na to dodavatele, který by byl schopen tyto požadavky úspěšně implementovat."

Přizpůsobení systému

Ačkoli výrobci systémů ERP průběžně rozšiřují jejich funkční oblasti a přidávají podporu specifických operací, stále existuje vysoká poptávka po výraznějších úpravách na přání a dle potřeb zákazníků. Meziročně se vyžadovaná a realizovaná míra přizpůsobení aplikací zvýšila o 11 procentních bodů. Vloni prošlo úpravami v průměru 16 procent programů či nástrojů nasazovaných řešení ERP, letos 27 procent. Hodnoty obvykle rostou se zvyšující se velikostí organizace. I přesto je tvůrci studie považují za nebývale vysoké.

"Z našich zkušeností vyplývá, že téměř každý zákazník vyžaduje určitou míru přizpůsobení systému svým specifickým potřebám. Přitom hodně záleží na modularitě systému, možnostech jeho parametrizace a možnostech úprav uživatelského rozhraní buď přímo uživatelem, nebo správcem IT řešení ve firmě," dodává Jiří Melzer, majitel a jednatel společnosti QI Group.

Přizpůsobení kódů bývá finančně i procesně náročné. Navíc obvykle nebývá zohledňováno v průběžných aktualizacích systému a musí procházet testováním, případně dalšími úpravami. I proto překvapuje osm procent respondentů, kteří v letošní studii vyžadovali od dodavatelů přizpůsobení 50 a více procent dodaných nástrojů. Blíží se jim 37 procent dotazovaných organizací, jež upravovaly 25 až 50 procent kódu. Zcela bez přizpůsobení se obešlo 11 procent organizací zahrnutých ve studii.

Organizace nejčastěji vyžadují individuální úpravy z důvodu vysoké komplexnosti procesů, získání konkurenční výhody nebo kvůli velikosti či rozsahu podniku. Podle autorů studie ale jakákoli míra úprav, která přesahuje 20 procent pořizovaného kódu, svědčí o problematickém výběru systému. Ve standardním prostředí by takový požadavek měl vést k pozastavení projektu.

Přístup tuzemských podniků k otázce přizpůsobení ERP přibližuje Vladimír Bartoš, senior konzultant, ve společnosti Minerva Česká republika: "Čeští zákazníci, s výjimkou nadnárodních, hledají v ERP systému komplexní a širokou podporu. Nespokojují se se standardní funkcionalitou, ale vyžadují podporu svých specifik a často také od ERP systému očekávají pokrytí oblastí, na které existují specializované aplikace. To vede na jedné straně k programovým úpravám, na druhé straně však k vyšší efektivitě firmy a k odbourání systémů třetích stran."

Poněkud jinou zkušenost má Petr Boháč, ředitel společnosti a předseda představenstva Iteuro, která na českém trhu nabízí globální ERP systém Infor: "Mnozí tuzemští zákazníci přímo proklamují zásadu 'použijeme standardní nástroje a postupy'. U specializovaného ERP, například pro výrobu, to je možné splnit. Záleží ale samozřejmě na charakteru a kvalitě ERP systému - co nabízí uvnitř 'standardního boxu'. Pokud si zákazník zvolí ERP systém vhodný a připravený pro svůj typ podnikání, je potřeba jen minimum modifikací."

Rozpočet a harmonogram

Celkové náklady na implementační projekt systému ERP se u 84 procent respondentů pohybovaly pod úrovní dvou procent z ročního obratu podniku. Menší společnosti ale tuto hranici nezřídka překračují. Díky relativně běžnému nedodržení původního rozpočtu se celkové implementační náklady projektu dostanou nad čtyřprocentní podíl ročního obratu firmy. V této souvislosti tvůrci studie upozorňují na úskalí rozpočtování. Do celkových nákladů je třeba zahrnout nejen licence a související služby, ale také relevantní interní náklady. Jde například o čas zaměstnanců, kteří se budou projektu věnovat, nebo o posílení lidských zdrojů a výpočetních kapacit.

