Práci mzdových účetních zatím žádný software nenahradí. Umělá inteligence už ale může některé procesy zjednodušit

Fungující personální systém zajistí zpracování mezd a platů, spočítá dovolenou i roční zúčtování daně a má řadu dalších užitečných funkcí. Musí ale také pružně reagovat na změny zákonů a pomoci zaměstnavatelům se všemi výkazy pro úřady státní správy. V tom má výhodu velký dodavatel s delší historií, právním zázemím a vhledem do novelizace zákonů. „Zaměstnavatelé nás považují za legislativní etalon,“ říká ředitel divize Mzdové a personální systémy ve společnosti Seyfor Jan Tomíšek, když představuje dva největší české personální softwary v Česku – Vema a KS program.

Říká o nich, že jsou složité na vývoj, protože vznikaly už v devadesátých letech, ale jako samostatné platformy si udržely technologickou nezávislost i na Microsoftu. Díky tomu mají svou suverenitu a uživatelé je mohou používat v jakémkoli současném nebo budoucím operačním systému. Aktuálně vychází vstříc trendu mobilních aplikací a připravují se i na větší zapojení umělé inteligence.

Všude slyšíme, že digitalizace je klíčovým krokem, který firmám i státu zajistí konkurenceschopnost. Týká se to jak výrobních procesů, tak interních systémů každé firmy. S jakým problémem se v této oblasti firmy aktuálně nejvíc potýkají?

Neřekl bych, že firmy s něčím zásadně bojují. Když padne ze strany managementu rozhodnutí, že se budou odstraňovat papíry, a jsou tím pověřeni schopní lidé, tak se prostě digitalizuje. Hlavním kritériem je, aby to dávalo ekonomicky smysl. Nasazení informačního systému na něco, co jde hladce zvládnout na papíře a není to drahé, by smysl nedávalo. Záleží také na velikosti organizace.

Předpokládám, že velké firmy své procesy digitalizují rychleji.

Samozřejmě. Jednak mají víc prostředků, díky kterým si tu investici mohou dovolit, a jednak mají složitější procesy, které se na papíře hlídají obtížněji. Většinou už také mají vybudovanou datovou základnu v nějakých informačních systémech, takže mají na čem stavět. 

Vaše personální systémy využívají firmy v Česku a na Slovensku. Jaké rozdíly v tomto oboru vidíte mezi českým a slovenským prostředím?

Digitalizace HR systémů má dvě roviny. Zahrnuje interní komunikaci uvnitř firmy a povinnou administrativu vůči státu, tedy odevzdávání různých přehledů a povinných hlášení. V té druhé oblasti je Česko oproti Slovensku výrazně napřed. Slovensko má v současné době jenom elektronickou neschopenku, zatímco u nás už existují desítky rozhraní, kde se v elektronické podobě něco předává. Stát na tom neustále pracuje a myslím, že v tomto jsme skutečně na světové úrovni.

Jak se vyvíjí komunikace mezi zaměstnavateli a zaměstnanci? Co od vašeho systému jednotlivé strany požadují? 

Trend se neustále posouvá a je to vidět na roli samotného personálního systému. Zatímco v devadesátých letech to byl vyloženě kancelářský nástroj pro účetní a personalisty, kteří do něj přepisovali informace z nějakých papírů, přibližně od roku 2000 začaly internetové technologie umožňovat větší zapojení zaměstnanců. Ti nejdřív dostali přístup, aby do systému mohli pasivně nahlížet, pak postupně i nějaké aktivní úlohy a dnes už mohou používat systém ze svého mobilního telefonu a vyřizovat přes něj řadu záležitostí, se kterými se dřív chodilo ťukat na dveře personálního oddělení.

Seyfor spravuje nejpoužívanější personální systém Vema a od loňského roku také KS program, který je dvojkou na trhu. Co těmto softwarům pomohlo vybudovat si tuto pozici?

Oba systémy začínaly krátce po revoluci a vyrostly vedle sebe. V raných devadesátých letech nebylo moc systémů, které by uměly dobře spočítat mzdy. A zaměstnavatelé zkrátka potřebovali spolehlivý software, který jim umožní vyplácet zaměstnance podle zákona. K tomu se pak přidávaly další funkce a produkty, oba systémy postupně dorostly do dnešní velikosti a nyní jsou určené pro všechny zaměstnance.

Díky mnohaletým zkušenostem a velké zákaznické základně máme prostředky na další vývoj a také zázemí pro implementaci legislativních změn. Když se objeví jakákoli nová norma, jsme schopni ji velmi rychle zpracovat do našich systémů. Zároveň jsme pro zákonodárce partnerem v debatě o připravované legislativě, takže můžeme na některé problémy i upozornit.

HN BeNative

Nesmíte se dostat do situace, že jedinou možností je zaplatit těm, kdo vás vydírají, říká Franc ze Seyforu

▪ 7 min. čtení

Co všechno už v rámci vašeho personálního systému dělá umělá inteligence?

Ve vývoji už programátorské nástroje podporované umělou inteligencí začínají být významným přínosem a my je aktivně používáme. Musí se samozřejmě hlídat, ale mohou hodně pomoci. Pokud jde o vlastní personální systém, tam zatím žádná AI podpora není. A jeden z důvodů je to, že se tam nesmí dělat chyby.

