Co dělat, aby benefity nebyly jen nákladovou položkou

Zaměstnanecké benefity. Vděčné téma pro všechny zainteresované strany - od zaměstnavatelů počínaje, přes jejich zaměstnance, odbory a vládu, až ke společnostem, které je dodávají nebo zprostředkovávají. Zaměstnavatelé řeší otázku nákladů, zaměstnanci své požitky, dodavatelé výnosy a vláda zase výběr daní.

Pro každého je toto téma svým způsobem zajímavé, každý však sleduje jiný cíl. Pokud se ale systém správně nastaví, mohou se sladit i zdánlivě neslučitelné zájmy.

Právě v současné době je otázka zaměstnaneckých benefitů předmětem nemalých diskusí. Letní projednávání vládou navrhovaných změn na zasedáních tripartity byla velmi bouřlivá. Samy parlamentní strany nejsou v oblasti benefitů jednotné. A tak se obrysy výsledné legislativní úpravy neustále mění a jsou jen těžko předvídatelné.

Naskýtá se otázka: je smysluplné, aby vláda již jednou přijatá daňová zvýhodnění poskytovaných benefitů znovu omezovala nebo zcela rušila, když chce inkasovat vyšší daně? Není i pro státní kasu přínos ze zachování benefitů větší než ztráty z jejich zrušení?

Naše studie prokazují, že větší daňové zatížení benefitů vede k jejich omezování společnostmi a "stažení benefitů z nabídky" má stejný efekt, jako stažení peněz z ekonomiky - tedy nižší výběry daní a vyšší nezaměstnanost. Politická rozhodnutí ovšem nejsou vždy projevem ekonomické gramotnosti a proto lze předpokládat, že diskuse o zvýhodnění a znevýhodnění benefitů se bude pravidelně opakovat i v budoucnosti.

Benefity jako nákladová položka

Benefity přitom tvoří poměrně velkou nákladovou položku. Je běžné, že z pohledu účetních nákladů představují objemově "třináctý" plat, někdy dokonce více. Pokud jde o daňově zvýhodněné benefity, odstranění jejich osvobození představuje zvýšení nákladů na benefity o jednu třetinu (sociální a zdravotní pojištění zaměstnavatele) a snížení jejich hodnoty pro zaměstnance o další třetinu (sociální a zdravotní pojištění a daň v současném systému)!

Jinak řečeno: u společnosti s 50 zaměstnanci představuje tato změna růst ročních osobních nákladů jako by přijali jednoho zaměstnance na plný úvazek. Pokud je ale společnost v situaci, kdy potřebuje nutně udržet celkové osobní náklady ve fixní výši, musela by buď třetinu benefitů zrušit, nebo jednoho zaměstnance propustit...

Jde i o důležitý motivátor

Přitom společnosti poskytovat benefity nemusí, zaměstnanci na ně ve většině případů nemají právní nárok. Zaměstnavatelé si ale uvědomují, že benefity jsou motivačním prvkem zaměstnanců a také jim mohou přinést významnou konkurenční výhodu - na zajímavé benefity se dají nalákat vysoce kvalifikovaní pracovníci, kteří přispějí k rozvoji firmy. Benefity zlepšují image společnosti a stávají se součástí firemní kultury. Zároveň však představují vysokou nákladovou položku v rozpočtech. Proto je i v zájmu zaměstnavatelů přesvědčovat vládu, aby podpořila daňové zvýhodnění těchto incentiv. Vědí však zaměstnavatelé, které benefity mají chtít zachovat? O jaké benefity jejich zaměstnanci vlastně stojí?

Před finanční krizí většina společností poskytovala velké množství benefitů a neměla problém s navyšováním rozpočtů na tyto výhody bez ohledu na jejich využívání a daňovou efektivnost. Cílem bylo nalákat, případně si udržet klíčové zaměstnance. S příchodem krize se však začalo šetřit, kde se jen dalo, proto většina společností benefity výrazně omezila, nebo úplně zrušila. Nyní, při jejich opětovném zavádění, již firmy zvažují, které benefity poskytovat a které nikoliv.

