Pracovní absence snižují ziskovost

V reálných podmínkách nejsou vždy pracovníci schopni přijít na pracoviště. Je nezpochybnitelné, že zaměstnanci potřebují prostor pro odpočinek v podobě plánovaných dovolených a pracovního volna, stejně jako jsou nevyhnutelné neplánované absence. Pokud se však míra absencí vymkne kontrole, ohrožuje plnění plánovaných cílů a rapidně zvyšuje náklady.

JAK ABSENCE POŠKOZUJÍ HOTEL?

Jsou nákladné. Většina organizací se domnívá, že náhrady za dovolenou nebo nemocenskou jsou jen jedním z dalších nákladů na provoz hotelu nebo lázní. Ale dokonce i plánovaná nepřítomnost v zaměstnání přináší další skryté náklady. Záskoky za dovolené nebo platby za přesčasy zvyšují náklady. Vyšší pracovní nároky na zbývající zaměstnance narušují denní rutinu a zvyšují stres. Podle průzkumu společnosti Hotel & Spa Consulting tvoří tyto skryté náklady až 63 % z celkových plateb za absence.

Snižují produktivitu. Všichni se občas považujeme za nepostradatelné. V případě části zaměstnanců to může být oprávněné. Podle studie společnosti Mercer z roku 2009 dosahují zastupující pracovníci napříč všemi pracovními pozicemi menší produktivity práce. Tito pracovníci dosahují jen 71 % produktivity v případě zastupování za neplánované absence a 79 % produktivity při zastupování v rámci plánovaných absencí. Výsledky výše uvedené analýzy jsou patrné i v praxi, kdy absence snižují kvalitu hotelových služeb a zpomalují zaběhnuté procesy.

Zvyšují riziko postihů. Práce s různými typy absencí a příplatků, především v hotelech a lázních s odborovou organizací, je složitá. K tomu navíc přistupují další pravidla a postupy, ukotvené v jednotlivých pracovních smlouvách, interních předpisech, vyhláškách a nařízeních. Chyby při nesprávné evidenci a uplatňování pravidel absencí mohou vést k pokutám ze strany inspektorátu práce nebo sporům se zaměstnanci.

NEVIDITELNÝ PROBLÉM

Absence pracovníků jsou velmi komplexní problematikou. S různorodými typy zaměstnanců je efektivní řízení fondu absencí komplikované. Ve většině hotelů a lázní je odpovědnost za řízení absencí rozdělena mezi více vedoucích. K tomu přidejme skutečnost, že organizace uchovávají údaje o docházce, absencích, optimalizaci a plánování směn v různých systémech, papírových dokumentech nebo tabulkách, kdy je téměř nemožné rychle získat ucelený pohled na celkový stav. Jaký je pak rozsah aktuálně řešeného problému, s ním spojené náklady a způsoby řešení, si mnohdy jen domýšlíme.

DOPORUČENÍ PRO ŘÍZENÍ ABSENCÍ

Sledujte absence v momentě, kdy vznikají. Paradoxně je jednodušší sledovat absence směrem do budoucna než do minulosti, např. pomocí samoobslužných aplikací s informacemi o naplánovaných směnách, docházce a plánování absencí. V případě požadavku na absenci ze strany zaměstnance jsou nástroje workforce managementu schopny automaticky provést stanovené kroky (předání požadavku na schválení, vyřazení z plánu směn, propočet nákladů spojených s absencí apod.) a navíc např. upozornit vedoucího pracovníka na případné překročení interních limitů absencí v rámci organizace nebo útvaru.

Plánujte efektivně. Ne vždy je možno předejít nepřítomnosti pracovníka v zaměstnání, a přesto musí být jeho úkoly splněny. V takovém případě má manažer možnost převést práci na jiného zaměstnance, nařídit přesčas, vypomoci si externím pracovníkem nebo snížit počet lidí ve směně. Každá z těchto možností však negativně zatěžuje náklady a produktivitu. Vedoucí svádí nekonečný boj s minimalizací nákladů na absence a udržením kvality služeb. Automatizované plánovací nástroje pomáhají při navrhování optimálního řešení z pohledu pracovních dovedností, zkušeností, nákladů nebo preferencí tak, aby byla minimalizována nutnost přesčasové práce nebo využívání agenturních pracovníků.

Alexej Kumpošt

marketing manager, Gubi