ERP pro malou firmu: luxus, nebo dobrá investice?

Má to svou logiku. Mnozí majitelé primárně rozvíjí svůj byznys a z počátku udrží v hlavě základní metriky své firmy. Není přece nutné zavádět řízení všech možných činností ve firmě, když jsou vlastně celkem jednoduché. Pět náklaďáků prostě lze uhlídat bez pomoci informačního systému, kdy mají prohlídky, kdy se tam má vyměnit olej a pneumatiky. U pěti rozpracovaných zakázek lze na papíře pohlídat termíny, potřeby, finance. Jenže pokud se firmě daří a zakázek přibývá, a protože jeden člověk je unavitelný, začnou se postupně kupit drobné problémy.

Jakmile je zřejmé, že se ve firmě začnou objevovat procesy, které je nutno stabilizovat, formalizovat a řídit, vzniká potřeba použít nástroje, který nastalou situaci ulehčí. Bavíme se o softwarovém řešení a to může být zaměřeno na velkou nebo malou firmu. Malou firmu obvykle řídí jediný diktátor (šéf), který určí, jak to se systémem bude. Je to sice operativní, efektivní, ale nemusí to být nutně správně. Ve velkých firmách už jsou procesy obvykle zmapované, a pokud se má udát nějaká změna, existují pro tuto změnu pravidla. Může to být zdlouhavé, ale o to menší je riziko, že se firma dopustí zásadnějšího přehmatu. A z tohoto by se oni diktátoři měli poučit. Pokud si dokážou uvědomit, že jejich malou firmu tvoří strukturovaný tým lidí a že nemusí velet každému jednotlivému pracovníkovi a že je lepší velet nižším velitelům, začíná se firma posouvat dopředu. A toto je chvíle, kdy se firma bez solidního systému typu ERP už neobejde. ERP by neměl být zdaleka chápán pouze v kontextu vedení podpůrných procesů, jako jsou účetnictví, sklad, mzdy apod. ERP je dnes především nástrojem pro podporu corebyznysových procesů. Ale jak takový systém uchopit?

Někteří majitelé firem doplňují své systémy postupně, tak jak aktuálně potřebují. Při tomto způsobu práce se softwarem ale hrozí nekoncepčnost jeho rozvoje. Kdo není zkušený a znalý, nedokáže dohlédnout, co vše bude časem potřebovat. V této fázi je tak vhodné poohlédnout se po systému, který má širší možnosti a nástroje, jež aktuálně nevyužiji a ještě lépe − za které aktuálně ani nemusím platit. Předminulý rok jsme začali implementovat ERP v menší stavební firmě. Majitel v té chvíli potřeboval palčivě vyřešit (kromě účetních agend a skladu) podrobné sledování nákladů na zakázkách a fakturaci tak, aby nepřicházel o peníze. To šlo velmi rychle a během čtyř měsíců firma rutinně tyto části ERP začala používat. Stalo se přesně to, co se mělo stát − majitel zjistil, že lze zefektivnit celou řadu dalších procesů a dnes firma mimo to, že zvýšila svoje tržby několikanásobně, tak postupně přistoupila i ke kapacitnímu plánování zakázek a k využívání až takových detailů, jako jsou plánovací kalendáře, mobilní aplikace pro dělníky a stavbyvedoucí atp. Podle majitele šlo sice o ne úplně snadný projekt, ale firma by bez něj prostě nebyla tam, kde dnes je. Jde o příklad toho, kdy majitel udělal správné rozhodnutí již na počátku projektu a vynaložil o pár desítek tisíc více na rozšířenou verzi ERP systému.

Na trhu je dnes škála ERP systémů. Software samotný obvykle není drahý, dá se i pronajmout, což snižuje počáteční investice. I malá firma si tak může dovolit plnohodnotný ERP systém. Jsme si ale vědomi, že malá firma nebude využívat zdaleka všechny možnosti, a tak umíme systém cenově škálovat tak, aby jim tato investice dávala ekonomický smysl. Ten hlavní přínos však vidí majitelé firem až s odstupem. Pokud společnost neustrne, má potřebu se rozvíjet a rozvíjet tomu adekvátně i ERP, je dodávka šířeji pojatého ERP velmi smysluplnou investicí. Pro firmy to znamená možnosti reagovat na změny ve svých procesech, možnosti stále zlepšovat jejich efektivitu, automatizovat rutinní činnosti, kontrolovat klíčové ukazatele a nedopustit, aby software ve firmě morálně zastaral.

Sloupek byl publikován v magazínu ICT revue.