Překročení plánovaných nákladů na implementační projekt letos uvedlo 64 procent respondentů. Ačkoli jde o vysoké číslo, situace se meziročně zlepšila. Vloni rozpočet překročilo 74 procent dotazovaných podniků. Spokojenost s celkovými náklady implementace letos vyjádřily téměř tři pětiny respondentů. S vyšší nebo nižší mírou zklamání se v této otázce potýkalo 22 procent dotazovaných subjektů.

"Platí zde více než kde jinde, že čert se skrývá v detailu, a to, co pro zákazníka znamená 'drobné upřesnění', může znamenat zcela jinou vnitřní koncepci. Někdy bývá problém i v tom, že management očekává, že nový systém ERP zavede jen dodavatel. To samozřejmě nejde, aktivní účast vhodných lidí na projektu je naprosto nezbytná," dodává Petr Klapka, ředitel společnosti Vision Praha.

Za překročením rozpočtu v podstatě nikdy nestojí pouze jeden důvod. Vloni mezi tři nejčastější patřily neočekávané technické nebo organizační problémy, nerealistický odhad nákladů projektu a dodatečné technologické požadavky. Letos se výsledky nijak výrazně nezměnily. Mezi hlavními důvody překročení rozpočtu figuruje také rozšíření rozsahu projektu a podcenění kapacit lidských zdrojů dedikovaných na implementaci. Tuzemskou zkušenost s implementacemi přidává Martin Kršňák, ředitel pro business development ve společnosti Asseco Solutions: "Odpovědí na tuto otázku najdete nepřeberné množství a všechny se budou točit kolem dvou základních věcí. Za prvé je to nepochopení se navzájem mezi odběratelem a dodavatelem ERP systému, které se však bohužel mnohdy projeví až v implementační fázi. Za druhé je to nedostatečná podpora a důraz na projekt ze strany odběratele, který je v tom ale mnohdy nevinně, respektive nemá zkušenost."

Meziročně došlo ke zhoršení situace s načasováním a dodržováním termínů při nasazování systémů ERP. Zatímco vloni plánovaný harmonogram nedodrželo 59 procent oslovených organizací, letos se jejich zastoupení zvýšilo na 79 procent. Důvody zdržení se v posledních dvou letech nijak výrazně nezměnily. Mezi tři nejčastější patří organizační problémy, nerealistické načasování a rozšíření rozsahu projektu. Zjištění tvůrců studie potvrzuje také Jiří Přibyslavský, konzultant pro analytiku a finance ve společnosti SAP ČR: "Nejčastěji jde o nepřesné specifikace zadání. Řešit se to dá například nasazením veřejného cloudu. Klasické on-premise ERP jde přizpůsobit jakkoliv, jen to stojí čas a peníze. U cloudu se postupuje opačně. Jsou přednastaveny procesy podle odvětví a zákazník si řekne, kde chce řešení přizpůsobit."

Průměrná doba implementace letos činila 17,4 měsíce. Vloni šlo o 16,9 měsíce. Prodloužení je v mírném rozporu s očekáváními, jež podnikoví zákazníci připisují dnes převažujícímu provoznímu modelu SaaS. Mezi jeho přednosti by měly patřit nejen nižší vstupní náklady, ale také rychlejší nasazení do provozu. Většina důvodů pro nedodržení harmonogramu ovšem figuruje na straně zákazníka. "Dobrý implementační projekt má své milníky a podmínky jejich akceptace. K těmto podmínkám, které by si měl na základě svých představ a požadavků definovat odběratel, patří i metriky, kterými budeme měřit míru naplnění," dodává Martin Kršňák ze společnosti Asseco Solutions.

Očekávání přínosů

Ukončení projektu přineslo 56 procentům respondentů 51 a více procent očekávaných benefitů. Nejčastěji je podniky začaly pociťovat v rozmezí 13 až 18 měsíců po dokončení implementace. Všechny organizace disponovaly metrikami pro porovnání výchozího a nového stavu. Jisté narušení provozu si projekty téměř v polovině případů vyžádaly v délce jednoho až dvou měsíců.

