Jak vymezovat pracovní místa

1. BY VYMEZENÍ MĚLO OBSAHOVAT

Vymezit pracovní místo znamená stanovit činnosti, které by jeho držitel měl vykonávat, určit pracovní chování, které od něj organizace na daném místě očekává, a případně i kritéria, například výkonové ukazatele, podle kterých bude jeho práce hodnocena. Výkonovými ukazateli máme pochopitelně na mysli ukazatele jako takové, nikoli jejich konkrétní hodnoty, které se s časem mění.

Je přitom jen technickou záležitostí, zda popis povinností včetně požadovaného chování a dalších hodnotících kritérií je uveden přímo v popisu místa nebo zda je v tomto popisu uveden odkaz na určitý firemní dokument. Popis místa tak může například konstatovat, že postup při využívání elektronového mikroskopu se řídí pravidly uvedenými ve směrnici XY, že při předkládání údajů o výdajích je třeba postupovat podle účetní směrnice YZ apod.

2. PRACOVNÍ CHOVÁNÍ ZAMĚSTNANCE

Jasné a úplné vymezení místa je v zájmu organizace i zaměstnance. Pracovní smlouva, kterou organizace se zaměstnancem uzavírá, není totiž ničím jiným než dohodou o tom, že zaměstnanec bude vykonávat určitou práci (chovat se určitým způsobem) za určitou odměnu. Platíme-li však někomu za to, že se v zájmu organizace chová určitým způsobem, měli bychom způsob tohoto chování jasně uvést, popsat či vysvětlit. Zaměstnanec nastupující na nové místo to většinou (a oprávněně) očekává.

3. NEJČASTĚJŠÍ PROBLÉMY

Většina popisů pracovních míst mívá spíše formální charakter. Slouží pracovněprávním požadavkům nebo ke zdůvodnění potřeby dalšího pracovníka, nikoli však jasnému informování zaměstnance o tom, co by měl na daném místě vykonávat.

Někdy zaměstnanci popisy svých pracovních míst ani nedostávají: organizaci stačí, že byly vytvořeny a správně založeny (takže bude možné se jimi v případě potřeby vykázat). Tento postup možná nepřekvapí u organizací, kde jsou místa vytvářena účelově, u podniků kladoucích důraz na hospodárnost a řízení výkonu by však k tomu docházet nemělo.

Pokud organizace zaměstnanci neřekne (nebo mu to neřekne dostatečně jasně), jaké činnosti, postupy nebo výsledky od něj očekává, dává mu navíc najevo, že jí na nich možná ani příliš nezáleží nebo že o nich sama nemá přesnější představu. Zaměstnanec má v tomto případě (alespoň částečně) možnost přizpůsobit si náplň svého místa svým potřebám. I v případě, je-li veden upřímnou snahou vykonávat povinnosti svého místa co nejlépe, je nucen si představu o nich udělat na základě pokusů a omylů. Dochází-li k těmto omylům poměrně často, ztrácí jeho organizace čas i peníze, mimo jiné i proto, že tím trpí její vnitřní koordinace.

4. JEN NADEFINOVAT CÍLE NESTAČÍ

Nejasné vymezení náplně pracovního místa může být výsledkem představy, že zaměstnanci není třeba jeho povinnosti vysvětlovat, případně že základem vymezení pracovního místa je stanovení jeho cílů, například očekávaných obchodních výsledků. Řízení na základě cílů je pro úspěšný chod organizace důležité. Profesionálně vedená organizace by však měla držitelům svých pracovních míst uvést i to, jak by měli při dosahování svých cílů postupovat, resp. jaké činnosti či postupy jim umožní dosáhnout těchto cílů lépe. Může jít například o postupy, které jsou důležité z hlediska dlouhodobých cílů organizace (a nikoli jen výsledků za krátké období), z hlediska lepší návaznosti činností vykonávaných jednotlivými útvary apod.

Podobná nejasnost ve vymezení místa může vznikat tehdy, je-li založeno na výčtu "odpovědností", u kterých nejsou uvedeny konkrétní povinnosti. Zaměstnanci je v tomto případě řečeno, za co je v rámci svého místa odpovědný, nedostane se mu však podrobnější informace o tom, jaké činnosti by v rámci své odpovědnosti měl vykonávat.

