O benefitech ze široka a trochu jinak - část 4.

Předně je třeba uvést, že zde uvedený výčet jednotlivých přístupů není úplný, nicméně z praktického hlediska by měl být dostačující, protože zahrnuje ty nejčastější způsoby se kterými se dnes lze v praxi setkat. Základní rozdělení můžeme provést na systémy plošné (fixní) a volitelné (flexibilní).

1. Plošný systém zaměstnaneckých výhod

Z podstaty některých benefitů je zřejmé, že musí být poskytovány všem zaměstnancům bez rozdílu. Mezi takové patří např. příspěvek na stravování, nápoje na pracovišti, nadstandardní délka dovolené, sick-days, apod. Tyto benefity bychom asi těžko distribuovali adresně, popř. bychom se dokonce mohli dostat do rozporu se zákonem, protože bychom mohli část zaměstnanců diskriminovat. Typickou vlastností tohoto systému je, že poskytuje všem zaměstnancům bez rozdílu totéž, bez ohledu na skutečné využití. Jako příklad můžeme nastínit společnost, která zaměstnancům poskytuje stravenky, dává jim k dispozici několik permanentních vstupenek do blízkého fitcentra, kde spolupráci vyjednalo samo HR oddělení, pořádá letní tábor pro děti zaměstnanců a všem zaměstnancům vyplácí 13. platy (mzdy). Výhody takového systému jsou na první pohled zřejmé –administrativní nenáročnost a jednoduchost. Negativa jsou však neméně významná – velmi nízká efektivita a zákonité vnímání systému velkou částí zaměstnanců jako nespravedlivého („nechodím cvičit“, „ale já nemám děti – tak k čemu mi je tábor“, apod.). Tento systém je tedy možné doporučit k využití pouze pro takové benefity, u kterých je zařazení do volitelného systému nemožné nebo nevhodné, protože jakékoli neoprávněné zvýhodnění některého ze zaměstnanců v sobě současně obsahuje znevýhodnění druhého.

2. Flexibilní systémy

Volitelné systémy představují další vývojový stupeň – vycházejí z předpokladu, že efektivní může být jen takový systém, ve kterém jsou výhody poskytovány s respektem k nejrůznějším osobním preferencím (všech!) zaměstnanců. Mezi jejich hlavní zástupce patří například univerzální papírové poukázky nebo speciální internetové aplikace.  

2.1 Poukázky

Papírové poukázky jsou jednodušší možností, jak zaměstnancům poskytnout svobodu výběru. Pokud se rozhodnete pro tento způsob, „implementace“ vám může zabrat jen několik minut. V podstatě stačí si pouze zvolit oblasti, ve kterých chcete zaměstnancům čerpání benefitů umožnit a objednat u vybrané společnosti příslušný počet poukázek. Výhodou je tedy stejně jako u fixního systému rychlost a nenáročnost, s jakou lze systém zavést, a znalost systému jak zaměstnavatelem, tak zaměstnanci (jde o stejný princip jako u stravenek). Druhou stranou mince a podle mého názoru zásadní nevýhodou (která se ale často nezmiňuje, protože je čistě psychologická a tedy těžko prokazatelná) je ovšem přílišná podobnost s penězi a tedy mzdou. Stejně jako u stravenek zaměstnanci velmi často začnou brzy považovat i tyto poukázky za samozřejmost a v jejich vnímání se změní na produkt, za který není třeba být vděčný, protože jde o zaměstnavatelovu povinnost. Tento systém tedy lze doporučit společnostem, které chápou benefity především jako nástroj daňové optimalizace a nechtějí se příliš zabývat jejich dalším využitím v oblasti motivace nebo zvyšování loajality. 

2.2 Cafeteria systémy

Dosavadním vrcholem nabídky jsou tzv. cafeterie neboli systémy, kdy zaměstnanec dostane od zaměstnavatele přidělen určitý benefitový rozpočet a v jeho rámci si průběžně konkrétní benefity vybírá. Výhod, které tento systém přináší, je celá řada. Kromě toho, že zaměstnancům umožňuje svobodný výběr při čerpání rozpočtu, také aktivně zapojuje zaměstnance do procesu volby, s čímž je spojené silnější vnímání doručované hodnoty. Systém navíc zajistí  přirozeně optimální rozprostření nákladů na jednotlivé skupiny benefitů, takže zaměstnavatel nemusí mít obavy z nesprávného nastavení. Zásadní nevýhodou (vyplývající z podstaty tohoto systému – svobodného výběru) je ovšem vysoká administrativní náročnost. Další nevýhodou jsou pak zvýšené finanční náklady na implementaci. (V této souvislosti je ale nutné uvést, že dnes se již ceny za zavedení celého systému - v jehož ceně bývá i analýza součastného stavu, nastavení systému, vytvoření benefitových účtů, prezentace cafeterie zaměstnancům, atp.- pohybují na zlomku následných výdajů za zaměstnanci skutečně vyčerpané benefity již za první měsíc.) Cafeterie je vhodná  pro společnosti s více než cca 100 zaměstnanci, které vnímají benefity jako nedílnou (a odůvodněně odlišnou od mzdy) součást odměňování a jejichž cílem je výkonnější a maximálně loajální zaměstnanec.  

2.3 Proplácení účtenek

Vzhledem k praxi by nebylo vhodné vynechat ještě čtvrtou z možností, a to poskytování benefitů formou proplácení účtenek zaměstnancům. Výhodou tohoto přístupu je neomezenost zaměstnance při výběru (platí přímo penězi a tedy kdekoli, zaměstnanec není omezen smluvní sítí), nevýhodou potom daňová nevýhodnost takového přístupu (jde již o peněžní plnění) jak pro zaměstnance, tak i pro zaměstnavatele a současně i administrativní náročnost (většinou proto takové firmy umožňují každému zaměstnanci předložit pouze omezený počet účtenek za rok). Ačkoliv se jedná o existující formu, nelze tento systém doporučit, protože oproti mzdě nepřináší cokoliv navíc (kromě zvýšené administrativy) a je nákladově nevýhodný. 

Co je tedy nejlepší přístup?

S ohledem na výše uvedené lze konstatovat, že ideálním přístupem se jeví přístup holistický, který si ze všech systému bere to nejlepší. To znamená vhodně zvolená kombinace fixního a flexibilního systému, kdy zaměstnavatel poskytuje část benefitů plošně (dodatkovou dovolenou, nápoje na pracovišti, apod. – viz výše) a v oblastech, kde se lidské preference příliš liší, umožní zaměstnancům čerpat služby prostřednictvím benefitové cafeterie. Může tak pokrýt všechny oblasti od objednávání stravenek přes poukázky na volnočasové aktivity, až např. po správu příspěvků na penzijní připojištění a ještě tím navíc získá užitečný kanál pro nezbytnou komunikaci benefitů svým zaměstnancům.

Stručná tabulka výhod a nevýhod jednotlivých systémů:

Mgr. Ondřej Tyl, absolvent právnické fakulty UK, je konzultantem v oblasti personálního marketingu a vedoucím obchodu a marketingu ve společnosti Benefit Management s.r.o.

Společnost Benefit Management se zabývá komplexní správou a implementací systémů volitelných zaměstnaneckých výhod v ČR a na Slovensku. Mezi její klienty patří společnosti jako např. Vodafone, Siemens, UniCredit Bank, Hewlett-Packard, KPMG SR, Ernst&Young SR a další.