Mezi nejčastější přínosy, jež respondenti studie zmiňují, patří zvýšená dostupnost informací, vyšší spolehlivost dat, nárůst procesní integrace a počtu vzájemných interakcí mezi činnostmi, vyšší produktivita nebo rychlejší řešení obchodních případů. Výsledek? 42 procent respondentů považuje implementační projekt za úspěšný. Vloni šlo o 82 procent. 30 procent zástupců dotazovaných podniků uvedlo odpověď 'nevím' a 28 procent nasazení nového systému ERP označilo za selhání. Cloudové specifikum nespokojených zákazníků přidává Martin Grof ze společnosti Oracle: "Jde-li o cloudový model provozování systému, zákazník má možnost kdykoliv ukončit provoz. Zde je matematika velice jednoduchá, protože nespokojenost klienta pro dodavatele jednoznačně končí jeho ztrátou."

Anketa: Výměna ERP systému

Jaké důvody vedou tuzemské podniky nejčastěji ke změně systému ERP?

Pavel Bláhovec, obchodní ředitel, IFS Czech a IFS Slovakia:

Jde nejčastěji o dva důvody. První je zastarávání stávajícího systému, kdy dodavatel přestane systém ERP vyvíjet nebo se jedná o lokálního dodavatele, který není schopen inovací a rozvoje tak, jak je to v dnešním, rychle se měnícím světě potřebné. Druhým důvodem je, že firma využívá systém pro velikost zákazníků SMB a tzv. vyroste. Firma se zvětší, dostane se do konkurenčnějšího prostředí či do oblasti silně legislativně svázané, případně se změní její pohled na řízení procesů a plánování.

Petr Boháč, ředitel a předseda představenstva, ITeuro:

Výrazně přibývá firem, které poptávají rozšíření nebo náhradu stávajícího systému ERP. Důvodem je nedostatek funkcionalit, kvůli němuž původní systém nezvládá pokrýt nové potřeby nebo rozvoj firmy.

Vladimír Bartoš, senior konzultant, Minerva Česká republika:

Informační systémy lze rozdělit do tří skupin: Malé systémy, většinou prodávané jako balík se zaškolením, které si následně zákazník implementuje téměř sám, střední ERP systémy od lokálních dodavatelů a velké ERP systémy ze světové desítky. První dvě skupiny nahrazujeme nejčastěji, velké ERP systémy maximálně jednou ročně. Důvody náhrad menších systémů bývají dva: Nedostačující funkcionalita a/nebo slabá podpora. Důvodem náhrady velkého systému bývá slabá podpora a neschopnost kvalitní implementace.

Martin Grof, principal presales consultant, Oracle:

Důvodů je celá řada. Velká část podniků modernizovala informační systém s přelomem roku 2000 a po tak dlouhé době společnosti volají po změně. Dalším jednoznačným důvodem je aktualizace směrnice GDPR a celkový dopad na fungování podniku a informačního systému.

Jiří Přibyslavský, konzultant pro analytiku a finance, SAP ČR:

Nejčastějším důvodem změny ERP je růst firmy a s tím větší složitost, tedy víc zákazníků, výrobků atd. Jako příklad uvedu nejmenovanou firmu, která používala naprogramovaný ERP systém, ale protože rostla, došlo ke kolapsu logistiky, takže potřebovala robustní standardizovaný ERP.

Petr Klapka, ředitel, Vision Praha:

Velmi často to bývají tyto aspekty - snaha sjednotit systém a eliminovat dvojí pořizování dat, řešit problém zastaveného vývoje některé klíčové komponenty systému, změna majitele a roll-up systému z mateřské firmy, náhrada jednoduchého krabicového systému za ERP řešení s větší možností přizpůsobení a další.

Miroslav Hampel, generální ředitel, Kvados:

Nejčastějším důvodem pro změnu je morální zastarání stávajícího ERP. Dále pak klient přeroste třídu provozovaného ERP nebo to také může narůstat nespokojenost se službami či kapacitami. Důvodem změny může být i zaměření stávajícího dodavatele. Stále však na trhu existují subjekty, které v podstatě nevyužívají systém kategorie ERP, ale pouze mají řešeny dílčí oblasti, proto se rozhodnou implementovat nový komplexní ERP. Typickým příkladem nových zákazníků poptávající ERP jsou pobočky zahraničního subjektu, jehož ERP nemá lokální podporu pro český trh.

Článek a anketa byli publikovány v červnovém vydání magazínu ICT revue.