Tajemství úspěchu realizace projektů

Každý z vás je čas od času svědkem toho, že se informační systém nepovedl. Víme dobře, jak nám situace typu „...nezlobte se, máme nový program a nefunguje nám...“ nebo „...omlouváme se, z důvodu výměny informačního systému nelze provádět...“ dokáže zkomplikovat život. Vzniká dojem, že každý nový informační systém přináší problémy už ze své podstaty. Mým hlavním úkolem v Unicorn Systems je takovéto mýty bořit. Řada zmiňovaných problémů totiž není nutná a je spojena s tím, že vlastní dodávka informačního systému není zvládnuta dobře. Výroba informačního systému v sobě zahrnuje množství postupů, od kvalitní analýzy potřeb a požadavků přes vlastní naprogramování, funkční a výkonnostní testování až po nasazení systému do pilotního provozu včetně vyškolení obsluhy. A pokud vše běží správně, tak následuje rutinní provoz.

Cesta k úspěšnému projektu

Pro úspěšné zvládnutí dodávky informačního systému definujeme 5+1 základních typů znalostí. Za prvé musíme znát dobře procesy výroby informačního systému. Za druhé musíme rozumět informačním technologiím, a to starším, současným, i nejmodernějším. Za třetí musíme rozumět businessu (tj. obchodním procesům), pro který informační systém dodáváme. Za čtvrté je potřeba znát prostředí klienta, kam systém dodáváme, a za páté je to schopnost týmové práce – řídit a být řízen. A +1 znamená být jazykově vybaven – anglicky a v našem případě stále více i rusky.

Uvedené typy znalostí jsou potřeba i v ostatních oborech, například ve stavebnictví. Musíte znát proces, abyste věděli, že nejdříve je nutno udělat studii, pak projekt, stavební povolení, výběr dodavatele a tak dále. Stavební povolení vám bez projektu nedají a střechu bez domu také nepostavíte. Postupovat v rozporu s popsaným procesem je obvykle velmi nákladné a rizikové. Co se týče technologií, musíte znát dostupné stavební materiály a vhodně vybrat kombinaci těch pravých. Rozumět businessu znamená umět vybrat vhodný typ stavby. Musíte vědět, jestli klient chce v domě bydlet, pracovat nebo třeba chovat dobytek. Ve všech těchto případech musíte znát potřebné vlastnosti pro dané využití budovy. Samozřejmě je dobré znát i klienta. Je třeba rozumět jeho fungování a znát jeho standardy, aby se vaše stavba nestala naprostou výstředností, se kterou by si správa majetku obtížně poradila. A týmová práce? Dům nepostavíte sami a činnosti zedníků a dalších profesí je samozřejmě nutno dobře koordinovat.

Podívejme se detailněji na některé z uvedených znalostí. Znalost procesu výroby informačních systémů. Nejde jenom o prostou znalost světových metodik (IBM Rational Unified Process, PRINCE2, ITIL, Scrum). Pro nás je klíčové přizpůsobení všech těchto standardů našim projektům, jejich velikosti a prostředí našich zákazníků. Tady jsme v Evropě, ne v Americe, a to je nutné promítnout i do výrobních procesů. Pro své procesy si již více než dvacet let budujeme znalostní bázi, která je dnes shrnutá v metodice Unicorn Enterprise System Powered Company. Pro řízení všech svých projektů používáme například jednotnou manažerskou sadu. Každý projekt (současně jich vedle sebe běží více než 150) disponuje tzv. A4 projektu, ze které se zainteresované osoby dozvědí veškeré potřebné informace. Dále je zde definován například tzv. produkční kontrakt, důležitý zejména ve chvíli, kdy se zakázka předává z obchodu do realizace. Zde je jasně popsáno, co je předmětem „výroby“. U řady projektů se také často chybuje v tom, že obchodník, ač měl zajímavou podnikatelskou myšlenku, kterou prodal, nedokázal ji bohužel zadat do realizace. Proto u nás mezi obchodníkem a realizací vzniká ještě zmíněný produkční kontrakt, který řádně definuje, co jsme zákazníkovi slíbili, na co on klade důraz anebo také to, co zákazníka nezajímá, ale přitom je to důležité pro správné fungování informačního systému. Vše o svých projektech máme uloženo přehledně na jednom místě, v Unicorn Universe.

Přidaná hodnota našich řešení

Znalost konkrétních technologií se od IT firmy často očekává jako jediná. My se i na tuto znalost díváme jako na jednu z pěti, resp. šesti, a navíc ji vnímáme komplexně. Pravidelně definujeme požadavky na technologické znalosti svého zaměstnaneckého poolu (konkrétní počty pracovníků se znalostí jednotlivých technologií včetně různé úrovně znalostí – junior, senior, expert). Své spolupracovníky průběžně doškolujeme v rámci programu Unicorn Top Gun Academy, nejlepší specialisty certifikujeme a také samozřejmě využíváme spolupráce s technologickými partnery.

Při realizacích projektů je důležitá znalost prostředí zákazníka, a to zejména jde-li o úplně první kontakt. Prostředí klienta musí být také zmapováno z pohledu IT technologií. Jen tak lze totiž systém navrhnout takovým způsobem, aby byl zadavatel plně spokojen a aby systém správně zapadl do již existujícího IT prostředí. Dnes se žádný systém nedodává izolovaně, naopak, systémy jsou integrovány a spolupráce mezi nimi je klíčovým prvkem úspěchu.

Obecně se nám daří projekty realizovat díky zvládnutí všech fází realizace. Pouze hrstka IT odborníků a zákazníků si ale přitom uvědomuje, že (ač jsou důležité všechny fáze) klíčový je začátek projektu a jeho zadání. My je v Unicornu nazýváme Úvodní studií a Technickým projektem. Až pak přichází na řadu vlastní implementace. Řada lidí se také mylně domnívá, že hlavní náklady na vývoj informačního systému spočívají v samotném programování, ale fakticky tato část představuje pouhých 30% celkových prostředků. Až polovinu nákladů přitom spolkne právě projekční část, tvorba zadání, úvodní studie a technický projekt.

Jelikož je dnes velmi obtížné, aby si naši zákazníci dokázali představit živý informační systém pouze na základě papírové dokumentace, vzniká tzv. prototyp, vizualizace systému. Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité důkladné prostudování dokumentace zákazníkem. Technická dokumentace je obvykle velmi rozsáhlá (stovky, i tisíce stránek). Pro nás je pak nezbytné získat od zákazníka zpětnou vazbu. Musíme si být jisti tím, že pochopil, co je obsahem dokumentace i jak jsme systém vymysleli. Výše zmíněné první fáze realizace jsou z hlediska konečného úspěchu kritické, protože když projekt špatně vymyslíte, tak už ho nikdy nemůžete dobře zrealizovat.

Lukáš Zrzavý, člen představenstva a ředitel realizace Unicorn Systems a.s.

UNICORN - More Than Software