Chytré snížení nákladů a zvýšení produktivity

Můžete popsat hlavní úskalí při nákupu kancelářských tiskáren a multifunkcí?

Nejčastější chybou při nákupu kancelářských tiskáren je výběr nevhodného typu, nebo spíše kategorie z hlediska objemu tisku a skenování. Platí jednoduché pravidlo - čím menší tiskárna, tím dražší provoz. Při nákupu je třeba se zaměřit na tzv. celkové náklady na vlastnictví zařízení, které zahrnují nejen samotnou tiskárnu a spotřební materiál, ale i opotřebitelné náhradní díly, servisní zásahy a případnou profylaxi. Dlouhodobým trendem je postupné snižování ceny tisku jedné stránky. U multifunkcí nově přicházejí požadavky na robustní skenery se spolehlivým oboustranným podavačem dokumentů, protože skenování dokumentů ve firmách výrazně roste.

Radek Cinádr

manažer pro řízené tiskové služby, OKI

Důležité je zamyslet se nad formátem zařízení. A3 modely jsou při pořízení dražší, dnešní chytré A4 multifunkce převzaly funkcionalitu větších modelů, a to včetně pohodlného ovládání na dotykových displejích. Ze statistik totiž víme, že tisk na A3 tvoří ve firmách jen malý zlomek úloh. Rozumná je kombinace velkého A3 a několika menších A4 modelů. Při výběru zařízení je vhodné nezanedbat bezpečnostní prvky, jako například identifikaci uživatele před tiskem.

Jak často řeší organizace nákup nových tiskových zařízení?

Projektovaná životnost tiskových zařízení je zhruba pět let, záruka na profesionální zařízení bývá až tříletá. Tyto skutečnosti spolu s morálním zastaráváním techniky vedou k přirozené obměně zařízení po několikaletém provozu. Celková obměna se ale moc "nenosí", spíš se postupně nahrazují dosluhující stroje.

Pro firmy je také důležitá nabízená záruka, u větších strojů se servisem on-site. Možným řešením je stále oblíbenější tisk formou služby, kdy zákazník zjednodušeně řečeno platí za vytištěné stránky a vše ostatní za něho řeší dodavatel služby.

Které firmy jsou adepty pro analýzu tiskových technologií?

Každá organizace, která plánuje obměnu většího počtu tiskových zařízení nebo se domnívá, že má příliš vysoké náklady na tisk.

Důležité je podívat se na aktuální tiskové náklady, základní požadované funkce a pokročilé požadavky na tiskové řešení, třeba až do úrovně napojení na firemní DMS. Je zapotřebí uvažovat o předpokladu vývoje v příštích třech až pěti letech. Zatímco orientační analýzu si firma může udělat interně, podrobnější rozbor je vhodné svěřit specializovanému dodavateli se zkušenostmi s navrhováním tiskových řešení.

Jakým způsobem mohou firmy nejúčinněji snížit náklady na tisk?

Snižování samotných nákladů na tisk je po řadu let opakované téma, ale ve skutečnosti to už není oblast, která má velký potenciál, zejména v absolutní hodnotě úspor. Firmy by se měly zaměřit na příležitosti, které jim přinášejí chytré multifunkce, tedy skenování s OCR a napojení na firemní document management systém. Značné úspory jsou skryté především v oblasti produktivity při práci s dokumenty. Například při zlepšení produktivity o 20 procent, což je běžně dosažitelný cíl při kancelářské práci, jde až o dva pracovní měsíce v roce.

Změnu práce s chytrými multifunkcemi si lze představit jako přechod od běžných mobilů k chytrým. Nejde už jen o pouhý tisk či kopírování, ale také o skenování s OCR, napojení na systémy pro správu obsahu a archivaci těchto informací. To platí nejenom pro velké korporace, ale stále častěji i pro malé firmy, které mohou za poměrně malých nákladů dosáhnout výrazného zlepšení svých procesů a snížení nákladů. Snadněji si tak udrží konkurenceschopnost.

Rozhovor byl publikován v ICT revue 12/2016.