Proč e-mail nestačí pro řízení moderní firmy

Právě pro řízení však bývá e-mail v organizacích často zneužíván – je zadarmo, rychle dostupný a každý s ním umí. Dříve či později však uživatelé narazí na jeho limity a začínají se poohlížet po trhu po specializovaném řešení pro řízení. Jedním z nich je Unicorn Universe, on-line řešení pro podporu řízení, sdílení informací a spolupráce.

S jakými problémy se denně při práci s e-maily setkáváme? Asi to znáte. Bezmoc v situaci, kdy důležitý dokument má v e-mailové schránce kolega, který právě poznává přírodu a památky Mexika. Tichá zuřivost, když ve schránce nalézáte informace, které znát nechcete, nepotřebujete je pro svou práci nebo nejsou určené pro vás. Rozčarování, když se úkoly zadané e-mailem neřeší kvůli tomu, že jej kolegové „nedostali“, zapadnul ve změti ostatních zpráv nebo zkrátka nikdo z adresátů nezačal úkol řešit. Ztráta času, když se snažíte dohledat aktuální verzi zpracovávané nabídky ve třiceti různých e-mailech s deseti různými přílohami. A určitě vás napadne i řada jiných situacích, kdy jste narazili na omezení e-mailu.

A jak naproti tomu probíhá řízení v Unicorn Universe? Ráno přijdete do práce a vše důležité zjistíte ze svého úkolovníku – co máte řešit a v jakém stavu jsou úkoly, které jste zadali. Už to je rozdíl proti e-mailu, kde vás po ránu čekají desítky nevyžádaných mailů a jenom těžko se orientujete v tom, co je důležité.

Velmi podstatná je ale jiná věc. V Unicorn Universe je každý úkol nedílně spojen s dokumentem, který se jej týká. Máte-li zrevidovat smlouvu, je úkol spojen se smlouvou. Máte-li napsat hodnocení na zaměstnance, je úkol spojen s kartou zaměstnance. Velmi rychle máte k dispozici souvislosti, které pro úspěšné vyřešení úkolu potřebujete. Dokumenty v systému jsou navíc verzovány, takže vždy vidíte aktuální údaje a teprve v případě potřeby se můžete vrátit do historie.

Na stejném principu úkoly zadáváte. Vždy jej založíte z relevantního dokumentu a přidělíte konkrétnímu řešiteli. Podle našeho přístupu je pro úspěšné řízení nezbytná jednoznačná zodpovědnost za řešení úkolu i za korektní převzetí výstupů práce. Proto každou úlohu obvykle rozdělujeme až na činnosti, které mají jednoho zadavatele a řešitele.

O všech zadaných úkolech máte přehled a průběžně o nich s řešitelem komunikujete – víte, zda se již na úkolu pracuje a vše probíhá v pořádku, že nastal problém, nebo že úkol je již vyřešen. Řešitel nastaví pouze příslušný stav a v případě potřeby jej doplní komentářem. Taková komunikace je jednoduchá, rychlá a navíc prokazatelná. Bez podpory informačního systému buď přehled o řešených úkolech nemáte a spoléháte na zodpovědnost svých zaměstnanců, nebo jejich stav zjišťujete jednorázově pomocí e-mailu, případně zdlouhavých telefonátů.

Pokud je třeba řešit více úkolů v předem známých a nastavených návaznostech, dostáváme se k řízení procesů. Je dobré, když stejné věci, například příprava a schválení nabídky nebo nábor nového zaměstnance, probíhají stejně. Standardně. Kreativitu zaměstnanců tak lépe nasměrujete tam, kde je jí nejvíce potřeba – k řešení nestandardních problémů a situací. Pomocí e-mailu věc nemyslitelná, ale systém Unicorn Universe je pro řízení procesů přímo vytvořen.

Samostatnou kapitolou je zastupitelnost. Uživatelé v Unicorn Universe vystupují v systému prostřednictvím pracovních pozic (rolí), které v organizaci zastávají. Pokud vyměníte člověka v roli, automaticky získá všechna práva a zodpovědnost, která s ní souvisí. Stejně jako v reálném světě. Důležité dokumenty jsou k dispozici těm, kdo je k práci potřebují. Nejsou ztracené v e-mailových schránkách jednotlivců mezi tisíci jinými e-maily.

Je třeba zdůraznit, že podpůrné nástroje pro řízení podniku nejsou dostupné pouze velkým korporacím. Vždyť i v malé firmě nebo třeba neziskovce se řeší mnoho projektů, které je třeba řádně řídit. A e-mailem to jde opravdu těžko. Právě pro tyto případy jsme připravili řešení Řízení úkolů, které je díky rychlé implementaci a nízké ceně dostupné všem organizacím bez ohledu na velikost (http://rizeniukolu.cz).

Ačkoli jsem v předchozích odstavcích nenapsal o e-mailu dobré slovo, neznamená to, že e-mail je přežitek. E-mail je dobrý komunikační nástroj. Existuje od počátku internetu a ještě nějakou dobu bude mít mezi ostatními nástroji své místo. Je třeba jej však využívat účelně tam, kde je vhodný. Chcete-li efektivně a podrobně řídit a mít přehled o tom, co se v podniku děje, zkuste Unicorn Universe.

Milan Tesař, Unicorn Universe a.s.

UNICORN - More Than Software