Do budoucna s implementací AI do vašich programů počítáte?

Pečlivě sledujeme vývoj a vidíme oblasti, kde bude umělá inteligence umět pomoci velmi dobře. Je to například překládání textů do různých jazyků. Dříve byla poptávka po lokalizaci portálových částí typicky do angličtiny, ale tam byl problém s daty. Můžete mít sice popisky v angličtině, ale obsah vložených dokumentů bude česky. A ukládat u všech souborů a formulářů různé jazykové varianty nemá smysl. Umělá inteligence ale dokáže překládat jen interakci s uživatelem, což je velmi účinné a myslím, že i snadno dosažitelné.

Další oblastí, kde se dá umělá inteligence dobře vyžít, je navigace. Oba naše systémy jsou velmi rozsáhlé a mají širokou nabídku. Často se stane, že zaměstnanec v nich hledá funkci, kterou použije jen párkrát za život, například změnu příjmení. Virtuální asistent by mu to mohl zjednodušit a rovnou ho nasměrovat k místu, kde svou záležitost vyřeší. Navíc v tomto případě nevadí, že občas robot udělá chybu. Když vás asistent pošle na špatné místo, uvědomíte si to hned. Horší by bylo, kdyby nástroj chyboval třeba u automatického výpočtu mzdy.

Bude časem počítat i mzdu?

Je to ještě daleko, nicméně se zdá, že trend k tomu směřuje, především kvůli velkému nedostatku mzdových účetních na trhu. Takže se dá očekávat, že na tohle bude velký tlak, a to nejen v České republice. 

Když jsme u těch mzdových účetních, zaujalo mě, že jako jedna z mála profesí se – stejně jako třeba zdravotní sestra – většinou uvádí v ženském rodě. Je na té práci něco ženského?

Nevím, proč to tak je, nikdy jsem si tu otázku nepoložil. V drtivé většině případů tu roli zastávají opravdu ženy. Asi to souvisí s tím, že ta práce vyžaduje extrémní pečlivost. Je zajímavé, že když už se v tomto oboru objeví nějaký muž, je to zpravidla personální ředitel. Přitom personalistky jsou také většinou ženy, takže popravdě nevím, jak se ten muž na tu vedoucí funkci dostane. Klasický lineární kariérní postup tam zřejmě nefunguje.

Co je podle vás důvodem nedostatku mzdových účetních?

Je to nesmírně zodpovědná práce, kde jde o peníze. Lidé musí dostat svou mzdu každý měsíc včas, nesmí tam být žádné prodlení ani chyby. Mzdoví účetní jsou navíc i do jisté míry malými právníky. Musí se orientovat ve složité legislativě, mít nastudované předpisy, vyžaduje to vysokou kvalifikaci. Trvá to dlouho, než se k tomu propracujete, a pro mladší generaci je tenhle obor komplikovaný, nechce se jim do toho vstupovat.

Může budoucí vývoj personálních systémů práci mzdových účetních nahradit a vyřešit tak jejich nedostatek?

To zatím nejde, protože ta práce je příliš komplikovaná a zodpovědná. Může ale některé procesy zefektivnit a ušetřit mzdovým účetním administrativní práci. To už se v praxi děje. Většina organizací například sbírá data o docházce zaměstnanců, tahle data se do systému nahrají a nemusí se přepisovat. Ale pak je řada situací, které musí zpracovat člověk.

Stát připravuje jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, které má firmám výrazně usnadnit administrativu v komunikaci s úřady. Co od toho očekáváte a jak se na to připravujete?

Tento záměr je stále ještě v legislativním procesu, takže nemůžeme s jistotou říci, jestli bude schválený. Pokud by ale prošel, tak by jednotné hlášení mělo začít fungovat od začátku roku 2026 a v polovině příštího roku se má začít testovat. My máme jednoho velkého zákazníka, který byl vybrán mezi pilotní firmy, takže jsme do té debaty přímo zapojeni. Připravujeme rozhraní, připomínkujeme to, ale zatím není jisté, jestli a jak to nastane.

Co vám tato změna přinese?

Především zjednoduší práci našim zákazníkům, tedy zaměstnavatelům. Jednotné hlášení nahradí více než 30 různých formulářů, které v současné době odevzdávají, a sloučí je do jednoho rozhraní. Má to smysl i z pohledu státu, který tím získá o zaměstnancích mnohem víc přehledných informací, než má v současné době. Hlavně pokud jde o daňové údaje.

Jaké další agendy by se do budoucna daly z vašeho pohledu zjednodušit?

Jednotné hlášení má zatím řešit jen část komunikace se státní správou, tedy většinu toho, co zastřešuje ministerstvo práce a sociálních věcí, úřady práce a daňová správa. Potom by se dalo uvažovat o údajích, které zaměstnavatelé posílají třeba zdravotním pojišťovnám. I tahle data by bylo dobré převést postupně na jednotné rozhraní. Ale to je zatím hudba budoucnosti.

Text vznikl ve spolupráci se společností Seyfor.