Příkladem může být výčet odpovědností vedoucího nové restaurace. Stanovíme-li v popisu jeho pracovní náplně, že "je odpovědný za vytvoření přitažlivého menu, které vyvolá zájem zákazníků", je to většinou něco jiného, než uvedeme-li, že "k jeho povinnostem patří denní sledování zájmu o jednotlivá jídla, příprava a provádění pravidelných průzkumů spokojenosti mezi zákazníky, týdenní vykazování obsazenosti restaurace a počtu změn, které v jejím menu provedl" apod. Výsledek práce daného zaměstnance bude v obou případech odlišný.

5. U ŠÉFŮ JASNĚ URČIT KOMPETENCE

Podobně tomu může být i při vymezení odpovědností vedoucích spojených s řízením jejich podřízených. Stanoví-li například firma, že její vedoucí jsou odpovědni za to, že vůči svým zaměstnancům uplatňují politiku "otevřených dveří" (a nestanoví současně, zda očekává, že vedoucí budou pro své zaměstnance jen lépe dostupní, nebo zda si představuje, že každého z nich pozvou jednou měsíčně do své kanceláře, aby se ho zeptali na jeho pracovní problémy, příčiny případné nespokojenosti nebo na to, jak by jim mohl pomoci vykonávat jejich práci lépe apod.), nemůže očekávat, že si její vedoucí vyloží obsah svých odpovědností stejně. Velmi pravděpodobně tak ani nedosáhne očekávaného výsledku.

6. PŘEDPOKLADY KREATIVITY

Při vymezování pracovních míst se můžeme občas setkat s argumentem, že není-li zaměstnanci rozsah jeho povinností stanoven podrobně, může je provádět s vyšší kreativitou, případně silnější motivací. V důsledku toho může svou práci vykonat lépe a možná i kvalitněji, než očekává jeho nadřízený.

Je to možné, ne však příliš pravděpodobné. Větší možnost samostatně rozhodovat o své práci může motivaci i kreativitu zvyšovat. Týká se to však především zkušených zaměstnanců. U osob méně zkušených může být dopad vyšších pravomocí na jejich motivaci právě opačný. I u zkušených zaměstnanců přitom platí, že jsou-li jejich úkoly jasně vymezeny, nemusí to jejich motivaci ani kreativitě nijak bránit. Výjimkou jsou jen případy, kdy je jejich postup popsán a kontrolován skutečně velmi podrobně.

7. ÚKOLY LZE VYMEZIT INSTRUKCEMI

Ve většině situací však platí opak. Jsou-li úkoly dostatečně jasné, umožňují, aby se zaměstnanci na jejich plnění lépe zaměřili a svou kreativitou zbytečně neplýtvali. Požádáme-li například spolupracovníka, aby sám (a kreativně) vyřešil určitý problém, a to v určitém časovém termínu a s dodržením určitých omezení, která organizace na toto řešení klade, pak zadané instrukce jeho kreativitě nijak nebrání. Mohou ji spíše povzbudit. Pokud se mu však odpovídajících instrukcí (informace o nutných omezeních, jež na řešení klademe) nedostane, může svou kreativitou plýtvat.

8. NEJASNÝ POPIS PRAVOMOCÍ - NÍZKÁ MOTIVACE

Vedle plýtvání kreativitou dojde v případě promarněného plýtvání kreativitou pravděpodobně také k tomu, že zbytečně provedená práce sníží motivaci zaměstnance věnovat se kreativnímu řešení podobných problémů v budoucnosti. Rozsah kreativity či rozhodovacích pravomocí je proto třeba jasně stanovit. Pokud se určitá kreativita od zaměstnance očekává, je třeba to v popisu pracovního místa uvést a odpovídajícím způsobem upravit i jeho pravomoci. Pokud to namístě není, měl by se to zaměstnanec jasně dozvědět.

NEZAPOMEŇTE:

> Nejasné či neúplné vymezení povinností pracovní pozice patří k nejčastějším příčinám výkonových nedostatků. Jeho důsledkem mohou být i zbytečná nedorozumění, či dokonce konflikty se spolupracovníky.

> Vymezit pracovní místo znamená stanovit činnosti, které by jeho držitel měl vykonávat, určit pracovní chování, které od něj organizace na daném místě očekává, a případně i kritéria, například výkonové ukazatele, podle kterých bude jeho práce hodnocena.

> Podobná nejasnost ve vymezení místa může vznikat i tehdy, je-li založeno na výčtu "odpovědností" pracovní pozice, u kterých nejsou uvedeny konkrétní povinnosti. Nechceme-li plýtvat kreativitou a motivací zaměstnanců, je třeba v náplni místa jasně stanovit i rozsah kreativity, kterou organizace od zaměstnance očekává.

Jan Urban

Consilium Group, Management Consultants