Pohled personální a finanční

V oblasti poskytovaných benefitů má obvykle hlavní slovo personální a finanční oddělení. To první volí ty benefity, o kterých se domnívá, že mohou působit motivačně na zaměstnance; to druhé zase posuzuje benefity z hlediska nákladů pro společnost. Sebelepší zvážení benefitů z obou těchto pohledů však nemusí vždy vést k nastavení nejlepšího systému benefitů. Ocení například mladý člověk začínající svou pracovní kariéru příspěvek na penzijní připojištění? Využije neomezený vstup do fitcentra osoba, která raději provozuje sport v přírodě? Zaplesá srdce ženy milující divadlo nad volnou vstupenkou na fotbal? Asi ne.

V praxi tak motivační prvek nemusí přinést kýžený výsledek - společnosti hradí náklady, které někteří zaměstnanci nevyužívají vůbec, jiní naopak velmi intenzivně. To, že mezi zaměstnanci vzniká nespokojenost a rivalita je problémem personálních oddělení. To, že společnost vynakládá peníze neefektivně, by mělo být problémem finančních ředitelů. Při rozhodování o investicích do strojového vybavení se propočítávají výnosy a porovnávají se vnitřní výnosová procenta. Rozhodnutí o poskytování benefitů je investicí do mnohem důležitějšího výrobního prostředku, podle některých ekonomů dnes již jediného významného - do lidí a jejich práce. Finanční ředitelé by měli benefitům věnovat stejnou pozornost jako jiným oblastem.

Zeptejte se lidí, co chtějí

Jak tedy zjistit, jaký benefit by zaměstnance motivoval k nejlepším pracovním výsledkům a společnost tak nevynakládala nemalé částky zbytečně? V praxi se osvědčila ta nejjednodušší varianta - zeptat se jich. Výsledky průzkumu mezi zaměstnanci bývají pro řadu společností velmi překvapivé. Firmy totiž častokrát zjistí, že by zaměstnanci nejvíce ocenili takový benefit, který pro společnost nebude vůbec tak nákladný, jako ten doposud poskytovaný. Nebo že zaměstnanci vlastně nechtějí žádné extra benefity, stačil by jim pouze týden dovolené navíc. Zaměstnanci si tímto způsobem i uvědomí, jaké jsou jejich osobní preference a jaké benefity jim vlastně zaměstnavatel poskytuje. U řady výše postavených zaměstnanců je totiž (bohužel) poskytování služebního telefonu nebo automobilu považováno za standard a nevnímají jej vůbec jako benefit.

V této souvislosti se lze setkat také s námitkami personalistů, že v případě, kdy se zeptají zaměstnanců na preferovaný benefit, dostanou nekončící seznam, který není možné ve všech směrech splnit. Ovšem najít univerzální benefit pro všechny zaměstnance je nemožné. Řešení zde však existuje - nazývá se kafeterie.

Možnost výběru = Kafeterie

Tento systém se poslední dobou v České republice značně rozmáhá a stává se oblíbeným řešením systému benefitů. Jedná se o pružný systém, často fungující on-line, se širokým spektrem nejrůznějších možností (včetně oblíbených stravenek), který zaměstnanci mohou jakkoliv využívat v rámci předem určeného počtu bodů. Každý zaměstnanec si vybere oblíbený benefit ke své vlastní spokojenosti. Zaměstnavatel má zase kontrolu nad konečnou výší nákladů, má přesné informace o tom, na co jsou jeho prostředky vynaloženy a jak intenzivně jsou zaměstnanci benefity využívány.

Ideální benefit je samozřejmě takový, který je daňově uznatelným nákladem pro zaměstnavatele a zároveň představuje pro zaměstnance příjem osvobozený od daně nepodléhající navíc ani odvodům na sociální a zdravotní pojištění. Tyto aspekty lze v kafeterii zohlednit - daňově výhodné benefity budou pro zaměstnance "levnější" (spotřebují méně bodů), ty nevýhodné zase "dražší". Bude čistě jen na zaměstnanci, jakou cenu bude ochoten za benefit zaplatit.

S nastavením kafeterie mohou pomoci poskytovatelé těchto systémů za spolupráce daňových poradců. Benefity pak budou nastaveny ke spokojenosti všech stran - personalistům pomohou zkušení odborníci, zaměstnanci si sami vyberou portfolio vyhovujících benefitů a finanční oddělení bude mít jistotu fixní výše nákladů, kterou lze dopředu plánovat a investic, které budou efektivně využívané a navíc daňově zoptimalizované.

Jak systém nastavit

Kafeterie určitě není jediným vhodným řešením benefitů. Univerzální návod na zvolení přístupu k poskytování benefitů neexistuje. Každý zaměstnanec je jiný a každá společnost má jiné možnosti. Při nastavování systému benefitů by ale manažeři měli vždy zvažovat čtyři základní aspekty - celkovou nákladovost, daňovou výhodnost, oblíbenost benefitu u zaměstnanců a míru jejich využívání. Zanedbání jakéhokoliv z těchto aspektů se bohužel nevyplácí. Všechny tyto faktory by se ideálně měly dostat do vzájemné rovnováhy. Jedině tak přinese systém benefitů největší efekt jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele.

Samozřejmě existují mezi námi také lidé, které motivují i jiné faktory než peníze a hmotné prostředky. Mnohem více ocení například pochvalu a uznání za dobře vykonanou práci, poskytnutí větší důvěry či zodpovědnosti, nebo prostě jen příjemné pracovní prostředí a dobré vztahy se zaměstnavatelem. Ale třeba právě proto, že se zaměstnavatel bude snažit přizpůsobit zaměstnanecké odměny potřebám každého zaměstnance, bude to pro podobné osoby motivační, neboť budou pozitivně vnímat, že se zaměstnavatel zajímá o jejich potřeby a záleží mu na jejich spokojenosti.

Benefity budou vždy v centru zájmu, protože se jedná o velkou nákladovou položku. Společnosti by proto měly pečlivě sledovat, co poskytují a jaké zdroje mají k dispozici. Při jejich nastavování by měly dobře zvážit všechny aspekty, které je ovlivňují, tzn. nákladovost, daňovou uznatelnost, jejich využívání a oblíbenost. Jedině tak přinese systém benefitů největší efekt.

Petr Frisch
Autor je partnerem daňového oddělení společnosti Mazars

Při nastavování systému benefitů vždy zvažte:

> celkovou nákladovost

> daňovou výhodnost

> oblíbenost benefitu u zaměstnanců

> míru jejich využívání

CFO více spolupracují s provozem a HR

Seniorní finanční odborníci věnují stále více času otázkám, které jsou mimo jejich tradiční finanční zodpovědnosti. Patří sem i lidské zdroje, říká výzkum společnosti Robert Half Management Resource. Průzkumu se zúčastnilo 1400 CFO ve Spojených státech. Na otázku "Která z následujících oblastí mimo tradiční odpovědnosti v oblasti financí rozšířila vaši roli v uplynulých třech letech?" odpověděli: provoz - 27 %; lidské zdroje - 19 %; marketing - 17 %; informační technologie - 15 %; prodej a rozvoj podniku - 6 %; nedošlo ke změně - 15 %; nevím - 1 %.

Kontrola nad výdaji, zlepšení ziskovosti, zvýšení poptávky po produktech a službách a sledování rizik jsou stále v popředí zájmu. V oblasti lidských zdrojů se CFO zaměřují především na náklady spojené se zdravím zaměstnanců, což je americké specifikum. Ale velmi důležité je i zajištění pracovníků podle výkyvů v poptávce. Stále více firem proto sází na lepší využívání flexibility pracovních sil včetně práce na dobu určitou.